Hộ kinh doanh cá thể là mô hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với cá nhân hoặc hộ gia đình muốn khởi nghiệp với quy mô nhỏ, như kinh doanh bán lẻ, dịch vụ ăn uống, hoặc bán hàng online. Trong thời đại chuyển đổi số, việc đăng ký hộ kinh doanh cá thể trực tuyến đã trở nên thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết này Kế toán Dego sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể online năm 2025, các điều kiện cần đáp ứng, hồ sơ cần chuẩn bị, và những lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ.
I. Hộ kinh doanh cá thể là gì?
Theo Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh cá thể là hình thức kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, chịu trách nhiệm vô hạn đối với mọi hoạt động kinh doanh. Một số đặc điểm chính của hộ kinh doanh cá thể bao gồm:
- Không có tư cách pháp nhân: Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân hoặc hộ gia đình.
- Quy mô nhỏ: Thường sử dụng dưới 10 lao động và chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm chính.
- Quản lý đơn giản: Phù hợp với các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ như cửa hàng tạp hóa, quán ăn, hoặc bán hàng online.
- Chuyển đổi linh hoạt: Có thể chuyển đổi thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần khi muốn mở rộng quy mô.
Hộ kinh doanh cá thể là lựa chọn lý tưởng cho những người mới khởi nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh online ngày càng phát triển.
II. Điều kiện đăng ký hộ kinh doanh cá thể
Để đăng ký hộ kinh doanh cá thể, cá nhân hoặc hộ gia đình cần đáp ứng các điều kiện sau theo Điều 80 và 82 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
– Đối tượng đăng ký
- Là công dân Việt Nam từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Không thuộc các trường hợp bị cấm đăng ký, bao gồm: Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, hoặc chấp hành hình phạt tù. Người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự. Người bị Tòa án cấm hành nghề hoặc đảm nhiệm chức vụ liên quan đến kinh doanh.
- Một cá nhân chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh duy nhất trên phạm vi toàn quốc và không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh (trừ khi được các thành viên hợp danh còn lại đồng ý).
– Tên hộ kinh doanh
- Tên hộ kinh doanh phải bao gồm “Hộ kinh doanh” và tên riêng, sử dụng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, số, và ký hiệu.
- Không được sử dụng từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp” trong tên.
- Tên riêng không được trùng với hộ kinh doanh khác trong cùng quận/huyện.
- Không sử dụng từ ngữ vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, hoặc thuần phong mỹ tục.
– Ngành nghề kinh doanh
- Ngành nghề đăng ký không thuộc danh mục cấm kinh doanh.
- Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện (ví dụ: thực phẩm, vận tải), cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện và xin giấy phép con sau khi đăng ký.
– Địa điểm kinh doanh
- Hộ kinh doanh phải có trụ sở chính cố định, thuộc quyền sử dụng hợp pháp (thuê hoặc sở hữu).
- Có thể kinh doanh tại nhiều địa điểm nhưng phải đăng ký một địa điểm làm trụ sở chính và thông báo các địa điểm khác cho cơ quan thuế và quản lý thị trường.
– Vốn điều lệ
- Không có yêu cầu tối thiểu hoặc tối đa về vốn điều lệ.
- Vốn đăng ký cần phù hợp với quy mô kinh doanh, vì cơ quan thuế sẽ dựa vào vốn, địa điểm, và khả năng tiêu thụ để áp mức thuế khoán.
III. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể online
Theo Điều 87 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể online bao gồm các giấy tờ sau, được số hóa dưới dạng văn bản điện tử (định dạng .doc, .docx, hoặc .pdf):
– Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Sử dụng mẫu Phụ lục III-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Ghi rõ thông tin về tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, và thông tin cá nhân của chủ hộ.
– Bản sao giấy tờ pháp lý: Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh (hoặc các thành viên hộ gia đình nếu đăng ký dưới danh nghĩa hộ gia đình). Các giấy tờ phải được scan thành file .pdf.
– Bản sao biên bản họp thành viên (nếu có): Nếu hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký, cần có biên bản họp thống nhất về việc thành lập.
– Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký, cần cung cấp giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
– Giấy tờ bổ sung (nếu cần): Đối với ngành nghề có điều kiện (như kinh doanh thực phẩm), cần nộp bản sao công chứng các chứng chỉ liên quan (ví dụ: chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm) sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký.
Lưu ý: Các giấy tờ phải được số hóa chính xác, đầy đủ nội dung như bản giấy, và cần sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ.
IV. Quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể online năm 2025
Dưới đây là các bước chi tiết để đăng ký hộ kinh doanh cá thể trực tuyến theo Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT và các quy định hiện hành:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ và chữ ký số
- Scan tất cả giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD, giấy ủy quyền, v.v. thành file định dạng .pdf hoặc .doc/.docx.
- Đảm bảo hồ sơ được ký xác thực bằng chữ ký số của chủ hộ hoặc người được ủy quyền. Nếu chưa có chữ ký số, liên hệ các nhà cung cấp như Viettel-CA, VNPT-CA, EasyCA để đăng ký.
Bước 2: Tạo tài khoản trên Cổng dịch vụ công
- Truy cập trang Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc hệ thống đăng ký hộ kinh doanh (hokinhdoanh.dkkd.gov.vn).
- Đăng ký tài khoản bằng cách nhập đầy đủ thông tin cá nhân như họ tên, số CMND/CCCD, email, số điện thoại.
Bước 3: Kê khai thông tin đăng ký hộ kinh doanh
- Chọn mục “Đăng ký trực tuyến” và tìm kiếm thủ tục “đăng ký hộ kinh doanh”.
- Điền đầy đủ thông tin theo mẫu: tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh (theo mã VSIC cấp 4), vốn điều lệ, thông tin chủ hộ (họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ).
- Tải lên các file giấy tờ đã scan.
Bước 4: Xác thực và nộp hồ sơ
- Kiểm tra kỹ thông tin và file đính kèm.
- Sử dụng chữ ký số để ký xác thực hồ sơ.
- Nhấn “Gửi”, nhập mã OTP được gửi qua email hoặc số điện thoại để hoàn tất nộp hồ sơ.
- Tải về giấy biên nhận điện tử để theo dõi trạng thái hồ sơ
Bước 5: Theo dõi và xử lý kết quả
- Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ xem xét hồ sơ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế đồng thời.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung qua hệ thống hoặc email. Hồ sơ cần được chỉnh sửa trong vòng 60 ngày, nếu không sẽ bị hủy.
- Có thể tra cứu trạng thái hồ sơ trên hệ thống.
Bước 6: Nộp bổ sung hồ sơ giấy (nếu được yêu cầu)
- Một số địa phương có thể yêu cầu nộp bản giấy sau khi hồ sơ trực tuyến được chấp thuận.
- Chuẩn bị bộ hồ sơ giấy giống bản điện tử và nộp trực tiếp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện
V. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể online
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp
- Đảm bảo thông tin về tên hộ kinh doanh, địa chỉ, và ngành nghề kinh doanh được nhập chính xác, khớp với giấy tờ bản giấy. Sai sót có thể dẫn đến từ chối hồ sơ.
- Tra cứu tên hộ kinh doanh trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) để tránh trùng lặp trong phạm vi cấp huyện.
- Sử dụng chữ ký số hợp lệ
- Chữ ký số là bắt buộc để xác thực hồ sơ trực tuyến. Nếu không có chữ ký số, có thể ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng cần kèm giấy ủy quyền hợp lệ.
- Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và thuộc về chủ hộ hoặc người được ủy quyền.
- Lưu ý về vốn điều lệ
- Không nên đăng ký vốn quá thấp (dưới 1 triệu VNĐ) hoặc quá cao, vì cơ quan thuế sẽ dựa vào vốn, địa điểm kinh doanh, và khả năng tiêu thụ để áp mức thuế khoán.
- Chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn, nghĩa là toàn bộ tài sản cá nhân có thể bị sử dụng để bù đắp rủi ro kinh doanh, không chỉ giới hạn ở vốn đăng ký.
- Tuân thủ nghĩa vụ sau đăng ký
- Công bố thông tin: Không yêu cầu công bố thông tin như doanh nghiệp, nhưng danh sách hộ kinh doanh sẽ được cơ quan đăng ký gửi đến cơ quan thuế và các cơ quan liên quan hàng tháng.
- Kê khai thuế: Hộ kinh doanh phải kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc phương pháp kê khai (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC). Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, cần đăng ký với cơ quan thuế từ ngày 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Lệ phí môn bài: Nộp lệ phí môn bài hàng năm (thường 300.000-1.000.000 VNĐ), trừ trường hợp doanh thu dưới 100 triệu VNĐ/năm.
- Ngành nghề có điều kiện
- Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện (như thực phẩm, vận tải), cần xin giấy phép con sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký. Đảm bảo duy trì các điều kiện này trong suốt quá trình hoạt động.
Câu hỏi thường gặp
1. Nếu hộ kinh doanh cá thể muốn thay đổi địa điểm kinh doanh sang quận/huyện khác sau khi đăng ký, cần làm thủ tục gì?
Trả lời: Để thay đổi địa điểm kinh doanh sang quận/huyện khác, chủ hộ cần nộp hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện nơi đặt địa điểm mới. Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi (theo mẫu), bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới. Đồng thời, cần thông báo với cơ quan thuế để cập nhật thông tin và điều chỉnh mức thuế khoán nếu có.
2. Hộ kinh doanh cá thể có thể sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân để giao dịch kinh doanh không, hay bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng riêng?
Trả lời: Hộ kinh doanh cá thể không bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng riêng và có thể sử dụng tài khoản cá nhân của chủ hộ để giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, để minh bạch tài chính và thuận tiện khi làm việc với cơ quan thuế hoặc đối tác, nên mở tài khoản ngân hàng đứng tên hộ kinh doanh và thông báo số tài khoản này cho cơ quan thuế.
3. Nếu hộ kinh doanh cá thể tạm ngừng kinh doanh, có cần thông báo với cơ quan đăng ký không, và có phải nộp lệ phí môn bài trong thời gian tạm ngừng không?
Trả lời: Theo Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh cá thể cần thông báo tạm ngừng kinh doanh bằng văn bản đến Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện ít nhất 3 ngày trước khi tạm ngừng. Trong thời gian tạm ngừng (tối đa 1 năm mỗi lần), hộ kinh doanh được miễn nộp lệ phí môn bài, nhưng vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế còn lại trước khi tạm ngừng.
Kết luận
Đăng ký hộ kinh doanh cá thể online năm 2025 là một bước tiến trong chuyển đổi số, giúp cá nhân và hộ gia đình dễ dàng hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh mà không cần trực tiếp đến cơ quan nhà nước. Với quy trình đơn giản qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống đăng ký hộ kinh doanh, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, sử dụng chữ ký số, và tuân thủ các quy định pháp luật sẽ đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Những lưu ý về tên hộ kinh doanh, vốn điều lệ, và nghĩa vụ thuế sau đăng ký là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro pháp lý.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
