Số giấy phép kinh doanh hay còn gọi là mã số doanh nghiệp, là một dãy số duy nhất được cấp cho mỗi doanh nghiệp khi đăng ký thành lập tại Việt Nam. Đây không chỉ là một con số hành chính mà còn mang ý nghĩa pháp lý quan trọng, đóng vai trò như “chứng minh nhân dân” của doanh nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính năm 2025, việc hiểu rõ ý nghĩa của mã số doanh nghiệp và cách tra cứu thông tin liên quan là điều cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Bài viết này Kế toán Dego sẽ giải thích ý nghĩa pháp lý của số giấy phép kinh doanh, cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tra cứu mã số, và đưa ra những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp.
I. Số giấy phép kinh doanh là gì?
Số giấy phép kinh doanh, theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, là mã số doanh nghiệp, một dãy số duy nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh (Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) cấp cho doanh nghiệp khi đăng ký thành lập. Mã số này được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có các đặc điểm sau:
– Duy nhất: Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số, không trùng lặp với bất kỳ doanh nghiệp nào khác trên toàn quốc.
– Vĩnh viễn: Mã số doanh nghiệp không thay đổi trong suốt vòng đời của doanh nghiệp, kể cả khi thay đổi tên, địa chỉ, hoặc ngành nghề kinh doanh.
– Đồng thời là mã số thuế: Mã số doanh nghiệp được sử dụng làm mã số thuế để thực hiện các nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.
Ví dụ, một mã số doanh nghiệp có dạng 0101234567, trong đó:
- 01: Mã tỉnh/thành phố (ví dụ: 01 là Hà Nội, 03 là TP.HCM).
- 01234567: Mã số thứ tự được cấp ngẫu nhiên.
Mã số doanh nghiệp áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp như công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần, công ty hợp danh, và doanh nghiệp tư nhân. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh, sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc dựa trên mã số doanh nghiệp chính.
II. Ý nghĩa pháp lý của số giấy phép kinh doanh
Số giấy phép kinh doanh mang nhiều ý nghĩa pháp lý quan trọng, cụ thể:
Xác nhận tư cách pháp lý của doanh nghiệp
– Mã số doanh nghiệp chứng minh doanh nghiệp đã được đăng ký hợp pháp tại cơ quan nhà nước, có tư cách pháp nhân (trừ doanh nghiệp tư nhân) và đủ điều kiện để thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy định.
– Đây là căn cứ để doanh nghiệp ký kết hợp đồng, tham gia đấu thầu, hoặc thực hiện các giao dịch với đối tác, ngân hàng, và cơ quan nhà nước.
Quản lý và theo dõi hoạt động doanh nghiệp
– Mã số doanh nghiệp được sử dụng để quản lý thông tin trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn), bao gồm thông tin về tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, và tình trạng pháp lý.
– Cơ quan nhà nước (Sở Kế hoạch và Đầu tư, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội) sử dụng mã số này để theo dõi và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Đồng bộ hóa với mã số thuế
– Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính khi doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thuế, như kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, hoặc thuế thu nhập cá nhân.
– Điều này cũng hỗ trợ cơ quan thuế quản lý thống nhất thông tin doanh nghiệp trên toàn quốc.
Bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm pháp lý
– Mã số doanh nghiệp là cơ sở để xác định trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong các tranh chấp thương mại, pháp lý, hoặc phá sản.
– Đối tác và khách hàng có thể sử dụng mã số để tra cứu thông tin, đảm bảo giao dịch với doanh nghiệp hợp pháp, tránh rủi ro lừa đảo hoặc gian lận.
III. Hướng dẫn tra cứu mã số doanh nghiệp năm 2025
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ vào năm 2025, việc tra cứu mã số doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn nhờ các nền tảng trực tuyến. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tra cứu mã số doanh nghiệp:
1. Tra cứu qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Bước 1: Truy cập website https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Bước 2: Tại mục “Tra cứu doanh nghiệp”, nhập một trong các thông tin sau:
- Mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
- Tên công ty (chính xác hoặc gần đúng).
- Tên người đại diện theo pháp luật hoặc địa chỉ trụ sở.
- Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm” để nhận kết quả, bao gồm thông tin về tên doanh nghiệp, mã số, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, tình trạng pháp lý (đang hoạt động, tạm ngừng, giải thể, phá sản), và các thay đổi gần đây.
- Lưu ý: Dịch vụ tra cứu miễn phí và có thể thực hiện bất kỳ lúc nào, hỗ trợ doanh nghiệp và đối tác kiểm tra thông tin nhanh chóng.
2. Tra cứu qua Cổng thông tin thuế
- Bước 1: Truy cập website của Tổng cục Thuế (http://tracuunnt.gdt.gov.vn) hoặc ứng dụng eTax Mobile.
- Bước 2: Nhập mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế) vào ô tra cứu.
- Bước 3: Kết quả hiển thị thông tin về tình trạng thuế, bao gồm nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính, và trạng thái hoạt động.
- Lưu ý: Thông tin thuế có thể không đầy đủ như trên Cổng thông tin Quốc gia, nhưng hữu ích để kiểm tra tình trạng thuế của doanh nghiệp.
3. Tra cứu qua các ứng dụng hoặc dịch vụ thứ ba
- Một số ứng dụng và website như Virac, Masothue, hoặc DanhbaDoanhNghiep cung cấp dịch vụ tra cứu mã số doanh nghiệp và thông tin chi tiết hơn (ví dụ: báo cáo tài chính, lịch sử giao dịch).
- Tuy nhiên, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các nguồn chính thức như Cổng thông tin Quốc gia để đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro thông tin sai lệch.
4. Liên hệ trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh
- Nếu không thể tra cứu trực tuyến hoặc cần thông tin chi tiết hơn, doanh nghiệp có thể liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính để được hỗ trợ. Cần cung cấp thông tin như tên công ty hoặc mã số doanh nghiệp để được xác minh.
IV. Những trường hợp cần sử dụng mã số doanh nghiệp
Mã số doanh nghiệp được sử dụng trong nhiều tình huống, bao gồm:
– Giao dịch kinh doanh: Ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, hoặc phát hành hóa đơn VAT. Tham gia đấu thầu, xuất nhập khẩu, hoặc giao dịch với đối tác quốc tế.
– Thực hiện nghĩa vụ pháp lý: Kê khai và nộp thuế với cơ quan thuế. Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động. Báo cáo thay đổi thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, ngành nghề).
– Xác minh đối tác: Đối tác, khách hàng, hoặc nhà đầu tư sử dụng mã số doanh nghiệp để kiểm tra tính hợp pháp, tình trạng hoạt động, và độ uy tín của công ty trước khi hợp tác.
– Thủ tục hành chính: Đăng ký giấy phép con cho các ngành nghề có điều kiện (ví dụ: vận tải, giáo dục, y tế). Xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp mất hoặc hư hỏng.
V. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mã số doanh nghiệp
– Bảo mật mã số doanh nghiệp: Mặc dù mã số doanh nghiệp là thông tin công khai, doanh nghiệp cần tránh để lộ các tài liệu liên quan (như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) cho các bên không đáng tin cậy để tránh rủi ro bị lợi dụng.
– Kiểm tra định kỳ thông tin doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên thường xuyên tra cứu mã số trên Cổng thông tin Quốc gia để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác, đặc biệt sau khi thay đổi tên, địa chỉ, hoặc ngành nghề kinh doanh.
– Tuân thủ quy định công bố thông tin: Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (như tên, địa chỉ) phải được công bố trên Cổng thông tin Quốc gia trong vòng 30 ngày. Vi phạm có thể bị phạt từ 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
– Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý: Nếu gặp khó khăn trong việc tra cứu hoặc quản lý thông tin liên quan đến mã số doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị tư vấn pháp lý uy tín như Kế toán Kế toán Dego để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
– Cập nhật với các cơ quan liên quan: Khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp, cần thông báo đến cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, và ngân hàng để đồng bộ hóa mã số doanh nghiệp, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Các câu hỏi thường gặp
1. Nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, mã số doanh nghiệp có bị hủy hoặc thay đổi không?
Trả lời: Mã số doanh nghiệp không bị hủy hoặc thay đổi khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, miễn là doanh nghiệp thông báo tạm ngừng đúng quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 và không vượt quá thời hạn tạm ngừng tối đa (2 năm liên tiếp). Mã số vẫn giữ nguyên và có hiệu lực khi doanh nghiệp quay lại hoạt động.
2. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã số doanh nghiệp để tra cứu thông tin đối tác ở nước ngoài không?
Trả lời: Mã số doanh nghiệp chỉ được sử dụng để tra cứu thông tin trong hệ thống của Việt Nam, chủ yếu qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Để tra cứu thông tin đối tác nước ngoài, doanh nghiệp cần sử dụng các hệ thống tra cứu quốc tế hoặc liên hệ cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh tại quốc gia của đối tác.
3. Nếu mã số doanh nghiệp bị sử dụng trái phép bởi bên thứ ba, doanh nghiệp cần làm gì để bảo vệ quyền lợi?
Trả lời: Doanh nghiệp cần ngay lập tức thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan thuế về việc mã số doanh nghiệp bị sử dụng trái phép. Đồng thời, doanh nghiệp có thể nộp đơn khiếu nại hoặc khởi kiện tại Tòa án nếu phát hiện hành vi vi phạm gây thiệt hại, đồng thời phối hợp với cơ quan công an để điều tra.
Kết luận
Số giấy phép kinh doanh hay mã số doanh nghiệp, không chỉ là một dãy số mà còn là công cụ pháp lý quan trọng, xác nhận tư cách hợp pháp và hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ ý nghĩa pháp lý của mã số doanh nghiệp và biết cách tra cứu thông tin trên các nền tảng trực tuyến như Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, minh bạch, và tuân thủ pháp luật. Trong năm 2025, với sự hỗ trợ của các công cụ số hóa, việc quản lý và tra cứu mã số doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
