Table of Contents
Kê khai báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH) là nhiệm vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp khi có sự thay đổi về số lượng hoặc thông tin người lao động tham gia BHXH. Với sự phát triển của công nghệ, việc kê khai điện tử giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Bài viết này, Kế toán Dego, sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục và các bước kê khai báo tăng, báo giảm BHXH điện tử theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và hiệu quả.
I. Báo tăng, báo giảm BHXH là gì?
1. Khái niệm báo tăng BHXH
Báo tăng BHXH là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi có người lao động mới tham gia BHXH bắt buộc, ví dụ như tuyển dụng nhân viên mới hoặc nhân viên hết thời gian thử việc.
2. Khái niệm báo giảm BHXH
Báo giảm BHXH là thủ tục khi người lao động ngừng tham gia BHXH, ví dụ do nghỉ việc, nghỉ thai sản, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Quy định pháp luật liên quan
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Quyết định 505/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải báo tăng, báo giảm BHXH trong vòng 30 ngày kể từ khi phát sinh sự thay đổi, sử dụng hệ thống kê khai điện tử.
4. Tầm quan trọng của kê khai điện tử
II. Hồ sơ cần chuẩn bị để kê khai báo tăng, giảm BHXH
1. Hồ sơ báo tăng BHXH
- Tờ khai tham gia BHXH (Mẫu TK1-TS): Do người lao động điền thông tin cá nhân.
- Hợp đồng lao động: Bản sao có dấu xác nhận của doanh nghiệp.
- Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu D02-TS): Ghi rõ thông tin người lao động mới.
- Bảng lương: Thể hiện mức lương đóng BHXH.
Xem thêm: Mẫu TK1-TS: Mẫu Tờ khai tham gia BHXH, BHYT mới nhất
2. Hồ sơ báo giảm BHXH
- Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS): Ghi rõ lý do giảm.
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động: Nếu người lao động nghỉ việc.
- Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu D02-TS): Cập nhật danh sách giảm.
- Biên bản bàn giao sổ BHXH: Nếu người lao động nhận sổ.
3. Yêu cầu đối với hồ sơ
- Hồ sơ cần được scan và lưu dưới dạng file PDF để nộp qua hệ thống điện tử.
- Thông tin phải khớp với dữ liệu đã đăng ký với cơ quan BHXH.
4. Phần mềm hỗ trợ
Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử như eBH, VIN-BHXH, hoặc EFY-eBHXH để lập và nộp hồ sơ.
III. Các bước kê khai báo tăng, báo giảm BHXH điện tử
1. Đăng ký tài khoản kê khai điện tử
- Doanh nghiệp đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ I-VAN (như Thái Sơn, EFY).
- Cần chữ ký số (USB Token) để xác thực giao dịch.
2. Lập hồ sơ trên phần mềm kê khai
- Mở phần mềm kê khai (ví dụ: eBH).
- Nhập thông tin báo tăng hoặc báo giảm vào mẫu D02-TS và TK1-TS.
- Kiểm tra kỹ thông tin như họ tên, mã số BHXH, mức lương đóng.
3. Nộp hồ sơ qua cổng điện tử
- Đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công BHXH hoặc hệ thống I-VAN.
- Tải file hồ sơ đã lập từ phần mềm.
- Ký điện tử bằng chữ ký số và gửi hồ sơ.
4. Nhận kết quả từ cơ quan BHXH
- Cơ quan BHXH sẽ phản hồi trong vòng 3-5 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận thông báo xác nhận. Nếu sai sót, cần bổ sung theo yêu cầu.
5. Lưu trữ và đối chiếu
- Lưu file hồ sơ và thông báo xác nhận để đối chiếu.
- Cập nhật dữ liệu BHXH vào hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
IV. Lưu ý khi kê khai báo tăng, báo giảm BHXH điện tử
1. Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong vòng 30 ngày kể từ khi phát sinh tăng, giảm. Chậm nộp có thể bị phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, từ 400.000 đến 10.000.000 VNĐ tùy mức độ vi phạm.
2. Kiểm tra thông tin chính xác
Sai sót về mã số BHXH, họ tên, hoặc mức lương có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc ảnh hưởng quyền lợi người lao động.
3. Cập nhật phần mềm kê khai
Doanh nghiệp cần sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm kê khai để đảm bảo tương thích với hệ thống BHXH.
4. Phối hợp với người lao động
Kế toán cần phối hợp với người lao động để thu thập đầy đủ thông tin và chứng từ cần thiết.
5. Sử dụng dịch vụ tư vấn
Nếu gặp khó khăn, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kế toán hoặc BHXH để hỗ trợ kê khai, đảm bảo đúng quy trình.
FAQs
Những câu hỏi thường gặp
1. Báo tăng BHXH cần hồ sơ gì?
Cần hợp đồng lao động, tờ khai TK1-TS, mẫu D02-TS, và bảng lương.
2. Chậm báo giảm BHXH có bị phạt không?
Có, có thể bị phạt từ 400.000 đến 10.000.000 VNĐ tùy mức độ.
3. Kê khai BHXH điện tử cần chữ ký số không?
Có, cần chữ ký số để xác thực giao dịch.
Kết luận
Kê khai báo tăng, báo giảm BHXH điện tử là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Kế toán Dego khuyến nghị doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai, kiểm tra kỹ thông tin, và tuân thủ thời hạn để tránh rủi ro. Nếu bạn cần thêm hỗ trợ, hãy tìm hiểu thêm để được tư vấn chi tiết.
Xem thêm tại Website Kế toán Dego
