Hóa đơn đỏ là gì? Cách thức và những lưu ý cần nắm rõ

Hóa đơn đỏ, hay hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là chứng từ quen thuộc trong giao dịch kinh doanh, đặc biệt với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Hiểu rõ cách sử dụng và các quy định liên quan đến hóa đơn đỏ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí thuế. Trong bài viết này, Kế toán Dego sẽ giải thích chi tiết hóa đơn đỏ là gì, cách thức sử dụng, và các lưu ý quan trọng kèm kinh nghiệm thực tế.

I. Hóa đơn đỏ là gì?

1. Khái niệm hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là tên gọi phổ biến của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là chứng từ do người bán lập để ghi nhận giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ, bao gồm thuế GTGT. Từ 01/07/2022, hóa đơn đỏ chủ yếu tồn tại dưới dạng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Luật Quản lý thuế 2019, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.

2. Đặc điểm của hóa đơn đỏ

Ghi rõ giá trị hàng hóa/dịch vụ và thuế GTGT (0%, 5%, hoặc 10% tùy ngành nghề).
Dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ.
Lập bằng phần mềm HĐĐT, ký số bằng chữ ký số, và gửi qua email hoặc hệ thống HĐĐT.
Lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm theo quy định.

3. Quy định pháp luật liên quan

Luật Quản lý thuế 2019: Yêu cầu sử dụng HĐĐT từ 01/07/2022.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định nội dung bắt buộc, phát hành, và quản lý HĐĐT.
Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 32/2024/TT-BTC: Hướng dẫn lập, phát hành, và điều chỉnh HĐĐT.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm về hóa đơn.

Xem thêm: Luật quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14 áp dụng năm 2025

4. Vai trò của hóa đơn đỏ

5. Ví dụ minh họa

Công ty TNHH Minh Phát bán thiết bị điện tử trị giá 50 triệu đồng, thuế GTGT 10%. Công ty lập HĐĐT (hóa đơn đỏ) ghi tổng thanh toán 55 triệu đồng, gửi khách hàng qua email, và lưu trữ để kê khai thuế GTGT.

II. Cách thức sử dụng hóa đơn đỏ

1. Đăng ký phát hành HĐĐT

Hồ sơ:
- Thông báo phát hành HĐĐT (Mẫu TB01/AC, Thông tư 32/2024/TT-BTC).
- Quyết định áp dụng HĐĐT, ký bởi người đại diện pháp luật.
- Hóa đơn mẫu, thể hiện đầy đủ nội dung (mã số thuế, giá trị, thuế GTGT).
- Thông tin nhà cung cấp HĐĐT (Viettel, MISA, VNPT).
Thời hạn: Nộp qua Cổng eTax trước 2 ngày làm việc trước khi phát hành.
Ví dụ: Công ty Minh Phát nộp Mẫu TB01/AC qua eTax, nhận chấp thuận sau 2 ngày, bắt đầu phát hành HĐĐT ký hiệu MP/25E.

2. Lập hóa đơn đỏ

Sử dụng phần mềm HĐĐT (Viettel, MISA) để lập hóa đơn, ghi đầy đủ:
- Mã số thuế, tên, địa chỉ người bán/người mua.
- Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế GTGT (0%, 5%, 10%).
- Ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập.
Ký số bằng chữ ký số, đảm bảo chữ ký còn hiệu lực.
Ví dụ: Công ty lập HĐĐT bán 10 sản phẩm, giá 5 triệu đồng/sản phẩm, thuế GTGT 10%, tổng 55 triệu đồng.

3. Gửi và lưu trữ hóa đơn

Gửi HĐĐT cho khách hàng qua email, hệ thống HĐĐT, hoặc cung cấp mã tra cứu.
Lưu trữ HĐĐT ít nhất 10 năm trên phần mềm HĐĐT hoặc đám mây.
Sao lưu cả bản PDF và XML để dễ tra cứu khi kiểm tra thuế.

4. Kê khai thuế GTGT

HĐĐT đầu ra: Kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý trước ngày 20 của tháng tiếp theo hoặc tháng đầu quý sau.
HĐĐT đầu vào: Lưu trữ để khấu trừ thuế GTGT, đối chiếu với báo cáo tài chính.
Sử dụng phần mềm iHTKK hoặc MISA để tự động hóa kê khai.
Ví dụ: Công ty mua nguyên liệu 30 triệu đồng (thuế GTGT 3 triệu đồng), bán hàng 50 triệu đồng (thuế GTGT 5 triệu đồng), khấu trừ thuế: 5 triệu – 3 triệu = 2 triệu đồng nộp cho cơ quan thuế.

5. Điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn

Sai sót thông tin: Lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh, gửi khách hàng và cơ quan thuế.
Hủy hóa đơn: Lập biên bản hủy, thông báo cơ quan thuế trong 30 ngày kể từ ngày lập.
Ví dụ: HĐĐT ghi sai mã số thuế khách hàng, công ty lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn mới trong 7 ngày.

III. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn đỏ

1. Đảm bảo hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (mã số thuế, giá trị, thuế GTGT).
Kiểm tra mã số thuế khách hàng trên eTax trước khi lập hóa đơn.
Hóa đơn không hợp lệ (sai thông tin, thiếu chữ ký số) không được khấu trừ thuế.

2. Tuân thủ thời hạn kê khai

Chậm nộp tờ khai thuế GTGT bị phạt từ 2-25 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Lập lịch kê khai hàng tháng/quý trên Google Calendar hoặc phần mềm kế toán.

3. Kiểm tra chữ ký số

Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực, kết nối ổn định với eTax.
Gia hạn chữ ký số (1-3 triệu đồng/năm) nếu gần hết hạn trước khi lập hóa đơn.

4. Lưu trữ cẩn thận

Lưu cả bản PDF và XML của HĐĐT để dễ tra cứu khi kiểm tra thuế.
Sao lưu dữ liệu trên Google Drive, Dropbox, hoặc phần mềm kế toán.
Đảm bảo lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định.

5. Cập nhật quy định mới

Theo dõi Thông tư 32/2024/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP để nắm bắt thay đổi về HĐĐT.
Tham gia hội thảo hoặc khóa học về HĐĐT do Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp tổ chức.
Đọc tài liệu trên Cổng eTax để hiểu rõ yêu cầu mới.

6. Tránh sai phạm phổ biến

7. Kinh nghiệm thực tế

Tích hợp với phần mềm kế toán: Sử dụng MISA, Fast để tự động xuất HĐĐT và kê khai thuế, tiết kiệm thời gian.
Kiểm tra thông tin khách hàng: Xác minh mã số thuế trên eTax trước khi lập hóa đơn để đảm bảo chính xác.
Đào tạo nhân sự: Tổ chức buổi đào tạo cho kế toán viên về quy định HĐĐT, đặc biệt với doanh nghiệp mới.
Lưu trữ thông minh: Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để phân loại HĐĐT theo tháng, khách hàng.
Tối ưu chi phí: Chọn gói HĐĐT phù hợp (100-500 hóa đơn/năm) để giảm chi phí, tận dụng ưu đãi từ Viettel, MISA.

IV. Kinh nghiệm thực tế khi sử dụng hóa đơn đỏ

1. Tích hợp với hệ thống kế toán

Sử dụng phần mềm MISA, Fast, hoặc iHTKK để tự động xuất HĐĐT, đồng bộ với eTax, và kê khai thuế, chi phí 2-5 triệu đồng/năm.
Tích hợp HĐĐT với hệ thống ERP (nếu có) để quản lý doanh thu, chi phí hiệu quả.

2. Kiểm tra thông tin khách hàng

Xác minh mã số thuế khách hàng trên Cổng eTax trước khi lập hóa đơn.
Lưu thông tin khách hàng thường xuyên (mã số thuế, địa chỉ) vào phần mềm để tái sử dụng.

3. Xử lý sai sót nhanh chóng

Lập biên bản điều chỉnh ngay khi phát hiện sai thông tin (mã số thuế, giá trị).
Thông báo hủy hóa đơn qua eTax trong 30 ngày để tránh phạt.
Ví dụ: Công ty phát hiện HĐĐT ghi sai giá trị, lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn mới trong 7 ngày.

4. Đào tạo nhân sự

Tổ chức buổi đào tạo về quy định HĐĐT cho kế toán viên, đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn từ nhà cung cấp HĐĐT (Viettel, MISA) để nhân viên tham khảo.

5. Tối ưu quy trình

Sử dụng mã tra cứu HĐĐT để khách hàng tự kiểm tra hóa đơn, giảm công sức gửi email.
Lập lịch phát hành và kê khai HĐĐT hàng tháng để tránh bỏ sót.
Thuê dịch vụ kế toán nếu doanh nghiệp nhỏ, chi phí 1-3 triệu đồng/tháng.

6. Ví dụ thực tế

Công ty Minh Phát mua nguyên liệu 30 triệu đồng (thuế GTGT 3 triệu đồng), nhận HĐĐT từ nhà cung cấp. Công ty bán sản phẩm 50 triệu đồng (thuế GTGT 5 triệu đồng), lập HĐĐT không mã, gửi khách hàng qua email. Khi kê khai, công ty khấu trừ thuế: 5 triệu – 3 triệu = 2 triệu đồng nộp cho cơ quan thuế.

V. Các câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Là hóa đơn GTGT, hiện chủ yếu dưới dạng HĐĐT, dùng để kê khai và khấu trừ thuế GTGT.

2. Làm gì nếu HĐĐT ghi sai thông tin?

Lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, thông báo cơ quan thuế trong 30 ngày.

3. Hóa đơn đỏ có bắt buộc sử dụng không?

Có, với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ từ 01/07/2022.

VI. Kết luận

Hóa đơn đỏ (HĐĐT GTGT) là công cụ quan trọng để doanh nghiệp kê khai thuế, quản lý giao dịch, và tăng tính chuyên nghiệp. Kế toán Dego khuyến nghị lập hóa đơn chính xác, sử dụng phần mềm HĐĐT uy tín, và lưu trữ cẩn thận để tuân thủ pháp luật. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy tìm hiểu chi tiết để được tư vấn chuyên sâu.

Xem thêm tại Website Kế toán Dego

Table of Contents