Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói

Kế toán Dego là đối tác hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, mang đến gói dịch vụ trọn gói với chi phí ưu đãi, cam kết không phát sinh thêm bất kỳ khoản phí nào. Chúng tôi đảm bảo bàn giao giấy phép văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong thời gian nhanh chóng, chỉ trong vòng 5 ngày làm việc.

Điều đặc biệt, Kế toán Dego không chỉ cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện một cách hiệu quả và kịp thời mà còn là người đồng hành đáng tin cậy, hỗ trợ doanh nghiệp từng bước trong quá trình thực hiện. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết về hồ sơ và thủ tục cần thiết, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu thành lập văn phòng đại diện một cách thuận lợi, an toàn và đúng quy định pháp luật. Vì vậy, Kế toán Dego cam kết mang đến giải pháp tối ưu, chi tiết và không phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

I. Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?

Văn phòng đại diện là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, được ủy quyền đại diện nhằm bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp. Đây là bộ phận quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũng như đối tác.

Văn phòng đại diện được chia thành hai nhóm chính:

• Văn phòng đại diện của công ty đang hoạt động thương mại tại Việt Nam.
• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp chưa có sự hiện diện thương mại chính thức tại Việt Nam.

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện của các công ty đang hoạt động tại Việt Nam.

Chức năng chính của văn phòng đại diện bao gồm:

• Đóng vai trò là cầu nối liên lạc chính giữa công ty và khách hàng, giúp duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh.
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, hỗ trợ công ty trong việc đánh giá tiềm năng thị trường và thúc đẩy các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ công ty trong việc quảng bá thương hiệu và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tại khu vực hoạt động, góp phần nâng cao uy tín và sự nhận diện trên thị trường.

II. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Kế toán Dego 

Kế toán Dego  tự hào là đối tác tin cậy cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về lĩnh vực này, chúng tôi cam kết mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp toàn diện, chất lượng và hiệu quả.

1. Chi phí thành lập văn phòng đại diện

Chi phí trọn gói để thành lập văn phòng đại diện tại Kế toán Dego , bao gồm toàn bộ lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ, cam kết không phát sinh thêm chi phí nào. Chi phí đã bao gồm:

• Chi phí công bố việc thành lập doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia, theo quy định Thông tư 47/2019/TT-BTC.
• Chi phí công chứng và ủy quyền để Kế toán Dego  thực hiện các thủ tục cần thiết.
• Chi phí dịch vụ của Kế toán Dego , bao gồm tư vấn, soạn hồ sơ, đại diện doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, và bàn giao giấy phép kinh doanh tận nơi cho doanh nghiệp.

2. Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Kế toán Dego  cung cấp hai gói dịch vụ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp:

• Gói dịch vụ cơ bản: Bàn giao giấy phép văn phòng đại diện trong 5 – 7 ngày làm việc.
• Gói dịch vụ nhanh: Bàn giao giấy phép trong 1 – 2 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp nhận giấy phép nhanh chóng khi cần thiết.

3. Thông tin khách hàng cần cung cấp để thành lập văn phòng đại diện

Để đảm bảo quá trình thành lập diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần cung cấp:

• Mã số thuế công ty mẹ.
• Địa chỉ văn phòng đại diện dự kiến.
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

4. Nội dung dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Kế toán Dego 

Quy trình dịch vụ được thực hiện bài bản, chuyên nghiệp gồm:

• Tư vấn và kiểm tra thông tin về tên và địa chỉ văn phòng đại diện.
• Ký kết hợp đồng dịch vụ rõ ràng, minh bạch.
• Soạn hồ sơ và hỗ trợ ký hồ sơ tận nơi theo yêu cầu khách hàng.
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Nhận giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện và bàn giao tận nơi.
• Tiếp tục tư vấn và hỗ trợ các thủ tục sau khi có giấy phép.

5. Đối tượng sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện 

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Kế toán Dego  phù hợp với:

• Các công ty Việt Nam muốn mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác mới.
• Thương nhân nước ngoài muốn nghiên cứu, thâm nhập thị trường Việt Nam thông qua văn phòng đại diện.

6. Cam kết của Kế toán Dego 

Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, linh hoạt và tiện lợi với các ưu điểm:

Hãy để Kế toán Dego đồng hành cùng bạn trong việc thành lập văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và phát triển bền vững tại Việt Nam. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!

III. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc thiết lập một đơn vị phụ thuộc của công ty tại địa điểm khác với trụ sở chính, nhằm thực hiện các hoạt động giao dịch mà không phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp hoàn thiện các điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất và nhân sự để văn phòng đại diện có thể hoạt động hiệu quả.

1.Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo lập văn phòng đại diện.
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (áp dụng cho công ty cổ phần và công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên).
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (nếu người đứng đầu không phải là đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty).
• Bản công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
• Bản công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Lưu ý: Các giấy tờ phải được công chứng và còn hiệu lực để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ.

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Quy trình thực hiện cho cả công ty vốn Việt Nam và công ty có vốn đầu tư nước ngoài:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm

• Bản sao CMND/CCCD công chứng của trưởng văn phòng đại diện.
• Thông tin chi tiết về tên, số điện thoại, địa chỉ văn phòng đại diện.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.

Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Kế toán Dego  sẽ soạn hồ sơ dựa trên thông tin khách hàng cung cấp và hoàn thiện trong vòng 1 ngày để chuyển cho khách hàng ký.

Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố thành lập.
Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Đồng thời nộp lệ phí công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận cho doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện.
Khắc con dấu để phục vụ các hoạt động ký kết hồ sơ, giấy tờ.

Trường hợp thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục theo quy định tại nước sở tại và đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài phục vụ hoạt động văn phòng.

IV. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

– Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty mẹ hoàn tất thủ tục thành lập.

– Tên văn phòng đại diện phải chứa tên công ty mẹ và cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng giao dịch, trưởng văn phòng chỉ có thẩm quyền ký hợp đồng, đóng dấu phục vụ hoạt động văn phòng.

– Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.

– Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, chung cư và phải khác với trụ sở công ty mẹ.

– Khi thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện, doanh nghiệp phải xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế cũ.

V. Công việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện

– Treo bảng hiệu văn phòng đại diện tại địa chỉ đăng ký;

– Tiến hành công bố mẫu dấu nếu văn phòng đại diện có khắc con dấu riêng;

– Nộp tờ khai lệ phí môn bài (chỉ nộp 1 lần khi vừa thành lập);

– Nộp lệ phí môn bài (đóng thường niên, mỗi năm 1 lần).

Lưu ý: 

Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 25/02/2020: 

– Không được miễn thuế môn bài năm 2020, văn phòng đại diện của doanh nghiệp đó cũng không được miễn thuế môn bài

– Thời gian nộp tờ khai và lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động trong năm đầu tiên. Các năm tiếp tiếp theo phải nộp lệ phí môn bài trước ngày 30/01 hàng năm.

Đối với doanh nghiệp thành lập từ ngày 25/02/2020 trở đi:

– Được miễn thuế môn bài năm đầu tiên, văn phòng đại diện của doanh nghiệp đó cũng được miễn lệ phí môn bài

– Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 30/01 năm sau

– Thời hạn nộp lệ phí môn bài là ngày 30/01 hàng năm (sau khi kết thúc năm đầu miễn thuế)

Ví dụ: 

Công ty A thành lập ngày 20/03/2023 thì được miễn thuế môn bài của năm 2023

Ngày 30/06/2023 công ty A thành lập văn phòng đại diện trong thời gian công ty được miễn thuế môn bài nên văn phòng đại diện cũng được miễn thuế môn bài năm 2023

Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện là trước ngày 30/01/2024.  Đối với doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện sau khi hết thời gian miễn thuế môn bài năm đầu tiên: Phải nộp tờ khai môn bài trước ngày cuối cùng của tháng thành lập.

Kế toán Dego cam kết cung cấp dịch vụ trọn gói với chi phí hợp lý, giúp quý doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi đồng hành cùng bạn từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận giấy phép hoạt động, đảm bảo doanh nghiệp có một khởi đầu vững chắc và an tâm về pháp lý.

VI. Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

– Tên văn phòng đại diện phải đúng quy định: Tên văn phòng đại diện bắt buộc phải có tên công ty mẹ kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên riêng của văn phòng đại diện không được sử dụng các từ như “công ty” hay “doanh nghiệp”. Tên phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể bao gồm các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu hợp pháp. Tên văn phòng đại diện phải được gắn hoặc in tại trụ sở văn phòng đại diện với kích thước nhỏ hơn tên công ty mẹ.

– Địa chỉ văn phòng đại diện cần hợp lệ và phù hợp: Địa chỉ phải rõ ràng, đầy đủ các đơn vị hành chính (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Không được đặt văn phòng đại diện tại nhà tập thể, chung cư hoặc các loại nhà ở không được phép làm trụ sở công ty. Địa chỉ văn phòng đại diện phải khác với địa chỉ trụ sở chính của công ty mẹ. Khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang quận/huyện khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ.

– Người đứng đầu văn phòng đại diện: Phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, được công ty mẹ bổ nhiệm. Có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, bao gồm địa chỉ thường trú và hiện tại theo giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (CMND/CCCD/Hộ chiếu).

– Phạm vi hoạt động và quyền hạn của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động giao dịch, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, quảng bá sản phẩm/dịch vụ cho công ty mẹ. Người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng, đóng dấu cho các giao dịch liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện. Không được ký kết hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh hoặc đại diện công ty ký các hợp đồng kinh doanh chính thức.

– Thời gian hoạt động của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có thời hạn hoạt động tối đa 5 năm và có thể được gia hạn theo quy định.

– Thủ tục công bố và báo cáo: Phải công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Văn phòng đại diện cần đăng báo hoặc thông báo hoạt động trong 3 số liên tiếp trong vòng 45 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép. Phải báo cáo hoạt động hàng năm cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

– Khắc con dấu và sử dụng con dấu: Văn phòng đại diện phải khắc con dấu riêng để phục vụ các hoạt động hành chính, giao dịch. Con dấu phải được công bố theo quy định và chỉ được sử dụng trong phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.

– Lưu ý về thuế và nghĩa vụ tài chính: Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không phải chịu thuế riêng biệt. Tuy nhiên, khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang quận/huyện khác, doanh nghiệp cần xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế cũ để tránh phát sinh rắc rối.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh không?

Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động giao dịch, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và quảng bá sản phẩm, không được phép trực tiếp kinh doanh hay ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.

2. Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?

Thông thường, thủ tục thành lập văn phòng đại diện mất từ 3 đến 7 ngày làm việc, tùy thuộc vào quy trình xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?

Hồ sơ gồm thông báo thành lập văn phòng đại diện, biên bản họp, quyết định thành lập, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu, bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của người đứng đầu và người nộp hồ sơ, cùng giấy ủy quyền nếu có.

4. Chi phí thành lập văn phòng đại diện thường bao gồm những khoản nào?

Chi phí bao gồm lệ phí nhà nước, phí công chứng, phí dịch vụ tư vấn, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận giấy phép, cùng các khoản phí khắc dấu và công bố mẫu dấu nếu có.

5. Mở văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài?

Ngay sau khi thành lập/nhận được giấy phép thành lập văn phòng đại diện, bạn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài (chỉ nộp 1 lần khi vừa thành lập) và nộp lệ phí môn bài (nộp thường niên, 1 năm/lần). Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp thành lập từ 25/02/2020 trở đi được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên, trong thời gian đó nếu thành lập VPĐD thì VPĐD cũng được miễn lệ phí môn bài.

Kết luận

Việc thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng cường sự hiện diện và thuận tiện trong giao dịch tại các khu vực khác nhau. Với thủ tục đơn giản, chi phí hợp lý và thời gian xử lý nhanh, dịch vụ thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn phát triển bền vững. Hãy lựa chọn đơn vị tư vấn uy tín để được hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp quá trình thành lập diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Hãy liên hệ ngay với  Kế toán Dego  để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận tình, giúp bạn hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất!

Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego .