Mã số thuế nhà thầu là một thủ tục bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân tham gia đấu thầu hoặc thực hiện hợp đồng với nhà thầu nước ngoài, nhằm đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn liên quan như Thông tư 105/2020/TT-BTC. Kế toán Dego cung cấp hướng dẫn chi tiết, cập nhật năm 2025, về cách đăng ký MST nhà thầu qua mạng và trực tiếp, bao gồm các bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn xử lý, và các lưu ý quan trọng để hỗ trợ người nộp thuế thực hiện thủ tục hiệu quả.
I. Khái niệm về mã số thuế nhà thầu
Mã số thuế nhà thầu là một dãy số (10 hoặc 13 chữ số) do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế (NNT) theo quy định của Luật Quản lý thuế. MST này được sử dụng để theo dõi, quản lý và kê khai thuế đối với các nhà thầu, đặc biệt là nhà thầu nước ngoài hoặc nhà thầu phụ nước ngoài, cũng như các tổ chức, cá nhân Việt Nam nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài. Theo Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, MST nhà thầu được cấp trong các trường hợp sau:
- Nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài đăng ký nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
- Tổ chức, cá nhân Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài và có trách nhiệm khấu trừ, nộp thuế thay.
- Tổ chức, cá nhân được ủy nhiệm thu thuế hoặc nộp thuế thay cho nhà thầu.
II. Đối tượng cần đăng ký mã số thuế nhà thầu
Theo Điểm đ, g, m Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, các đối tượng cần đăng ký MST nhà thầu bao gồm:
- Nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài:
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập tại Việt Nam, không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam.
- Cá nhân nước ngoài hành nghề độc lập hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
- Tổ chức, cá nhân Việt Nam:
- Ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài hoặc thanh toán trực tiếp cho nhà thầu phụ nước ngoài, có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay.
- Được cơ quan thuế ủy nhiệm thu thuế cho nhà thầu.
- Tổ chức hợp tác kinh doanh với cá nhân hoặc nhà thầu nước ngoài, nộp thuế thay cho đối tác.
Lưu ý: Nhà thầu nước ngoài đăng ký nộp thuế trực tiếp không được phép đăng ký MST qua mạng, mà phải nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế (Điểm đ Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC). Trong khi đó, tổ chức, cá nhân Việt Nam nộp thuế thay có thể đăng ký MST nhà thầu qua mạng.
III. Hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu
1. Đối với nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài đăng ký nộp thuế trực tiếp
Theo Khoản 4 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu 04/ĐK-TCT, ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC).
- Bảng kê hợp đồng (Mẫu BK04-ĐK-TCT, nếu có), liệt kê các hợp đồng nhà thầu hoặc nhà thầu phụ.
- Bản sao không yêu cầu chứng thực:
- Giấy phép thầu hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy xác nhận đăng ký văn phòng điều hành hoặc giấy tờ tương đương (nếu có).
2. Đối với tổ chức, cá nhân Việt Nam nộp thuế thay
Theo Điểm g, m Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu 04.1/ĐK-TCT).
- Bảng kê hợp đồng (Mẫu 04.1/ĐK-TCT-BK), ghi rõ thông tin hợp đồng với nhà thầu nước ngoài.
- Bản sao không yêu cầu chứng thực:
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc chứng từ cung ứng dịch vụ của nhà thầu nước ngoài.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức Việt Nam.
- Thông tin cần chuẩn bị:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, MST, địa chỉ, số điện thoại, thông tin đăng ký kinh doanh.
- Thông tin nhà thầu nước ngoài: Tên, địa chỉ trụ sở hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, giá trị hợp đồng, thời gian và địa điểm thực hiện hợp đồng.
IV. Cách đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng (đối với tổ chức, cá nhân nộp thuế thay)
Theo Điểm g, m Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, tổ chức, cá nhân Việt Nam nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài có thể đăng ký MST qua mạng trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn). Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử
- Vào trang web thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chọn mục Doanh nghiệp trên giao diện chính, sau đó nhấn Đăng nhập ở góc phải trên cùng.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
- Tên đăng nhập: Nhập MST của tổ chức hoặc cá nhân nộp thuế thay.
- Mật khẩu: Nhập mật khẩu đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Chọn đối tượng là Người nộp thuế và nhập mã xác nhận.
Bước 3: Lập tờ khai đăng ký thuế
- Vào mục Đăng ký thuế trên thanh công cụ, chọn Đăng ký cấp MST nộp thay.
- Điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu 04.1/ĐK-TCT), bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, MST, địa chỉ, số điện thoại.
- Thông tin nhà thầu nước ngoài: Tên, địa chỉ trụ sở hoặc văn phòng đại diện.
- Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, giá trị, địa điểm thực hiện.
Bước 4: Thêm phụ lục hợp đồng
- Chọn Thêm phụ lục, sau đó chọn Chọn tất cả và nhấn Chấp nhận.
- Lập Bảng kê hợp đồng (Mẫu 04.1/ĐK-TCT-BK), điền thông tin chi tiết về hợp đồng với nhà thầu nước ngoài.
- Nhấn Hoàn thành kê khai sau khi điền đầy đủ thông tin.
Bước 5: Ký và nộp tờ khai
- Sử dụng chữ ký số để ký điện tử tờ khai.
- Nhấn Ký và nộp tờ khai, nhập mã PIN của chữ ký số để xác thực.
- Hệ thống sẽ thông báo nộp thành công nếu không có lỗi.
Bước 6: Nhận kết quả
- Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ (theo Khoản 2 Điều 9 Thông tư 95/2016/TT-BTC), cơ quan thuế sẽ cấp MST nhà thầu và gửi thông báo qua:
- Email hoặc địa chỉ bưu điện đã đăng ký.
- Người nộp thuế có thể liên hệ trực tiếp cơ quan thuế để nhận kết quả theo giấy hẹn.
Lưu ý: Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thông báo yêu cầu bổ sung trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận (Điểm đ Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC).
V. Cách đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp
Nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài đăng ký nộp thuế trực tiếp phải nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế, vì hiện tại hệ thống thuế điện tử chưa hỗ trợ đăng ký qua mạng cho nhóm đối tượng này (Điểm đ Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC). Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mục III.1 (Tờ khai Mẫu 04/ĐK-TCT, Bảng kê BK04-ĐK-TCT, bản sao giấy phép thầu hoặc giấy xác nhận văn phòng điều hành).
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nơi nộp: Cục Thuế nơi nhà thầu đặt trụ sở hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi thực hiện dự án (theo Điều 8 Thông tư 95/2016/TT-BTC).
- Hình thức nộp:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
- Gửi qua đường bưu điện.
Bước 3: Xử lý hồ sơ
- Cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và đóng dấu tiếp nhận, ghi rõ ngày nhận và số lượng tài liệu.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế cấp MST trong vòng 3 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế thông báo bổ sung trong vòng 2 ngày làm việc.
Bước 4: Nhận kết quả
- MST được gửi qua email, bưu điện, hoặc người nộp thuế nhận trực tiếp theo giấy hẹn.
VI. Thời hạn đăng ký và chấm dứt mã số thuế nhà thầu
1. Thời hạn đăng ký
Theo Điều 33 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:
- Nhà thầu nước ngoài nộp thuế trực tiếp: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng nhận thầu.
- Tổ chức, cá nhân Việt Nam nộp thuế thay: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay.
2. Thời hạn chấm dứt MST
- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hợp đồng, NNT phải gửi hồ sơ chấm dứt hiệu lực MST đến cơ quan thuế (Khoản 2 Điều 9 Thông tư 95/2016/TT-BTC).
- Cơ quan thuế ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực MST trong vòng 3 ngày làm việc sau khi NNT hoàn thành nghĩa vụ thuế.
VII. Lưu ý khi đăng ký mã số thuế nhà thầu
- Đối tượng không được đăng ký qua mạng:
- Nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế trực tiếp chỉ có thể nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế (Điểm đ Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC).
- Chuẩn bị chữ ký số:
- Để đăng ký qua mạng, tổ chức, cá nhân Việt Nam cần có chữ ký số hợp lệ và tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Kiểm tra thông tin hợp đồng:
- Đảm bảo thông tin hợp đồng (số hợp đồng, giá trị, địa điểm thực hiện) được khai chính xác để tránh bổ sung hồ sơ.
- Thời gian xử lý:
- Cơ quan thuế xử lý hồ sơ trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ, hoặc thông báo bổ sung trong 2 ngày làm việc nếu có sai sót.
- Lưu giữ chứng từ:
- Lưu giữ thông báo MST, hợp đồng, và các chứng từ liên quan trong 5 năm để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra (Điều 42 Luật Quản lý thuế 2019).
- Tra cứu thông tin:
- Có thể tra cứu MST nhà thầu trên trang web của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý.
Những câu hỏi thường gặp
Nhà thầu nước ngoài có thể đăng ký MST qua mạng không?
Không, hiện tại nhà thầu nước ngoài nộp thuế trực tiếp chỉ được đăng ký MST bằng cách nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế (Điểm đ Khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC).
MST nhà thầu có thể sử dụng cho nhiều hợp đồng không?
Có, MST nộp thay có thể được sử dụng chung cho nhiều nhà thầu hoặc hợp đồng, miễn là bổ sung thông tin hợp đồng mới trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng (Thông tư 105/2020/TT-BTC).
Làm gì nếu hồ sơ bị từ chối?
Cơ quan thuế sẽ thông báo lý do từ chối trong vòng 2 ngày làm việc. NNT cần bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ theo yêu cầu và nộp lại.
Kết luận
Đăng ký mã số thuế nhà thầu là một bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế khi thực hiện các hợp đồng đấu thầu hoặc hợp tác với nhà thầu nước ngoài. Tổ chức, cá nhân Việt Nam nộp thuế thay có thể thực hiện đăng ký qua mạng trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, trong khi nhà thầu nước ngoài nộp thuế trực tiếp phải nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ thời hạn, và sử dụng các công cụ trực tuyến như chữ ký số sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Xem nhiều hơn tại website Kế toán Dego
