Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là quá trình phân bổ dần giá trị của tài sản có giá trị lớn, sử dụng lâu dài vào chi phí sản xuất kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng, nhằm thu hồi vốn đầu tư và đảm bảo tính chính xác trong hạch toán kế toán. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tính khấu hao TSCĐ theo quy định mới nhất năm 2025, dựa trên Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 147/2016/TT-BTC, và các quy định liên quan. Kế toán Dego tập trung vào khái niệm, phương pháp tính khấu hao, quy trình hạch toán, và các lưu ý chuyên môn để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.
I. Khái niệm về khấu hao tài sản cố định
Khấu hao tài sản cố định TSCĐ là quá trình phân bổ giá trị hao mòn của tài sản cố định (do sử dụng, hao mòn tự nhiên hoặc lỗi thời kỹ thuật) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán, theo thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Theo Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, TSCĐ là những tài sản hữu hình hoặc vô hình đáp ứng các tiêu chuẩn sau:
- Nguyên giá: Từ 30 triệu đồng trở lên (đối với tài sản hữu hình).
- Thời gian sử dụng: Trên 1 năm.
- Hình thành lợi ích kinh tế tương lai: Tài sản được sử dụng để tạo ra lợi ích kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mục tiêu của khấu hao TSCĐ:
- Phân bổ chi phí hợp lý: Đảm bảo chi phí đầu tư tài sản được phân bổ đều trong suốt thời gian sử dụng.
- Thu hồi vốn đầu tư: Tạo nguồn vốn để tái đầu tư hoặc thay thế tài sản khi hết thời gian sử dụng.
- Tuân thủ pháp luật kế toán: Đảm bảo hạch toán chi phí đúng quy định, phục vụ tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Phản ánh giá trị thực: Giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác giá trị còn lại của tài sản.
Năm 2025, các quy định về khấu hao TSCĐ tiếp tục dựa trên Thông tư 45/2013/TT-BTC, với một số cập nhật về thời gian khấu hao và yêu cầu kê khai điện tử trong quản lý tài sản.
II. Đối tượng và điều kiện tính khấu hao tài sản cố định
1. Đối tượng tính khấu hao
Theo Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC, các tài sản cố định chịu khấu hao bao gồm:
- Tài sản hữu hình: Nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ quản lý.
- Tài sản vô hình: Quyền sử dụng đất lâu dài có ghi nhận giá trị, bản quyền, bằng sáng chế, phần mềm máy tính, giấy phép khai thác.
- Tài sản thuê tài chính: Tài sản thuê nhưng doanh nghiệp chịu rủi ro và lợi ích như chủ sở hữu.
Tài sản không chịu khấu hao:
- Tài sản đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn sử dụng.
- Tài sản không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh (như tài sản chờ thanh lý).
- Quyền sử dụng đất lâu dài không ghi nhận giá trị.
- Tài sản thuộc sở hữu nhà nước hoặc nhận tài trợ không hoàn lại.
2. Điều kiện tính khấu hao
- Tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc được quyền sử dụng hợp pháp (thuê tài chính).
- Tài sản được quản lý, sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Có đầy đủ chứng từ hợp lệ: Hóa đơn, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao tài sản.
- Nguyên giá tài sản được xác định rõ ràng, không thấp hơn 30 triệu đồng (đối với tài sản hữu hình).
III. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp tính khấu hao TSCĐ, tùy thuộc vào đặc điểm tài sản và mục đích quản lý. Doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế trước khi áp dụng và giữ nhất quán trong suốt thời gian sử dụng tài sản.
1. Phương pháp khấu hao đường thẳng
- Nguyên tắc: Phân bổ đều chi phí khấu hao hàng năm trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.
- Công thức:
Mức khấu hao bình quân hàng năm = Nguyên giá tài sản cố định ÷ Thời gian khấu hao (năm)
Mức khấu hao hàng tháng = Mức khấu hao hàng năm ÷ 12 - Thời gian khấu hao: Theo Phụ lục 1 Thông tư 45/2013/TT-BTC, ví dụ:
- Nhà xưởng: 20-50 năm.
- Máy móc, thiết bị: 6-15 năm.
- Phương tiện vận tải: 6-10 năm.
- Phần mềm máy tính: 3-8 năm.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán, phù hợp với tài sản có mức hao mòn đều theo thời gian (nhà xưởng, công trình xây dựng).
- Nhược điểm: Không phản ánh chính xác mức hao mòn của tài sản có giá trị giảm mạnh trong giai đoạn đầu (máy móc công nghệ cao).
2. Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh
- Nguyên tắc: Khấu hao nhanh trong những năm đầu, giảm dần ở các năm sau, phù hợp với tài sản có giá trị giảm nhanh do lỗi thời kỹ thuật (máy móc, thiết bị công nghệ).
- Công thức:
Mức khấu hao năm thứ n = Giá trị còn lại đầu năm × Tỷ lệ khấu hao nhanh
Trong đó:- Giá trị còn lại đầu năm = Nguyên giá – Tổng khấu hao lũy kế đến cuối năm trước.
- Tỷ lệ khấu hao nhanh = Tỷ lệ khấu hao đường thẳng × Hệ số điều chỉnh.
- Hệ số điều chỉnh (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC):
- Thời gian khấu hao ≤ 3 năm: Hệ số 1,5.
- Thời gian khấu hao 4-6 năm: Hệ số 2,0.
- Thời gian khấu hao > 6 năm: Hệ số 2,5.
- Chuyển sang khấu hao đường thẳng: Khi thời gian sử dụng còn lại bằng 3 năm, doanh nghiệp chuyển sang phương pháp đường thẳng để khấu hao hết giá trị còn lại.
- Ưu điểm: Phù hợp với tài sản công nghệ cao, giúp thu hồi vốn nhanh trong giai đoạn đầu.
- Nhược điểm: Phức tạp hơn phương pháp đường thẳng, đòi hỏi tính toán chi tiết.
3. Phương pháp khấu hao theo sản lượng
- Nguyên tắc: Phân bổ chi phí khấu hao dựa trên sản lượng thực tế khai thác từ tài sản, phù hợp với tài sản có mức hao mòn phụ thuộc vào mức độ sử dụng (máy móc khai thác khoáng sản, phương tiện vận tải).
- Công thức:
Mức khấu hao kỳ n = (Sản lượng thực tế kỳ n ÷ Tổng sản lượng dự kiến) × Nguyên giá tài sản
Trong đó:- Sản lượng thực tế kỳ n: Sản lượng khai thác trong kỳ kế toán (tháng, quý, năm).
- Tổng sản lượng dự kiến: Tổng sản lượng tài sản có thể khai thác trong suốt thời gian sử dụng.
- Ưu điểm: Phản ánh chính xác mức hao mòn dựa trên mức độ sử dụng thực tế.
- Nhược điểm: Yêu cầu xác định chính xác sản lượng dự kiến, khó áp dụng cho tài sản không đo lường được sản lượng (nhà xưởng, văn phòng).
IV. Quy trình hạch toán khấu hao tài sản cố định
1. Xác định nguyên giá tài sản cố định
Nguyên giá TSCĐ bao gồm:
- Giá mua (chưa bao gồm thuế GTGT được khấu trừ).
- Chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, nâng cấp trước khi đưa vào sử dụng.
- Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
- Chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Hạch toán:
- Khi mua TSCĐ:
Nợ TK 211 (TSCĐ hữu hình) hoặc TK 213 (TSCĐ vô hình)
Có TK 111, 112, 331 (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả nhà cung cấp). - Chi phí vận chuyển, lắp đặt:
Nợ TK 211/213
Có TK 111, 112, 331.
2. Xác định thời gian khấu hao
Thời gian khấu hao được xác định theo Phụ lục 1 Thông tư 45/2013/TT-BTC hoặc do doanh nghiệp tự xác định (nếu tài sản không nằm trong danh mục quy định), nhưng phải phù hợp với thực tế sử dụng và được cơ quan thuế chấp thuận.
3. Tính khấu hao và hạch toán
- Khấu hao hàng tháng:
Nợ TK 627 (chi phí sản xuất chung), TK 641 (chi phí bán hàng), TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)
Có TK 214 (hao mòn TSCĐ). - Khấu hao được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, trừ trường hợp tài sản không tham gia sản xuất kinh doanh (không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN).
4. Báo cáo và lưu trữ
- Doanh nghiệp lập bảng tính khấu hao TSCĐ (mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC), bao gồm thông tin: nguyên giá, thời gian khấu hao, mức khấu hao hàng tháng, giá trị còn lại.
- Bảng tính khấu hao phải được lưu trữ cùng chứng từ mua sắm, bàn giao tài sản để phục vụ kiểm tra thuế.
V. Quy trình kê khai khấu hao tài sản cố định
1. Đăng ký phương pháp khấu hao
- Doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế trước khi bắt đầu tính khấu hao (theo mẫu tại Thông tư 45/2013/TT-BTC).
- Thời hạn đăng ký: Trong vòng 90 ngày kể từ khi đưa tài sản vào sử dụng.
- Phương pháp đã đăng ký phải được áp dụng nhất quán, chỉ thay đổi khi có lý do chính đáng và được cơ quan thuế chấp thuận.
2. Kê khai chi phí khấu hao
- Chi phí khấu hao được kê khai trong tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN), là chi phí được trừ nếu tài sản đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 6 Nghị định 218/2013/NĐ-CP.
- Kê khai điện tử qua hệ thống eTax, sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản VNeID, theo yêu cầu chuyển đổi số năm 2025.
3. Báo cáo tình hình sử dụng tài sản
- Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ (theo mẫu 01/TSCĐ) cùng hồ sơ quyết toán thuế TNDN hàng năm.
- Hồ sơ bao gồm: Bảng tính khấu hao, chứng từ mua sắm, biên bản bàn giao tài sản.
VI. Lưu ý quan trọng khi tính khấu hao tài sản cố định
1. Đảm bảo nguyên giá chính xác
Nguyên giá phải bao gồm tất cả chi phí hợp lệ để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Sai sót trong xác định nguyên giá có thể dẫn đến điều chỉnh chi phí khấu hao khi cơ quan thuế kiểm tra.
2. Tuân thủ thời gian khấu hao
Thời gian khấu hao phải phù hợp với Phụ lục 1 Thông tư 45/2013/TT-BTC. Nếu doanh nghiệp tự xác định thời gian khấu hao, cần có tài liệu chứng minh (báo cáo kỹ thuật, đánh giá tuổi thọ tài sản) để cơ quan thuế chấp nhận.
3. Lưu trữ chứng từ
Hóa đơn, hợp đồng mua sắm, biên bản bàn giao, và bảng tính khấu hao phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015 để phục vụ kiểm tra thuế.
4. Sử dụng phần mềm kế toán
Các phần mềm như MISA AMIS, Fast, EasyBooks hỗ trợ tự động tính khấu hao, lập bảng khấu hao, và hạch toán, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
5. Kiểm tra tính hợp lệ của chi phí khấu hao
Chi phí khấu hao chỉ được trừ khi tính thuế TNDN nếu tài sản được sử dụng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh và có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Tài sản không sử dụng cho sản xuất kinh doanh (như tài sản chờ thanh lý, tài sản dùng cho mục đích cá nhân) không được tính khấu hao vào chi phí được trừ.
6. Quản lý tài sản thuê tài chính
Đối với tài sản thuê tài chính, doanh nghiệp phải ghi nhận tài sản và nợ phải trả tương ứng, đồng thời tính khấu hao như tài sản sở hữu. Chi phí lãi thuê tài chính được hạch toán riêng, không gộp vào khấu hao.
7. Theo dõi cập nhật pháp lý
Năm 2025, các quy định về khấu hao TSCĐ có thể được điều chỉnh qua thông tư mới của Bộ Tài chính, đặc biệt liên quan đến thời gian khấu hao cho tài sản công nghệ cao hoặc yêu cầu báo cáo điện tử. Doanh nghiệp cần theo dõi để đảm bảo tuân thủ.
Những câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp khấu hao sau khi đã đăng ký không?
Có, nhưng phải thông báo và được cơ quan thuế chấp thuận. Thay đổi chỉ được thực hiện khi có lý do chính đáng (ví dụ: thay đổi công nghệ, mục đích sử dụng tài sản) và phải áp dụng từ đầu kỳ kế toán mới.
2. Tài sản đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn sử dụng có phải tính khấu hao tiếp không?
Không, tài sản đã khấu hao hết giá trị (giá trị còn lại bằng 0) không được tính khấu hao thêm, dù vẫn sử dụng trong sản xuất kinh doanh, theo Điều 9 Thông tư 45/2013/TT-BTC.
3. Chi phí khấu hao của tài sản không sử dụng cho sản xuất kinh doanh có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không, chi phí khấu hao của tài sản không sử dụng cho sản xuất kinh doanh (như tài sản chờ thanh lý, tài sản dùng cho mục đích cá nhân) không được tính vào chi phí được trừ, theo Điều 6 Nghị định 218/2013/NĐ-CP.
Kết luận
Tính khấu hao tài sản cố định là một quy trình quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán, giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hợp lý, thu hồi vốn đầu tư, và tuân thủ quy định pháp luật. Việc áp dụng đúng phương pháp khấu hao (đường thẳng, số dư giảm dần, hoặc sản lượng), xác định chính xác nguyên giá, thời gian khấu hao, và hạch toán đầy đủ là yếu tố then chốt để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Các quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 147/2016/TT-BTC, và các yêu cầu kê khai điện tử năm 2025 là cơ sở pháp lý chính. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán, lưu trữ chứng từ đầy đủ, và cập nhật pháp lý thường xuyên để tối ưu hóa quản lý khấu hao, đảm bảo tính minh bạch và đóng góp vào hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xem nhiều hơn tại website kế toán Dego
