Hồ sơ, thủ tục giải thể hộ kinh doanh cá thể online và trực tiếp năm 2025

Giải thể hộ kinh doanh cá thể (HKD) là thủ tục pháp lý chấm dứt hoạt động kinh doanh, bao gồm đóng mã số thuế và hủy Giấy chứng nhận đăng ký HKD. So với giải thể doanh nghiệp, quy trình này đơn giản hơn, thời gian xử lý nhanh hơn. Kế toán Dego cung cấp hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục giải thể HKD online và trực tiếp năm 2025, tuân thủ Nghị định 78/2015/NĐ-CP, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, và Luật Quản lý thuế 2019, giúp chủ hộ hoàn thành thủ tục hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý.

I. Căn cứ pháp lý

• Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Quy định đăng ký, giải thể HKD (Điều 19, Điều 20).
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn đăng ký và chấm dứt hoạt động HKD (Điều 79).
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP: Xử phạt vi phạm trong đăng ký kinh doanh.
• Thông tư 105/2020/TT-BTC: Hướng dẫn chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu 24-ĐK-TCT).
• Luật Quản lý thuế 2019: Quy định nghĩa vụ thuế khi giải thể (Điều 51).
• Nghị định 139/2016/NĐ-CP: Quy định lệ phí môn bài.

II. Nguyên nhân dẫn đến giải thể hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể là mô hình kinh doanh phổ biến (cửa hàng tạp hóa, dịch vụ ăn uống, văn phòng phẩm…) nhờ vốn thấp, thủ tục đơn giản, và nghĩa vụ thuế nhẹ. Tuy nhiên, các nguyên nhân sau thường dẫn đến giải thể HKD:

1. Kinh doanh thua lỗ: Thiếu vốn, hạn chế về công nghệ, hoặc marketing yếu khiến doanh thu thấp, không đủ chi phí vận hành.
2. Ảnh hưởng ngoại cảnh: Dịch bệnh kéo dài, thiên tai, hoặc chính sách hạn chế kinh doanh buộc hộ phải đóng cửa.
3. Thay đổi địa điểm: Chuyển địa chỉ kinh doanh sang quận/huyện khác, yêu cầu giải thể HKD tại địa phương cũ để đăng ký mới.
4. Quyết định cá nhân: Chủ hộ chuyển sang mô hình doanh nghiệp hoặc ngừng kinh doanh vì lý do cá nhân.

Ví dụ: Hộ kinh doanh của chị Nguyễn Thị A (quận Ba Đình, Hà Nội) giải thể do thua lỗ từ cửa hàng tạp hóa, không cạnh tranh được với siêu thị mini 

III. Hồ sơ giải thể hộ kinh doanh cá thể

Hồ sơ giải thể HKD bao gồm hai phần: đóng mã số thuế (nộp cơ quan thuế) và chấm dứt hoạt động HKD (nộp UBND quận/huyện). Dưới đây là chi tiết hồ sơ theo Điều 79, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Cơ quan tiếp nhận	Hồ sơ	Mẫu/Căn cứ
Cơ quan thuế	– Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế- Công văn xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế	– Mẫu 24-ĐK-TCT (Thông tư 105/2020/TT-BTC)- Mẫu tự soạn (công văn)
UBND quận/huyện	– Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký HKD- Thông báo chấm dứt hoạt động HKD- Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (mẫu 18/TB-ĐKT)- Thông báo xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế (do cơ quan thuế cấp)- Bản sao công chứng biên bản họp các thành viên hộ gia đình về chấm dứt HKD (nếu HKD do nhiều thành viên lập)	– Mẫu tự soạn (thông báo)- Mẫu 18/TB-ĐKT (Thông tư 105/2020/TT-BTC)- Điều 79, Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Lưu ý:

• Hồ sơ online và trực tiếp có thành phần tương tự, nhưng online yêu cầu scan bản gốc và tải lên hệ thống 
• Nếu không nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký HKD, hộ có thể bị phạt 500.000-1.000.000 VNĐ (Nghị định 122/2021/NĐ-CP) 

Ví dụ: Hộ kinh doanh của anh Trần Văn B (quận Hải Châu, Đà Nẵng) chuẩn bị hồ sơ đóng mã số thuế với mẫu 24-ĐK-TCT và nộp bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký HKD tại UBND quận.

IV. Quy trình, thủ tục giải thể hộ kinh doanh cá thể

Quy trình giải thể HKD gồm hai bước chính: đóng mã số thuế tại cơ quan thuế và chấm dứt hoạt động tại UBND quận/huyện. Thủ tục có thể thực hiện trực tiếp hoặc online (Điều 79, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

1. Đóng mã số thuế tại cơ quan thuế

a. Hoàn thành nghĩa vụ tài chính

• Nghĩa vụ với người lao động và chủ nợ:
  • Thanh toán đầy đủ lương, thưởng cho người lao động và nợ cho chủ nợ (nếu có).
  • Nếu chưa thanh toán được, lập biên bản thỏa thuận về phương án xử lý sau giải thể (web:10).
• Nghĩa vụ thuế:
  • Liên hệ cán bộ thuế tại Chi cục Thuế quận/huyện để kiểm tra:
    • Tiền thuế phát sinh chưa nộp (thuế môn bài, thuế GTGT…).
    • Các báo cáo/tờ khai thuế chưa nộp.
  • Nộp bổ sung các khoản thuế, phạt chậm nộp (nếu có) (Luật Quản lý thuế 2019).

b. Nộp hồ sơ đóng mã số thuế

• Hồ sơ: Như bảng ở mục iii.
• Nơi nộp: Chi cục Thuế quận/huyện quản lý HKD, trực tiếp hoặc qua bưu điện 
• Quy trình xử lý:
  1. Trong 2 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Chi cục Thuế ra Thông báo ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt mã số thuế, chuyển trạng thái mã số thuế sang “Ngừng hoạt động” trên hệ thống 
  2. Sau khi kiểm tra nghĩa vụ thuế, trong 3 ngày làm việc tiếp theo, Chi cục Thuế:
     • Ra Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (mẫu 18/TB-ĐKT).
     • Cấp Thông báo xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế (Thông tư 105/2020/TT-BTC).

Thời gian: 5-7 ngày làm việc nếu không có nợ thuế 

Ví dụ: Hộ kinh doanh của chị Lê Thị C (quận 1, TP.HCM) nộp hồ sơ đóng mã số thuế ngày 01/06/2025, nhận thông báo chấm dứt mã số thuế ngày 06/06/2025.

2. Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

a. Trực tiếp tại UBND quận/huyện

• Hồ sơ: Như bảng ở mục iii.
• Nơi nộp: UBND quận/huyện nơi đăng ký HKD, trực tiếp hoặc qua bưu điện (Điều 79, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Quy trình:
  • Nộp hồ sơ, đóng lệ phí (nếu có, tùy địa phương, thường miễn phí) (web:14).
  • Trong 3 ngày làm việc, UBND ra Thông báo chấm dứt hoạt động HKD nếu hồ sơ hợp lệ.
• Kết quả: Hộ kinh doanh nhận thông báo chấm dứt và nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký HKD.

b. Online trên Cổng dịch vụ công quốc gia

1. Chuẩn bị hồ sơ: Scan các tài liệu như bảng ở mục iii.
2. Đăng nhập:
   • Truy cập https://dichvucong.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản VNeID (web:15).
   • Tìm kiếm “Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh”.
3. Nộp hồ sơ:
   • Chọn cơ quan đăng ký (UBND quận/huyện), điền thông tin, tải file scan hồ sơ.
   • Nộp trực tuyến, nhận biên nhận điện tử qua email.
4. Kết quả:
   • Trong 3 ngày làm việc, UBND xử lý hồ sơ, gửi thông báo chấm dứt qua email hoặc bưu chính 

c. Online trên Cổng thông tin đăng ký hộ kinh doanh

• Áp dụng: Chỉ một số quận/huyện hỗ trợ (ví dụ: Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng). Liên hệ UBND trước để xác nhận
• Quy trình:
  1. Đăng nhập https://hokinhdoanh.dangkykinhdoanh.gov.vn bằng VNeID.
  2. Chọn “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký HKD” > “Chấm dứt hoạt động HKD”.
  3. Nhập mã số HKD, kiểm tra thông tin, điền lý do giải thể.
  4. Tải file scan hồ sơ, ký số xác thực, nộp trực tuyến.
  5. Nhận kết quả qua email hoặc bưu chính trong 3 ngày làm việc.

Thời gian: 3-5 ngày làm việc cho bước này

Ví dụ: Hộ kinh doanh của anh Nguyễn Văn D (quận Cầu Giấy, Hà Nội) nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công ngày 07/06/2025, nhận thông báo chấm dứt ngày 10/06/2025.

V. Lưu ý khi giải thể hộ kinh doanh

1. Thanh toán nợ: Phải hoàn thành nợ thuế, lương, và nợ chủ nợ trước khi nộp hồ sơ (web:10).
2. Nộp lại giấy chứng nhận:
   • Giấy chứng nhận đăng ký thuế nộp cho Chi cục Thuế.
   • Giấy chứng nhận đăng ký HKD nộp cho UBND quận/huyện 
3. Phạt vi phạm:
   • Không thông báo chấm dứt hoặc không nộp lại giấy chứng nhận: Phạt 500.000-1.000.000 VNĐ (Nghị định 122/2021/NĐ-CP) 
   • Nộp hồ sơ chậm: Phạt 1-2 triệu VNĐ nếu không thông báo trong 90 ngày từ khi ngừng hoạt động 
4. Online yêu cầu VNeID: Cả Cổng dịch vụ công và Cổng thông tin đăng ký HKD yêu cầu tài khoản định danh điện tử VNeID 
5. Liên hệ trước: Kiểm tra phương thức nộp hồ sơ (trực tiếp/online) với UBND quận/huyện để tránh sai sót 

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Có mấy trường hợp dẫn đến giải thể hộ kinh doanh?

HKD giải thể do: kinh doanh thua lỗ, ảnh hưởng dịch bệnh/thiên tai, chuyển địa điểm kinh doanh sang quận/huyện khác, hoặc quyết định cá nhân

2. Thủ tục giải thể hộ kinh doanh gồm mấy bước?

Gồm 2 bước: (1) Đóng mã số thuế tại Chi cục Thuế; (2) Chấm dứt hoạt động HKD tại UBND quận/huyện (Điều 79, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

3. Hồ sơ giải thể hộ kinh doanh gồm những gì?

Gồm hồ sơ đóng mã số thuế (mẫu 24-ĐK-TCT, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, công văn xác nhận) và hồ sơ chấm dứt hoạt động (Giấy chứng nhận HKD, thông báo chấm dứt, mẫu 18/TB-ĐKT, biên bản họp nếu có)

4. Hồ sơ đóng mã số thuế hộ kinh doanh gồm những gì?

Gồm: Văn bản đề nghị chấm dứt mã số thuế (mẫu 24-ĐK-TCT), bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế, công văn xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế (Thông tư 105/2020/TT-BTC).

5. Hồ sơ chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh online gồm những gì?

Gồm: Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký HKD, thông báo chấm dứt hoạt động, thông báo chấm dứt mã số thuế (mẫu 18/TB-ĐKT), bản sao công chứng biên bản họp (nếu HKD do nhiều thành viên lập) 

6. Giải thể hộ kinh doanh có phải nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Giấy chứng nhận đăng ký HKD không?

Có, nộp Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho Chi cục Thuế và Giấy chứng nhận đăng ký HKD cho UBND quận/huyện 

7. Giải thể hộ kinh doanh mất bao lâu?

Tổng thời gian 8-12 ngày làm việc: 5-7 ngày đóng mã số thuế và 3-5 ngày chấm dứt hoạt động, nếu hồ sơ đầy đủ

8. Có thể mở lại hộ kinh doanh sau khi giải thể không?

Có, chủ hộ có thể đăng ký HKD mới nếu không bị cấm kinh doanh, nhưng phải thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký mới theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP

Kết luận

Giải thể hộ kinh doanh cá thể là thủ tục đơn giản nhưng yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt về thuế và đăng ký kinh doanh. Chủ hộ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hoàn thành nghĩa vụ tài chính, và nộp trực tiếp/online tại Chi cục Thuế, UBND quận/huyện. Kế toán Dego cung cấp dịch vụ giải thể trọn gói đảm bảo hoàn thành trong 8-12 ngày, giảm thiểu rủi ro pháp lý. 

Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego