Việc thành lập chi nhánh là một chiến lược phổ biến để các doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận thị trường mới, hoặc phục vụ khách hàng hiệu quả hơn. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động theo sự quản lý của công ty mẹ và phải được đăng ký hợp pháp theo quy định pháp luật Việt Nam. Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, thủ tục xin giấy phép kinh doanh chi nhánh đã được đơn giản hóa đáng kể. Bài viết này Kế toán Dego sẽ cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện, hồ sơ, quy trình đăng ký chi nhánh mới nhất tính đến năm 2025, cùng những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và hiệu quả.
I. Chi nhánh doanh nghiệp là gì?
Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Một số đặc điểm chính của chi nhánh bao gồm:
– Phụ thuộc công ty mẹ: Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập, mọi quyền và nghĩa vụ pháp lý do công ty mẹ chịu trách nhiệm.
– Hoạt động kinh doanh: Chi nhánh có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh trong phạm vi ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký, trừ một số trường hợp bị hạn chế bởi pháp luật.
– Địa điểm linh hoạt: Chi nhánh có thể được đặt tại tỉnh/thành phố khác với trụ sở chính của công ty mẹ.
– Mã số riêng: Chi nhánh được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, là một phần của mã số doanh nghiệp của công ty mẹ.
Thành lập chi nhánh phù hợp với các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, tổ chức hoạt động kinh doanh tại nhiều địa phương, hoặc tách biệt một số chức năng như bán hàng, dịch vụ khách hàng, hoặc kho bãi.
II. Điều kiện thành lập chi nhánh doanh nghiệp
Để đăng ký thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
– Doanh nghiệp mẹ hoạt động hợp pháp
- Doanh nghiệp mẹ phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực, không trong trạng thái giải thể, phá sản, hoặc bị thu hồi giấy phép theo Điều 211 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Mã số doanh nghiệp phải được xác nhận trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
– Tên chi nhánh
- Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp mẹ kèm cụm từ “Chi nhánh” và tên riêng (nếu có), theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Tên chi nhánh không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với chi nhánh/văn phòng đại diện khác trong cùng tỉnh/thành phố.
- Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc các cụm từ liên quan đến cơ quan nhà nước, trừ khi được phép.
– Địa điểm đặt chi nhánh
- Chi nhánh phải có địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp (thuê hoặc sở hữu).
- Địa chỉ không được đặt tại chung cư (trừ tầng thương mại) theo Điều 6 Luật Nhà ở 2014.
- Địa chỉ cần đầy đủ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, và tỉnh/thành phố.
– Ngành nghề kinh doanh
- Chi nhánh chỉ được hoạt động trong phạm vi ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của doanh nghiệp mẹ.
- Nếu ngành nghề có điều kiện (ví dụ: vận tải, giáo dục, y tế), chi nhánh phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện và xin giấy phép con (nếu cần) trước khi hoạt động.
– Người đứng đầu chi nhánh
- Chi nhánh phải có người đứng đầu (thường là Giám đốc chi nhánh), được bổ nhiệm bởi doanh nghiệp mẹ.
- Người đứng đầu phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 (ví dụ: người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ).
– Nghĩa vụ tài chính
- Doanh nghiệp mẹ cần đảm bảo đã hoàn thành các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội, và các khoản nợ liên quan để tránh bị từ chối đăng ký chi nhánh.
III. Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh
Theo Điều 45 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh bao gồm:
– Thông báo thành lập chi nhánh
- Sử dụng mẫu Phụ lục II-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Ghi rõ thông tin về:
- Tên và mã số doanh nghiệp mẹ.
- Tên chi nhánh, địa chỉ chi nhánh.
- Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh.
- Thông tin người đứng đầu chi nhánh (họ tên, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ).
- Nội dung ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh.
– Quyết định thành lập chi nhánh
- Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên), hoặc các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh).
- Nội dung quyết định bao gồm việc thành lập chi nhánh, bổ nhiệm người đứng đầu, và phạm vi hoạt động của chi nhánh.
– Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (nếu có)
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, cần biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, thống nhất việc thành lập chi nhánh.
– Bản sao giấy tờ tùy thân
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh (công chứng không quá 6 tháng).
- Nếu người đứng đầu là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mẹ, có thể sử dụng bản sao đã nộp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
– Giấy ủy quyền (nếu có)
- Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mẹ, cần giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Lưu ý: Hồ sơ có thể được nộp dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử (khi nộp online qua Cổng thông tin Quốc gia). Nếu nộp online, các giấy tờ cần được scan thành file .pdf hoặc .doc/docx và ký xác thực bằng chữ ký số.
IV. Quy trình đăng ký thành lập chi nhánh
Quy trình đăng ký thành lập chi nhánh được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
– Thu thập và hoàn thiện các giấy tờ theo danh mục quy định, bao gồm:
- Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), hoặc của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên) về việc thành lập chi nhánh.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh.
– Tra cứu tên chi nhánh trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên chi nhánh không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký
– Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở, bằng một trong các hình thức:
- Trực tiếp tại trụ sở cơ quan đăng ký.
- Trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) với chữ ký số để xác thực.
- Qua dịch vụ bưu điện gửi đến Sở Kế hoạch và Đầu tư
Bước 3: Xử lý hồ sơ
– Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và xử lý.
– Nếu hồ sơ hợp lệ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh với mã số đơn vị phụ thuộc.
– Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa trong vòng 60 ngày.
– Doanh nghiệp có thể tra cứu trạng thái hồ sơ trên Cổng thông tin Quốc gia.
Bước 4: Nhận kết quả
– Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, qua bưu điện (nếu đăng ký qua bưu điện), hoặc tải bản điện tử (nếu nộp online).
– Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy chứng nhận để đảm bảo chính xác.
Bước 5: Công bố thông tin chi nhánh
– Theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải công bố thông tin đăng ký chi nhánh trên Cổng thông tin Quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận giấy chứng nhận.
Bước 6: Hoàn thiện thủ tục sau đăng ký
– Khắc con dấu riêng cho chi nhánh và đăng ký mẫu dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (chi phí khoảng 300.000 – 500.000 đồng).
– Thông báo với cơ quan thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở để đăng ký thuế, lựa chọn phương pháp tính thuế.
– Mở tài khoản ngân hàng riêng cho chi nhánh và thông báo số tài khoản cho cơ quan thuế.
– Đăng ký hóa đơn điện tử (nếu chi nhánh phát hành hóa đơn VAT) theo quy định mới từ ngày 01/06/2025.
– Xin giấy phép con nếu chi nhánh kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
Quy trình này giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh nhanh chóng, đúng quy định pháp luật và thuận tiện theo hình thức trực tuyến hoặc trực tiếp.
V. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký chi nhánh
– Kiểm tra kỹ tên và ngành nghề chi nhánh: Tra cứu tên chi nhánh trước để tránh trùng lặp. Đảm bảo ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp mẹ, đặc biệt nếu chi nhánh hoạt động ở ngành nghề có điều kiện.
– Chuẩn bị địa điểm hợp pháp: Địa điểm đặt chi nhánh phải có hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp. Cơ quan đăng ký có thể kiểm tra thực tế địa điểm trước khi cấp giấy chứng nhận.
– Tuân thủ thời hạn công bố thông tin: Việc không công bố thông tin đăng ký chi nhánh trong vòng 30 ngày có thể dẫn đến phạt hành chính từ 1.000.000-2.000.000 VNĐ (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
– Quản lý thuế của chi nhánh: Chi nhánh có thể hạch toán phụ thuộc (nộp thuế tại trụ sở chính) hoặc hạch toán độc lập (nộp thuế tại địa phương nơi chi nhánh đặt trụ sở). Doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp tính thuế với cơ quan thuế ngay sau khi nhận giấy chứng nhận.
– Sử dụng chữ ký số khi nộp online: Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, đảm bảo chữ ký số của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền còn hiệu lực. Liên hệ các nhà cung cấp như Viettel-CA, VNPT-CA, hoặc EasyCA nếu cần đăng ký mới.
– Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý nếu cần: Nếu không quen thuộc với quy trình, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị tư vấn pháp lý uy tín như Kế toán Kế toán Dego , Luật Việt An, hoặc AZTAX để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, và hoàn thiện các thủ tục sau đăng ký.
Các câu hỏi thường gặp
1. Chi nhánh có thể sử dụng con dấu của doanh nghiệp mẹ thay vì khắc con dấu riêng không?
Trả lời: Chi nhánh có thể sử dụng con dấu của doanh nghiệp mẹ nếu được ủy quyền hợp pháp, nhưng theo thông lệ, chi nhánh thường khắc con dấu riêng để thuận tiện cho các giao dịch và quản lý nội bộ. Nếu sử dụng con dấu của doanh nghiệp mẹ, cần có văn bản ủy quyền rõ ràng và thông báo với cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp pháp.
2. Nếu doanh nghiệp mẹ bị tạm ngừng kinh doanh, chi nhánh có được tiếp tục hoạt động không?
Trả lời: Khi doanh nghiệp mẹ bị tạm ngừng kinh doanh theo Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh cũng phải tạm ngừng hoạt động vì là đơn vị phụ thuộc. Doanh nghiệp mẹ cần thông báo trạng thái tạm ngừng của chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày tạm ngừng.
3. Chi nhánh có thể đăng ký kinh doanh ngành nghề khác với doanh nghiệp mẹ không, và cần làm gì để thực hiện?
Trả lời: Chi nhánh không thể đăng ký ngành nghề ngoài phạm vi ngành nghề của doanh nghiệp mẹ. Nếu muốn chi nhánh hoạt động ở ngành nghề mới, doanh nghiệp mẹ phải bổ sung ngành nghề kinh doanh tương ứng vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước, sau đó cập nhật ngành nghề cho chi nhánh thông qua thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Kết luận
Thủ tục xin giấy phép kinh doanh chi nhánh là một bước quan trọng để doanh nghiệp mở rộng quy mô và tăng cường hiệu quả hoạt động. Với quy trình đơn giản, thời gian xử lý nhanh chóng (chỉ 3-5 ngày làm việc), và tùy chọn nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoàn tất thủ tục mà không gặp nhiều trở ngại. Tuy nhiên, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đảm bảo điều kiện pháp lý, và tuân thủ các bước sau đăng ký như công bố thông tin, quản lý thuế, và xin giấy phép con là yếu tố then chốt để chi nhánh hoạt động hợp pháp và hiệu quả.
Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc muốn đảm bảo thủ tục được thực hiện chính xác, hãy liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh hoặc các đơn vị tư vấn pháp lý uy tín như Kế toán Kế toán Dego . Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định, chi nhánh mới sẽ trở thành công cụ đắc lực để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
