Giấy phép lao động (Work Permit) là tài liệu bắt buộc đối với người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đảm bảo quyền lợi lao động và tuân thủ quy định pháp luật. Với sự hội nhập kinh tế quốc tế, nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng tăng, đặc biệt trong các lĩnh vực chuyên môn cao như công nghệ, giáo dục, và quản lý. Thủ tục xin giấy phép lao động đã được cải tiến để đơn giản hóa quy trình, nhưng vẫn yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện pháp lý. Bài viết này Kế toán Dego cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện, hồ sơ, quy trình xin cấp giấy phép lao động mới nhất tính đến năm 2025, cùng những lưu ý quan trọng để người nước ngoài và người sử dụng lao động thực hiện thủ tục hiệu quả.
Mục lục bài viết
I. Giấy phép lao động là gì?
Theo Điều 151 Luật Lao động 2019 và Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Giấy phép lao động được cấp cho các vị trí công việc cụ thể tại một doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân sử dụng lao động tại Việt Nam. Một số đặc điểm chính của giấy phép lao động bao gồm:
- Bắt buộc với lao động nước ngoài: Hầu hết người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn theo Điều 154 Luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (ví dụ: chuyên gia, nhà quản lý nhập cảnh dưới 30 ngày, hoặc người thuộc diện miễn visa theo hiệp định quốc tế).
- Thời hạn cụ thể: Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và có thể gia hạn.
- Liên quan đến visa lao động: Người nước ngoài cần xin visa lao động (ký hiệu LĐ1, LĐ2) dựa trên giấy phép lao động để nhập cảnh và làm việc.
Giấy phép lao động không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn là cơ sở để người nước ngoài được hưởng các quyền lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và ký hợp đồng lao động.
II. Điều kiện xin giấy phép lao động
Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài và người sử dụng lao động cần đáp ứng các điều kiện sau theo Điều 3 và Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP:
1. Điều kiện đối với người nước ngoài
- Độ tuổi và sức khỏe:
- Từ 18 tuổi trở lên, có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc, được chứng nhận bằng giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp (trong hoặc ngoài Việt Nam, công chứng hợp pháp hóa nếu cấp ở nước ngoài).
- Không mắc bệnh truyền nhiễm nguy hiểm (ví dụ: HIV/AIDS, lao phổi) hoặc bệnh tâm thần theo quy định của Bộ Y tế.
- Trình độ chuyên môn:
- Là chuyên gia: Có bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) và ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam, được chứng minh bằng văn bản xác nhận từ cơ quan/đơn vị trước đây.
- Là nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý, được chứng minh bằng văn bản xác nhận.
- Là lao động kỹ thuật: Có chứng chỉ đào tạo hoặc bằng cấp chuyên môn và ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.
- Là giáo viên hoặc người làm việc trong lĩnh vực đặc thù: Có chứng chỉ chuyên môn phù hợp (ví dụ: chứng chỉ TESOL/TEFL cho giáo viên tiếng Anh).
- Lý lịch tư pháp: Không có tiền án, tiền sự tại Việt Nam hoặc nước ngoài, được chứng minh bằng phiếu lý lịch tư pháp (cấp trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ).
- Hộ chiếu hợp lệ: Hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.
2. Điều kiện đối với người sử dụng lao động
- Tư cách pháp nhân hợp lệ: Doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân sử dụng lao động phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động hợp pháp.
- Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
- Phải chứng minh không tuyển được lao động Việt Nam cho vị trí công việc, thông qua báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, được Sở Lao động – Thương binh và Xã hội chấp thuận trước ít nhất 15 ngày.
- Một số trường hợp không cần báo cáo giải trình, như chuyên gia nhập cảnh dưới 30 ngày hoặc thuộc diện miễn giấy phép lao động.
- Hợp đồng lao động: Phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người nước ngoài trước hoặc ngay sau khi được cấp giấy phép lao động.
3. Các trường hợp miễn giấy phép lao động
Theo Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, một số trường hợp không cần giấy phép lao động nhưng phải thông báo với cơ quan quản lý lao động, bao gồm:
- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần.
- Người nước ngoài nhập cảnh dưới 30 ngày để làm việc ngắn hạn (tối đa 90 ngày/năm).
- Giáo viên, nhà nghiên cứu theo lời mời của cơ quan nhà nước Việt Nam.
- Người thuộc diện miễn visa theo hiệp định quốc tế (ví dụ: công dân Nhật Bản, Hàn Quốc nhập cảnh ngắn hạn).
III. Hồ sơ xin giấy phép lao động
Hồ sơ xin giấy phép lao động được quy định tại Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Thông tư 18/2018/TT-BLĐTBXH, bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động
- Mẫu số 11/PLI (Phụ lục I, Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
- Do người sử dụng lao động hoặc người nước ngoài điền, nêu rõ thông tin cá nhân, vị trí công việc, và thời gian làm việc.
- Giấy khám sức khỏe
- Được cấp bởi bệnh viện hoặc cơ sở y tế có thẩm quyền trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Nếu cấp ở nước ngoài, phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.
- Phiếu lý lịch tư pháp
- Cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam (nếu người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam) hoặc tại nước ngoài (nếu chưa từng cư trú).
- Phiếu lý lịch tư pháp phải được cấp trong vòng 6 tháng và hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng nếu cấp ở nước ngoài.
- Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn
- Chuyên gia: Bản sao công chứng bằng đại học (hoặc tương đương) và văn bản xác nhận ít nhất 3 năm kinh nghiệm từ cơ quan/đơn vị trước đây.
- Nhà quản lý/giám đốc điều hành: Văn bản bổ nhiệm và xác nhận kinh nghiệm quản lý.
- Lao động kỹ thuật: Bản sao công chứng chứng chỉ/bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm.
- Các giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.
- Ảnh chân dung: 2 ảnh 4x6cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng.
- Hộ chiếu: Bản sao công chứng toàn bộ hộ chiếu, bao gồm trang thông tin cá nhân và các trang có dấu nhập cảnh (nếu có).
- Giấy tờ từ người sử dụng lao động
- Công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp, trừ trường hợp miễn.
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động của tổ chức.
- Hợp đồng lao động: Bản sao hợp đồng đã ký hoặc dự thảo hợp đồng lao động.
- Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Lưu ý: Tất cả giấy tờ nước ngoài (hộ chiếu, bằng cấp, lý lịch tư pháp) phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam, sau đó dịch công chứng sang tiếng Việt. Hồ sơ có thể nộp bản giấy hoặc bản điện tử (nếu nộp online).
IV. Quy trình xin cấp giấy phép lao động
Quy trình xin giấy phép lao động được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP:
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Người sử dụng lao động nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài làm việc, ít nhất 15 ngày trước ngày nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
- Hồ sơ bao gồm:
- Mẫu số 01/PLI (báo cáo giải trình).
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
- Văn bản chứng minh không tuyển được lao động Việt Nam (nếu có).
- Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc. Nếu được chấp thuận, Sở cấp công văn phê duyệt.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động
- Thu thập và hoàn thiện hồ sơ theo danh mục ở mục III, đảm bảo các giấy tờ được hợp pháp hóa và dịch công chứng chính xác.
Bước 3: Nộp hồ sơ
- Hồ sơ được nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài làm việc, theo một trong các hình thức:
- Trực tiếp: Tại trụ sở Sở.
- Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc hệ thống của Sở Lao động (nếu có), sử dụng chữ ký số để xác thực.
- Qua bưu điện: Gửi hồ sơ đến địa chỉ của Sở.
- Lệ phí nộp hồ sơ: 400.000-1.000.000 VNĐ, tùy địa phương (theo Thông tư 85/2019/TT-BTC).
Bước 4: Xử lý hồ sơ
- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động.
- Nếu hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp nhận thông báo qua văn bản hoặc hệ thống trực tuyến, yêu cầu chỉnh sửa trong vòng 60 ngày.
- Doanh nghiệp có thể tra cứu trạng thái hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công hoặc liên hệ trực tiếp với Sở.
Bước 5: Nhận kết quả
- Giấy phép lao động được nhận trực tiếp tại Sở, qua bưu điện (nếu đăng ký), hoặc tải bản điện tử (nếu nộp online).
- Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm, ghi rõ thông tin người lao động, vị trí công việc, và người sử dụng lao động.
Bước 6: Thủ tục sau khi nhận giấy phép
- Xin visa lao động: Người nước ngoài sử dụng giấy phép lao động để xin visa LĐ1 hoặc LĐ2 tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam hoặc tại sân bay (visa on arrival).
- Khai báo tạm trú: Sau khi nhập cảnh, khai báo tạm trú tại công an phường/xã nơi lưu trú trong vòng 24 giờ.
- Ký hợp đồng lao động: Hoàn tất hợp đồng lao động chính thức và đăng ký bảo hiểm xã hội theo quy định.
V. Thời hạn và gia hạn giấy phép lao động
1. Thời hạn giấy phép lao động
- Thời hạn tối đa: 2 năm, tính từ ngày cấp.
- Thời hạn cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng lao động, thời hạn công văn chấp thuận, và nhu cầu của người sử dụng lao động, nhưng không vượt quá 2 năm.
2. Gia hạn giấy phép lao động
- Giấy phép lao động có thể được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 2 năm, theo Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Điều kiện gia hạn:
- Giấy phép lao động còn hạn ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn.
- Có công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài mới.
- Hợp đồng lao động vẫn còn hiệu lực hoặc được gia hạn.
- Hồ sơ gia hạn: Tương tự hồ sơ xin cấp mới, nhưng thay đơn đề nghị cấp mới bằng đơn đề nghị gia hạn (mẫu số 11/PLI) và nộp kèm giấy phép lao động cũ.
- Thời gian xử lý: 5 ngày làm việc.
Lưu ý: Nếu không gia hạn kịp thời, người nước ngoài phải xin cấp mới giấy phép lao động, bao gồm cả công văn chấp thuận nhu cầu.
VI. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép lao động
– Nộp hồ sơ sớm: Nộp hồ sơ ít nhất 15-30 ngày trước ngày dự kiến làm việc để có thời gian xử lý công văn chấp thuận và giấy phép lao động, tránh ảnh hưởng đến lịch trình công việc.
– Hợp pháp hóa và dịch công chứng chính xác: Đảm bảo tất cả giấy tờ nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam. Dịch công chứng phải do cơ quan có thẩm quyền thực hiện để tránh bị từ chối.
– Kiểm tra điều kiện ngành nghề: Một số ngành nghề (như giáo dục, y tế) yêu cầu chứng chỉ bổ sung (ví dụ: TESOL/TEFL, chứng chỉ hành nghề). Đảm bảo đáp ứng các điều kiện này trước khi nộp hồ sơ.
– Tuân thủ nghĩa vụ sau khi cấp phép: Người nước ngoài phải khai báo tạm trú, ký hợp đồng lao động, và tham gia bảo hiểm xã hội (nếu hợp đồng từ 1 năm trở lên). Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
– Tránh làm việc bất hợp pháp: Làm việc mà không có giấy phép lao động có thể dẫn đến phạt hành chính từ 15.000.000 đến 75.000.000 VNĐ đối với người nước ngoài và người sử dụng lao động, cùng với nguy cơ bị trục xuất (theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP).
Các câu hỏi thường gặp
1. Nếu người nước ngoài thay đổi vị trí công việc trong cùng một công ty, có cần xin cấp mới giấy phép lao động không?
Trả lời: Theo Điều 13 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, nếu người nước ngoài thay đổi vị trí công việc hoặc nội dung công việc khác với giấy phép lao động hiện tại, công ty phải xin cấp mới giấy phép lao động. Hồ sơ cần bao gồm công văn giải trình lý do thay đổi và các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động mới, nhưng có thể không cần nộp lại công văn chấp thuận nhu cầu nếu vị trí mới đã được phê duyệt trước đó.
2. Người nước ngoài có thể sử dụng giấy phép lao động để làm việc cho nhiều công ty tại Việt Nam không?
Trả lời: Không, giấy phép lao động chỉ có hiệu lực cho một vị trí công việc tại một công ty cụ thể. Nếu người nước ngoài muốn làm việc cho công ty khác, dù là bán thời gian, công ty mới phải xin giấy phép lao động riêng hoặc thông báo miễn giấy phép lao động (nếu đủ điều kiện miễn). Làm việc cho nhiều công ty mà không có giấy phép hợp lệ có thể dẫn đến phạt hành chính.
3. Nếu giấy phép lao động bị mất, người nước ngoài và công ty cần làm gì để xin cấp lại?
Trả lời: Trong trường hợp giấy phép lao động bị mất, công ty sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trong vòng 3 ngày kể từ khi phát hiện. Sau đó, nộp hồ sơ xin cấp lại, bao gồm đơn đề nghị cấp lại (mẫu số 11/PLI), bản sao công chứng hộ chiếu, và giấy xác nhận mất từ cơ quan công an (nếu có). Thời gian xử lý là 3-5 ngày làm việc, với lệ phí tương tự cấp mới.
Kết luận
Giấy phép lao động là điều kiện tiên quyết để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động. Với quy trình xử lý nhanh chóng (5-10 ngày làm việc), hồ sơ rõ ràng, và tùy chọn nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thủ tục này đã được tối ưu hóa để hỗ trợ doanh nghiệp và lao động quốc tế. Tuy nhiên, việc đáp ứng đầy đủ điều kiện, chuẩn bị hồ sơ chính xác, và tuân thủ các bước sau cấp phép là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình làm việc tại Việt Nam diễn ra suôn sẻ.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
