Giấy vận tải là một tài liệu pháp lý quan trọng trong hoạt động vận tải đường bộ, giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Trong bối cảnh các quy định mới về giao thông đường bộ có hiệu lực từ năm 2025, việc hiểu rõ khái niệm, điều kiện cấp, và quy định liên quan đến giấy vận tải là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp, hợp tác xã, và hộ kinh doanh vận tải. Bài viết này Kế toán Dego sẽ giải đáp chi tiết về giấy vận tải, các điều kiện để được cấp giấy phép kinh doanh vận tải, và những quy định mới nhất áp dụng từ năm 2025.
Table of Contents
I. Giấy vận tải là gì?
Theo Khoản 1 Điều 61 Luật Đường bộ 2024, giấy vận tải (hay còn gọi là giấy vận chuyển) là giấy tờ xác nhận việc người lái xe đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, và tình trạng cụ thể để vận chuyển đến nơi trả hàng. Giấy vận tải là bằng chứng pháp lý của hợp đồng vận tải hàng hóa, đảm bảo rằng quá trình vận chuyển được thực hiện hợp pháp và minh bạch.
Giấy vận tải có thể được phát hành dưới dạng văn bản giấy hoặc định dạng điện tử, do đơn vị kinh doanh vận tải tự phát hành. Nội dung tối thiểu của giấy vận tải bao gồm:
Giấy vận tải được sử dụng chủ yếu trong hoạt động vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, nhưng cũng áp dụng cho một số trường hợp vận tải hành khách (như vận tải theo tuyến cố định hoặc xe buýt). Đây là tài liệu bắt buộc mà người lái xe phải mang theo trong suốt quá trình vận chuyển để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.
II. Điều kiện cấp giấy phép kinh doanh vận tải
Để được cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, đơn vị kinh doanh (doanh nghiệp, hợp tác xã, hoặc hộ kinh doanh) cần đáp ứng các điều kiện cụ thể theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Giấy phép kinh doanh vận tải là điều kiện tiên quyết để đơn vị kinh doanh vận tải được phép phát hành giấy vận tải. Dưới đây là các điều kiện cụ thể cho từng loại hình vận tải:
1. Điều kiện chung
Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 10/2020/NĐ-CP, các điều kiện chung bao gồm:
- Đơn vị kinh doanh phải là doanh nghiệp, hợp tác xã, hoặc hộ kinh doanh được thành lập hợp pháp và đăng ký ngành nghề kinh doanh vận tải theo Phụ lục I Quyết định 27/2018/QĐ-TTg (mã ngành 4933: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ; 4932: Vận tải hành khách bằng đường bộ).
- Xe ô tô kinh doanh vận tải phải thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp (theo hợp đồng thuê phương tiện bằng văn bản hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh).
- Xe phải được gắn thiết bị giám sát hành trình và đảm bảo hoạt động bình thường, cung cấp dữ liệu cho cơ quan quản lý.
- Người trực tiếp điều hành hoạt động vận tải phải có chứng chỉ sơ cấp vận tải theo Điều 67 Luật Giao thông đường bộ 2008.
2. Điều kiện đối với vận tải hàng hóa
Theo Điều 14 Nghị định 10/2020/NĐ-CP, các điều kiện bổ sung cho kinh doanh vận tải hàng hóa bao gồm:
- Đối với vận tải hàng hóa bằng công-ten-nơ hoặc xe đầu kéo, chỉ doanh nghiệp hoặc hợp tác xã được phép kinh doanh.
- Trước ngày 1/7/2021, xe ô tô kinh doanh vận tải hàng hóa bằng công-ten-nơ và xe đầu kéo phải lắp camera giám sát để ghi và lưu trữ hình ảnh của người lái xe trong quá trình tham gia giao thông. Dữ liệu hình ảnh phải được lưu trữ tối thiểu 24 giờ (cho hành trình dưới 500 km) hoặc 72 giờ (cho hành trình trên 500 km) và cung cấp cho cơ quan Công an, Thanh tra giao thông, hoặc cơ quan cấp giấy phép khi yêu cầu.
- Xe phải được niêm yết thông tin theo quy định tại Phụ lục 14 Thông tư 12/2020/TT-BGTVT, bao gồm tên đơn vị kinh doanh, số điện thoại liên lạc, và các thông tin khác.
3. Điều kiện đối với vận tải hành khách
Theo Điều 13 Nghị định 10/2020/NĐ-CP, các điều kiện bổ sung cho kinh doanh vận tải hành khách (theo tuyến cố định, xe buýt, hoặc taxi) bao gồm:
- Chỉ doanh nghiệp hoặc hợp tác xã được phép kinh doanh vận tải hành khách theo tuyến cố định, xe buýt, hoặc taxi.
- Xe phải được gắn phù hiệu hoặc biển hiệu theo quy định, được cấp bởi Sở Giao thông Vận tải.
- Xe chở trẻ em mầm non hoặc học sinh phải có thiết bị ghi nhận hình ảnh và thiết bị cảnh báo chống bỏ quên trẻ em, sơn màu vàng đậm, và có niên hạn sử dụng không quá 20 năm (theo Điều 35 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024).
4. Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh vận tải
Theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 10/2020/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh vận tải (theo mẫu tại Phụ lục I Nghị định 10/2020/NĐ-CP).
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký kinh doanh.
- Bản sao văn bằng, chứng chỉ của người trực tiếp điều hành hoạt động vận tải.
- Quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý, theo dõi an toàn giao thông (đối với vận tải hành khách hoặc vận tải hàng hóa bằng công-ten-nơ).
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
Hồ sơ được nộp tại Sở Giao thông Vận tải nơi đơn vị đặt trụ sở, qua hình thức trực tiếp, trực tuyến (qua hệ thống dịch vụ công), hoặc bưu điện. Thời gian xử lý hồ sơ là 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
III. Quy định về giấy vận tải năm 2025
Từ ngày 1/1/2025, các quy định mới về giấy vận tải và hoạt động vận tải đường bộ được áp dụng theo Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024, Nghị định 158/2024/NĐ-CP, và các văn bản hướng dẫn. Dưới đây là các quy định quan trọng liên quan đến giấy vận tải:
– Bắt buộc mang giấy vận tải
- Theo khoản 1 Điều 61 Luật Đường bộ 2024, người lái xe phải mang theo giấy vận tải (dạng giấy hoặc điện tử) trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa và xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu.
- Giấy vận tải phải có xác nhận của chủ hàng hoặc người được ủy quyền về khối lượng, chủng loại, và tình trạng hàng hóa.
– Sử dụng giấy vận tải điện tử
- Từ ngày 1/7/2022, đơn vị kinh doanh vận tải phải cung cấp đầy đủ nội dung giấy vận tải qua phần mềm của Bộ Giao thông Vận tải trước khi thực hiện vận chuyển. Điều này tiếp tục được duy trì vào năm 2025, nhằm tăng cường minh bạch và quản lý dữ liệu.
- Lái xe phải có thiết bị (như điện thoại thông minh) để truy cập giấy vận tải điện tử khi cần.
– Quy định về vận tải hàng hóa đặc biệt
- Đối với vận tải hàng hóa siêu trường, siêu trọng, hoặc hàng nguy hiểm, ngoài giấy vận tải, lái xe phải mang theo Giấy phép lưu hành hoặc Giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Hàng hóa nguy hiểm phải tuân thủ Nghị định 34/2024/NĐ-CP, quy định về danh mục hàng hóa nguy hiểm và các yêu cầu an toàn khi vận chuyển.
– Quy định về an toàn và giám sát
- Xe kinh doanh vận tải phải được gắn thiết bị giám sát hành trình và camera (nếu là xe công-ten-nơ hoặc xe đầu kéo). Dữ liệu từ các thiết bị này phải được cung cấp cho cơ quan Công an, Thanh tra giao thông, và cơ quan cấp giấy phép để đảm bảo giám sát công khai.
- Lái xe có quyền từ chối vận chuyển nếu hàng hóa vượt quá khối lượng cho phép, không đúng quy định, hoặc không có giấy vận tải.
– Xử phạt vi phạm liên quan đến giấy vận tải
- Theo Nghị định 158/2024/NĐ-CP, kinh doanh vận tải mà không có giấy phép kinh doanh vận tải hoặc không mang giấy vận tải khi vận chuyển có thể bị phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ, kèm theo các biện pháp như tạm ngừng hoạt động hoặc thu hồi phương tiện.
- Lái xe không mang giấy vận tải hoặc vận chuyển hàng hóa vượt tải trọng có thể bị phạt từ 800.000 VNĐ đến 6.000.000 VNĐ, tùy mức độ vi phạm.
IV. Quy trình cấp giấy phép kinh doanh vận tải
Quy trình cấp Giấy phép kinh doanh vận tải được thực hiện theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP như sau:
– Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm các tài liệu đã nêu ở mục II.4.
– Nộp hồ sơ: Nộp tại Sở Giao thông Vận tải qua hình thức trực tiếp, trực tuyến, hoặc bưu điện.
– Xử lý hồ sơ: Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo nếu hồ sơ cần bổ sung. Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy phép kinh doanh sẽ được cấp trong 5 ngày làm việc.
– Nhận kết quả: Giấy phép được cấp theo mẫu tại Phụ lục II Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Nếu bị từ chối, cơ quan sẽ trả lời bằng văn bản hoặc qua hệ thống dịch vụ công, nêu rõ lý do.
V. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp năm 2025
– Tuân thủ quy định về thiết bị giám sát: Đảm bảo xe được lắp thiết bị giám sát hành trình và camera hoạt động đúng quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ để tránh bị phạt do thiết bị không hoạt động.
– Cập nhật thông tin giấy vận tải điện tử: Sử dụng phần mềm của Bộ Giao thông Vận tải để cập nhật thông tin giấy vận tải trước mỗi chuyến hàng, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ với cơ quan quản lý.
– Kiểm tra niên hạn xe: Theo Điều 40 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024, xe kinh doanh vận tải có niên hạn sử dụng tối đa 20 năm (tính từ năm sản xuất). Xe hết niên hạn sẽ không được phép tham gia vận chuyển, và vi phạm có thể bị phạt từ 4.000.000 VNĐ đến 6.000.000 VNĐ, kèm tịch thu phương tiện.
– Đào tạo người điều hành vận tải: Người điều hành vận tải phải có chứng chỉ sơ cấp vận tải. Doanh nghiệp cần tổ chức hoặc gửi nhân viên tham gia các khóa đào tạo tại các cơ sở được cấp phép
Các câu hỏi thường gặp
1. Nếu doanh nghiệp vận tải sử dụng dịch vụ thuê ngoài để phát hành giấy vận tải, có cần đáp ứng các điều kiện về giấy phép kinh doanh vận tải không?
Trả lời: Có, doanh nghiệp vận tải thuê ngoài dịch vụ phát hành giấy vận tải vẫn phải có Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô theo quy định của Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Đơn vị thuê ngoài cũng phải đáp ứng các yêu cầu về thiết bị giám sát hành trình và cung cấp thông tin giấy vận tải đầy đủ, chính xác để đảm bảo tính pháp lý.
2. Giấy vận tải điện tử có thể được sử dụng cho các chuyến vận chuyển quốc tế không, hay cần giấy tờ bổ sung?
Trả lời: Giấy vận tải điện tử được sử dụng chủ yếu trong phạm vi Việt Nam. Đối với vận chuyển quốc tế (ví dụ: Việt Nam – Lào), doanh nghiệp cần bổ sung Giấy phép vận tải đường bộ quốc tế do Tổng cục Đường bộ Việt Nam cấp, cùng với các giấy tờ liên quan như hợp đồng vận chuyển quốc tế và giấy phép lưu hành đặc biệt (nếu cần).
3. Trường hợp mất giấy vận tải trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp hoặc lái xe cần làm gì để tránh bị xử phạt?
Trả lời: Nếu mất giấy vận tải, lái xe cần thông báo ngay cho đơn vị kinh doanh vận tải để được cấp lại hoặc cung cấp bản sao giấy vận tải điện tử qua thiết bị di động. Doanh nghiệp nên liên hệ với Sở Giao thông Vận tải để báo cáo sự việc và xin xác nhận, đồng thời lưu trữ dữ liệu giấy vận tải trên hệ thống để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Kết luận
Giấy vận tải là một tài liệu pháp lý quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động vận tải đường bộ. Để được cấp giấy phép kinh doanh vận tải và phát hành giấy vận tải, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt về phương tiện, thiết bị giám sát, và nhân sự điều hành. Năm 2025, với sự ra đời của Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024 và các quy định mới, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu về giấy vận tải, đặc biệt là sử dụng định dạng điện tử và đảm bảo an toàn giao thông.
Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thông tin pháp lý, cập nhật dữ liệu qua phần mềm của Bộ Giao thông Vận tải, và liên hệ với Sở Giao thông Vận tải hoặc các đơn vị tư vấn pháp lý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý trong hoạt động vận tải.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
