Hướng dẫn xin visa đi nước ngoài: Hồ sơ, quy trình và lưu ý cho từng quốc gia

Với sự hội nhập quốc tế và nhu cầu đi lại ngày càng tăng, việc xin visa đi nước ngoài đã trở thành một phần không thể thiếu đối với công dân Việt Nam khi du lịch, công tác, học tập, hoặc thăm thân. Mỗi quốc gia có quy định riêng về visa, từ hồ sơ, quy trình, đến điều kiện xét duyệt, đòi hỏi người xin visa phải chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh chậm trễ hoặc bị từ chối. Tính đến năm 2025, hộ chiếu Việt Nam xếp hạng 90 trên Henley Passport Index, với quyền miễn visa tại 55 quốc gia và vùng lãnh thổ, nhưng vẫn cần visa để nhập cảnh các điểm đến phổ biến như Mỹ, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, hoặc Úc. Bài viết này Kế toán Dego cung cấp hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, quy trình xin visa, và những lưu ý quan trọng cho công dân Việt Nam khi xin visa đi các quốc gia, cùng mẹo để tăng tỷ lệ đậu visa, cập nhật mới nhất đến năm 2025.

I. Visa là gì và tại sao cần xin visa đi nước ngoài?

Visa (thị thực) là giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia cấp, cho phép người nước ngoài nhập cảnh và lưu trú trong thời gian nhất định với mục đích cụ thể (du lịch, công tác, học tập, lao động, v.v.). Visa đảm bảo kiểm soát biên giới, an ninh quốc gia, và tuân thủ các hiệp định quốc tế.

Công dân Việt Nam cần xin visa khi nhập cảnh các quốc gia không có chính sách miễn visa hoặc visa tại cửa khẩu/thị thực điện tử (theo danh sách 55 quốc gia miễn visa năm 2025). Một số quốc gia phổ biến yêu cầu visa bao gồm:

• Châu Mỹ: Mỹ, Canada, Brazil.
• Châu Âu: Khu vực Schengen (26 nước như Đức, Pháp, Ý, Tây Ban Nha), Anh, Ireland.
• Châu Á: Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ.
• Châu Đại Dương: Úc, New Zealand.
• Châu Phi: Nam Phi, Ai Cập.

Việc xin visa đúng quy trình không chỉ đảm bảo nhập cảnh hợp pháp mà còn giúp người xin visa tránh các rủi ro như bị từ chối nhập cảnh, phạt hành chính, hoặc cấm nhập cảnh trong tương lai.

II. Hướng dẫn chung về hồ sơ xin visa đi nước ngoài

Hồ sơ xin visa thay đổi tùy thuộc vào quốc gia và mục đích nhập cảnh, nhưng thường bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:

1. Hộ chiếu
   • Hộ chiếu phổ thông (hộ chiếu xanh) còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh, có tối thiểu 2 trang trống.
   • Bản sao công chứng trang thông tin cá nhân và các trang có dấu visa/xuất nhập cảnh (nếu có).
2. Tờ khai xin visa đi nước ngoài
   • Mẫu tờ khai theo quy định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc hệ thống đăng ký trực tuyến (như DS-160 cho Mỹ, eVisa cho Úc).
   • Điền đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi, lịch trình, và thông tin tài chính.
3. Ảnh chân dung
   • Kích thước theo yêu cầu (thường 4x6cm hoặc 3.5×4.5cm), nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng.
   • Một số quốc gia yêu cầu định dạng cụ thể (ví dụ: Mỹ yêu cầu ảnh số 2×2 inch).
4. Chứng minh tài chính
   • Sổ tiết kiệm (thường từ 100 triệu VNĐ trở lên, tương đương 4.000 USD), xác nhận số dư ngân hàng, hoặc sao kê tài khoản 3-6 tháng gần nhất.
   • Bảng lương, hợp đồng lao động, hoặc giấy xác nhận thu nhập (đối với người làm công).
   • Giấy chứng nhận sở hữu tài sản (nhà đất, ô tô) nếu có.
5. Chứng minh công việc
   • Người làm công: Hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, giấy phép nghỉ phép.
   • Chủ doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, biên lai thuế 3-6 tháng gần nhất.
   • Sinh viên: Thẻ sinh viên, giấy xác nhận của trường, hoặc thư chấp nhận nhập học (nếu xin visa du học).
   • Người nghỉ hưu: Quyết định nghỉ hưu, sổ lương hưu.
6. Chứng minh mục đích chuyến đi
   • Du lịch: Lịch trình chi tiết, vé máy bay khứ hồi, xác nhận đặt phòng khách sạn, bảo hiểm du lịch (bắt buộc với Schengen).
   • Công tác: Thư mời từ đối tác, hợp đồng kinh doanh, giấy xác nhận công tác.
   • Thăm thân: Thư mời từ người thân, giấy chứng minh quan hệ (giấy kết hôn, khai sinh), giấy tờ chứng minh tình trạng cư trú của người mời.
   • Học tập: Thư chấp nhận nhập học, biên lai đóng học phí, giấy xác nhận học bổng (nếu có).
7. Bảo hiểm du lịch
   • Bắt buộc với một số quốc gia (như Schengen, Nhật Bản), mức bảo hiểm tối thiểu thường từ 30.000 EUR (khoảng 32.000 USD).
   • Bảo hiểm phải bao gồm chi phí y tế, tai nạn, và hồi hương.
8. Phí xin visa
   • Tùy quốc gia và loại visa, dao động từ 20-200 USD. Phí thường không hoàn lại nếu bị từ chối.
   • Thanh toán trực tiếp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán, trung tâm tiếp nhận visa, hoặc trực tuyến.

III. Quy trình xin visa đi nước ngoài

Quy trình xin visa đi nước ngoài thường bao gồm các bước sau:

1. Xác định loại visa và quốc gia đích
   • Kiểm tra xem quốc gia có miễn visa cho công dân Việt Nam không (55 quốc gia miễn visa năm 2025).
   • Xác định mục đích nhập cảnh (du lịch, công tác, học tập, v.v.) để chọn loại visa phù hợp (ví dụ: visa du lịch B1/B2 Mỹ, visa Schengen C).
2. Chuẩn bị hồ sơ
   • Thu thập đầy đủ giấy tờ theo danh mục ở mục II, đảm bảo chính xác và hợp lệ.
   • Hợp pháp hóa lãnh sự/dịch công chứng nếu cần (ví dụ: visa Trung Quốc yêu cầu giấy tờ công chứng).
3. Nộp hồ sơ
   • Trực tiếp: Tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia đích (ví dụ: Đại sứ quán Mỹ tại Hà Nội, Lãnh sự quán Mỹ tại TP.HCM).
   • Qua trung tâm tiếp nhận visa: Như VFS Global (Schengen, Úc, Canada), TLScontact (Anh), hoặc KVAC (Hàn Quốc).
   • Trực tuyến: Qua hệ thống eVisa (Úc, Canada, Ấn Độ) hoặc đăng ký mẫu như DS-160 (Mỹ).
   • Đặt lịch hẹn trước nếu yêu cầu (qua website Đại sứ quán hoặc trung tâm visa).
4. Thanh toán phí visa
   • Nộp phí tại thời điểm nộp hồ sơ hoặc qua chuyển khoản/trực tuyến, tùy quy định.
   • Lưu biên lai thanh toán để tra cứu trạng thái hồ sơ.
5. Phỏng vấn (nếu có)
   • Một số quốc gia (Mỹ, Schengen, Canada) yêu cầu phỏng vấn để xác minh mục đích chuyến đi.
   • Chuẩn bị trả lời các câu hỏi về lịch trình, tài chính, công việc, và lý do quay về Việt Nam.
6. Chờ xét duyệt
   • Thời gian xử lý:
     • Visa du lịch: 5-15 ngày làm việc (Schengen, Nhật Bản, Hàn Quốc).
     • Visa công tác: 3-10 ngày (Trung Quốc, Úc).
     • Visa học tập: 1-3 tháng (Mỹ, Canada).
   • Tra cứu trạng thái hồ sơ qua website Đại sứ quán/trung tâm visa hoặc mã giao dịch.
7. Nhận kết quả
   • Nhận hộ chiếu có dán visa trực tiếp tại Đại sứ quán/trung tâm visa, qua bưu điện, hoặc tải eVisa (nếu áp dụng).
   • Kiểm tra thông tin visa (họ tên, thời hạn, số lần nhập cảnh) để đảm bảo không có sai sót.
8. Chuẩn bị nhập cảnh
   • Mang theo visa, hộ chiếu, vé máy bay khứ hồi, xác nhận đặt phòng, và bảo hiểm du lịch khi nhập cảnh.
   • Khai báo hải quan và hợp tác với nhân viên xuất nhập cảnh.

Lưu ý: Thời gian xử lý có thể kéo dài trong mùa cao điểm (tháng 6-8, tháng 12-2). Nộp hồ sơ sớm ít nhất 1-2 tháng trước ngày dự kiến khởi hành.

IV. Hướng dẫn xin visa đi nước ngoài cho các quốc gia phổ biến

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho các quốc gia thường được công dân Việt Nam xin visa, bao gồm hồ sơ, quy trình, và lưu ý riêng:

1. Visa Mỹ (B1/B2 – Du lịch/Công tác)

• Hồ sơ:
  • Mẫu DS-160 (điền trực tuyến tại https://ceac.state.gov).
  • Hộ chiếu còn hạn 6 tháng, ảnh 2×2 inch (tải lên DS-160).
  • Chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm từ 10.000 USD, sao kê ngân hàng).
  • Chứng minh công việc (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh).
  • Lịch trình chuyến đi, vé máy bay/xác nhận đặt phòng (không bắt buộc).
  • Thư mời từ đối tác/thân nhân (nếu có).
• Quy trình:
  • Điền DS-160, in trang xác nhận.
  • Đặt lịch hẹn phỏng vấn tại Đại sứ quán Mỹ (Hà Nội: 7 Láng Hạ, Ba Đình) hoặc Lãnh sự quán (TP.HCM: 4 Lê Duẩn, Quận 1) qua https://www.ustraveldocs.com/vn.
  • Nộp phí: 160 USD (thanh toán tại bưu điện Việt Nam).
  • Phỏng vấn (chuẩn bị trả lời về mục đích, tài chính, lý do quay về Việt Nam).
  • Thời gian xét duyệt: 7-14 ngày làm việc.
• Lưu ý:
  • Chứng minh ràng buộc tại Việt Nam (công việc ổn định, tài sản, gia đình) để tăng tỷ lệ đậu.
  • Trả lời phỏng vấn tự tin, trung thực.
  • Lịch sử du lịch tốt (đã đi Nhật, Hàn, EU) là lợi thế.

2. Visa Schengen (Loại C – ngắn hạn ngắn hạn)

• Hồ sơ:
  • Mẫu đơn xin visa Schengen (tải tại website VFS Global).
  • Hộ chiếu còn hạn 3 tháng sau khi rời Schengen, có 2 trang trống.
  • 2 ảnh 3.5×4.5cm, nền trắng.
  • Chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm từ 5.000 EUR, sao kê ngân hàng).
  • Chứng minh công việc (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh).
  • Lịch trình chi tiết, vé máy bay khứ hồi, xác nhận đặt phòng.
  • Bảo hiểm du lịch (mức bảo hiểm tối thiểu 30.000 EUR, áp dụng cho toàn khu vực Schengen).
• Quy trình:
  • Xác định quốc gia Schengen chính (nơi lưu trú lâu nhất) để nộp hồ sơ (ví dụ: Đại sứ quán Pháp, Đức).
  • Đặt lịch tại VFS Global (Hà Nội: Tòa nhà Ocean Park, TP.HCM: Tòa nhà Resco, Đà Nẵng: https://www.vfsglobal.com).
  • Nộp phí: 80 EUR (khoảng 85 USD) + phí dịch vụ VFS (20-30 USD).
  • Lấy dấu vân tay và chụp ảnh tại VFS (miễn nếu đã lấy trong 5 năm).
  • Thời gian xét duyệt: 15-30 ngày làm việc.
• Lưu ý:
  • Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán của quốc gia bạn nhập cảnh đầu tiên hoặc lưu trú lâu nhất.
  • Đảm bảo lịch trình rõ ràng, thống nhất giữa các quốc gia Schengen.
  • Gia hạn visa nếu cần tại cơ quan nội vụ của quốc gia lưu trú.

3. Visa Nhật Bản (Du lịch/Thăm thân)

• Hồ sơ:
  • Mẫu đơn xin visa (tải tại https://www.vn.emb-japan.go.jp).
  • Hộ chiếu còn hạn 6 tháng, 2 ảnh 4x6cm.
  • Chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm từ 5.000 USD, sao kê ngân hàng).
  • Chứng minh công việc (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh).
  • Lịch trình chi tiết (mẫu tải từ website Đại sứ quán), vé máy bay, đặt phòng.
  • Bảo hiểm du lịch (khuyến khích).
  • Thư mời và giấy bảo lãnh (nếu thăm thân).
• Quy trình:
  • Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội: 27 Liễu Giai, Ba Đình) hoặc Lãnh sự quán (TP.HCM: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3).
  • Hoặc qua công ty du lịch được ủy quyền (không qua VFS).
  • Phí: 610.000 VNĐ (du lịch nhập cảnh 1 lần) hoặc 1.220.000 VNĐ (nhập cảnh nhiều lần).
  • Thời gian xét: 5-10 ngày làm việc.
• Lưu ý:
  • Công dân Việt Nam từng đi Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, EU trong 5 năm gần đây có thể xin visa nhập cảnh nhiều lần (30 ngày/lần).
  • Hồ sơ không cần phỏng vấn trừ khi có lý lịch phức tạp.

4. Visa Hàn Quốc (Du lịch/Thăm thân)

• Hồ sơ:
  • Mẫu đơn xin visa (tải tại https://visa.go.kr).
  • Hộ chiếu còn hạn 6 tháng, 1 ảnh 3.3.5×4.45cm.
  • Chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm từ 5.000 USD, sao kê ngân hàng).
  • Chứng minh công việc (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh).
  • Lịch trình, vé máy bay, xác nhận đặt phòng.
  • Thư mời và giấy chứng minh quan hệ (nếu thăm thân).
• Quy trình:
  • Nộp tại Trung tâm KVAC (Hà Nội: Tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng; TP.HCM: Tòa nhà Vietcombank, 5 Công trường Mê Linh).
  • Đặt lịch hẹn tại https://visa.go.kr.
  • Phí: 20 USD (nhập cảnh 1 lần) + phí dịch vụ KVAC ~30 USD.
  • Thời gian xét: 8-15 ngày làm việc.
• Lưu ý:
  • Công dân ở 11 tỉnh miền Trung (như Đà Nẵng, Huế) được miễn chứng minh tài chính nếu xin visa du lịch.
  • Lịch sử du lịch tốt (đã đi OECD, Hàn Quốc) giúp xin visa nhập cảnh nhiều lần dễ hơn.

5. Visa Trung Quốc (Du lịch/Công tác)

• Hồ sơ:
  • Mẫu đơn xin visa (tải tại https://www.visaforchina.org).
  • Hộ chiếu còn hạn 6 tháng, 2 ảnh 4.8×3.3 cm.
  • Chứng minh tài chính (sao kê ngân hàng, sổ tiết kiệm từ 2.000 USD).
  • Chứng minh công việc (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh).
  • Vé máy bay khứ hồi, xác nhận đặt phòng, lịch trình.
  • Thư mời từ đối tác Trung Quốc (nếu công tác).
• Quy trình:
  • Nộp tại Trung tâm Visa Trung Quốc (Hà Nội: Tòa nhà Sun City, 13 Hai Bà Trưng; TP.HCM: Tòa nhà PDD, 162 Pasteur).
  • Phí: 60 USD (nhập cảnh 1 lần) ~ 140 USD (nhập cảnh nhiều lần).
  • Thời gian xét: 4-7 ngày làm việc.
• Lưu ý:
  • Giấy tờ cần được công chứng tại địa phương trước khi nộp.
  • Visa công tác yêu cầu thư mời có mã xác thực từ cơ quan Trung Quốc.
  • Hong Kong và Macau áp dụng quy định visa riêng.

6. Visa Úc (Du lịch/Visitor Visa 600)

• Hồ sơ:
  • Đăng ký trực tuyến qua ImmiAccount (https://immi.homeaffairs.gov.au).
  • Hộ chiếu còn hạn 6 tháng, ảnh số 4x6cm.
  • Chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm từ 10.000 AUD, sao kê ngân hàng).
  • Chứng minh công việc (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh).
  • Lịch trình, thư mời (nếu thăm thân).
  • Bảo hiểm du lịch (khuyến khích).
• Quy trình:
  • Tạo tài khoản ImmiAccount, nộp hồ sơ điện tử, tải tài liệu scan.
  • Nộp tại VFS Global (Hà Nội, TP.HCM) nếu cần lấy sinh trắc học.
  • Phí: 190 AUD (khoảng 125 USD) + phí sinh trắc ~20 USD.
  • Thời gian xét: 15-30 ngày làm việc.
• Lưu ý:
  • Cung cấp lịch sử du lịch chi tiết (visa các nước đã đi).
  • Visa Úc thường cấp nhập cảnh nhiều lần (1 năm, lưu trú 3 tháng/lần).

7. Visa Canada (Temporary Resident Visa)

• Hồ sơ:
  • Đăng ký trực tuyến qua IRCC (https://www.canada.ca).
  • Hộ chiếu còn hạn 6 tháng, ảnh 3.5×4.5cm.
  • Chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm từ 10.000 CAD, sao kê ngân hàng).
  • Chứng minh công việc (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh).
  • Lịch trình, vé máy bay, xác nhận đặt phòng.
  • Thư mời và giấy chứng minh của người mời (nếu thăm thân).
• Quy trình:
  • Nộp qua VFS Canada (Hà Nội: Tòa nhà PVI, TP.HCM: Tòa nhà Metropolitan).
  • Đặt lịch lấy sinh trắc học tại https://www.vfsglobal.ca.
  • Phí: 100 CAD (khoảng 75 USD) + phí sinh trắc ~20 USD.
  • Thời gian xét: 20-45 ngày làm việc.
• Lưu ý:
  • Chứng minh ràng buộc tại Việt Nam (gia đình, công việc) là yếu tố quan trọng.
  • Visa Canada thường cấp nhập cảnh nhiều lần (lên đến 10 năm).

VIII. Lưu ý quan trọng khi xin visa đi nước ngoài

– Nộp hồ sơ sớm: Nộp hồ sơ ít nhất 1-2 tháng trước ngày khởi hành để tránh chậm trễ, đặc biệt trong mùa cao điểm (tháng 6-8, tháng 12-2).

– Kiểm tra yêu cầu cụ thể: Mỗi quốc gia có quy định riêng về mẫu đơn, kích thước ảnh, và giấy tờ bổ sung. Truy cập website Đại sứ quán hoặc trung tâm visa (như VFS Global, KVAC, TTS) để cập nhật thông tin.

– Hợp pháp hóa và dịch công chứng: Giấy tờ như giấy kết hôn, khai sinh, hoặc giấy phép kinh doanh cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia đích.

– Chuẩn bị phỏng vấn kỹ lưỡng: Luyện tập trả lời các câu hỏi về mục đích chuyến đi, tài chính, công việc, và lý do quay về Việt Nam. Trung thực, tự tin, và mang theo giấy tờ gốc để đối chiếu.

– Chứng minh ràng buộc tại Việt Nam: Các quốc gia như Mỹ, Canada, Schengen thường từ chối visa nếu bạn không chứng minh được ý định quay về (ví dụ: công việc ổn định, gia đình, tài sản).

– Mẹo tăng tỷ lệ đậu visa

• Có lịch sử du lịch tốt (đã đi các nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, EU).
• Cung cấp hồ sơ đầy đủ, thống nhất, và trình bày rõ ràng.
• Chứng minh tài chính mạnh mẽ (sổ tiết kiệm lâu dài, thu nhập ổn định).
• Tránh cung cấp thông tin sai lệch, vì điều này có thể dẫn đến cấm nhập cảnh dài hạn.

Các câu hỏi thường gặp 

1. Nếu visa bị từ chối, tôi có thể nộp lại ngay lập tức không, và làm gì để cải thiện hồ sơ?

Trả lời: Bạn có thể nộp lại hồ sơ ngay sau khi bị từ chối, nhưng nên chờ ít nhất 1-3 tháng để cải thiện hồ sơ và khắc phục lý do từ chối (thường ghi trong thư thông báo). Hãy bổ sung giấy tờ chứng minh tài chính mạnh hơn, lịch trình rõ ràng hơn, hoặc lịch sử du lịch tốt hơn (ví dụ: đi thêm các nước ASEAN). Liên hệ đơn vị tư vấn như Visana để được hướng dẫn cụ thể.

2. Tôi có thể xin visa cho nhiều quốc gia cùng lúc để tăng cơ hội nhập cảnh không?

Trả lời: Có, bạn có thể xin visa cho nhiều quốc gia cùng lúc (ví dụ: Schengen và Nhật Bản), nhưng phải đảm bảo hồ sơ độc lập cho từng quốc gia và không trùng lịch trình nhập cảnh. Tuy nhiên, việc bị từ chối visa ở một quốc gia có thể ảnh hưởng đến hồ sơ xin visa ở quốc gia khác, đặc biệt nếu bạn khai báo lịch sử từ chối. Hãy ưu tiên quốc gia có khả năng đậu cao trước.

3. Hộ chiếu hết hạn trong khi visa còn hiệu lực, tôi cần làm gì để tiếp tục sử dụng visa?

Trả lời: Nếu hộ chiếu hết hạn, bạn phải làm hộ chiếu mới và chuyển visa còn hiệu lực sang hộ chiếu mới. Liên hệ Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia cấp visa để thực hiện thủ tục (mang hộ chiếu cũ, hộ chiếu mới, và visa gốc). Một số quốc gia (như Mỹ, Canada) cho phép sử dụng visa trên hộ chiếu cũ cùng với hộ chiếu mới khi nhập cảnh, nhưng cần xác nhận trước với hãng hàng không và hải quan.

Kết luận

Xin visa đi nước ngoài là một bước quan trọng để công dân Việt Nam thực hiện các chuyến đi quốc tế, du lịch, công tác, học tập, hoặc thăm thân. Mỗi quốc gia có yêu cầu riêng về hồ sơ, quy trình, và điều kiện xét duyệt, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ quy định. Từ visa Mỹ với phỏng vấn nghiêm ngặt, visa Schengen yêu cầu bảo hiểm du lịch, đến visa Nhật Bản, Hàn Quốc với ưu đãi cho người có lịch sử du lịch tốt, việc nắm rõ thông tin cập nhật và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp tăng tỷ lệ đậu visa đáng kể.

Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego