Hướng dẫn đăng ký giấy phép kinh doanh mới nhất 2025

Giấy phép kinh doanh là bước pháp lý quan trọng để cá nhân hoặc tổ chức bắt đầu hoạt động kinh doanh hợp pháp, tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, nắm rõ thủ tục hành chính, và tuân thủ thời gian xử lý theo quy định. Kế toán Dego cung cấp hướng dẫn chi tiết, cập nhật năm 2025, về các loại giấy phép kinh doanh, điều kiện, hồ sơ, thủ tục, thời gian, và các bước cần thực hiện sau khi đăng ký, dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nội dung được trình bày chuyên sâu, tập trung vào thông tin chuyên môn để hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân khởi nghiệp hiệu quả.

I. Khái niệm về giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh trong phạm vi ngành nghề cụ thể, theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Giấy phép này bao gồm các loại như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, và các giấy phép con (giấy phép ngành nghề có điều kiện). Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế, nhưng không phải là giấy phép kinh doanh cho các ngành nghề có điều kiện.

Đăng ký giấy phép kinh doanh đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh, giúp chủ thể kinh doanh thực hiện các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội, và các giao dịch tài chính hợp pháp. Đồng thời, giấy phép này tăng cường uy tín với đối tác và khách hàng, đồng thời là cơ sở để cơ quan nhà nước quản lý hoạt động kinh doanh. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, mọi hoạt động kinh doanh thường xuyên nhằm mục đích sinh lợi đều phải đăng ký, trừ các trường hợp miễn trừ như kinh doanh nhỏ lẻ, bán hàng rong không có địa điểm cố định. Việc không đăng ký có thể dẫn đến phạt hành chính từ 5-20 triệu đồng theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.

II. Các loại hình đăng ký giấy phép kinh doanh

Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định các loại hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, mỗi loại phù hợp với quy mô, mục tiêu, và đặc điểm pháp lý khác nhau. Dưới đây là phân tích chi tiết từng loại hình:

1. Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể phù hợp với các cá nhân hoặc nhóm cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ, như cửa hàng tạp hóa, quán ăn, hoặc dịch vụ cá nhân. Loại hình này có thủ tục đăng ký đơn giản, chi phí thấp, và quản lý dễ dàng. Tuy nhiên, chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn đối với mọi nghĩa vụ tài chính, và khả năng huy động vốn bị hạn chế do không có tư cách pháp nhân.

2. Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn. Loại hình này phù hợp với các hoạt động kinh doanh cá nhân muốn tự kiểm soát toàn bộ quyết định. Ưu điểm là quyền quyết định nhanh chóng và không cần chia sẻ lợi nhuận. Tuy nhiên, rủi ro tài chính cao do chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm toàn bộ bằng tài sản cá nhân.

3. Công ty hợp danh

Công ty hợp danh yêu cầu ít nhất hai thành viên hợp danh, chịu trách nhiệm vô hạn, và có thể có thành viên góp vốn chịu trách nhiệm hữu hạn. Loại hình này phù hợp với các nhóm cá nhân muốn kết hợp chuyên môn và tài chính, như văn phòng luật sư hoặc công ty kiểm toán. Ưu điểm là khả năng kết hợp nguồn lực, nhưng quản lý phức tạp do cần sự đồng thuận giữa các thành viên.

4. Công ty TNHH một thành viên

Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp. Loại hình này phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, như cửa hàng bán lẻ hoặc công ty dịch vụ. Ưu điểm là quản lý đơn giản và rủi ro tài chính giới hạn, nhưng khó huy động vốn từ bên ngoài.

5. Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 2 đến 50 thành viên, chịu trách nhiệm hữu hạn. Loại hình này phù hợp với các nhóm đối tác muốn hợp tác kinh doanh mà không cần huy động vốn rộng rãi. Ưu điểm là linh hoạt trong quản lý và phân chia lợi nhuận, nhưng cần thỏa thuận rõ ràng để tránh tranh chấp.

6. Công ty cổ phần

Công ty cổ phần có ít nhất ba cổ đông, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp. Loại hình này phù hợp với doanh nghiệp cần huy động vốn lớn, như công ty công nghệ hoặc sản xuất quy mô lớn. Ưu điểm là khả năng phát hành cổ phiếu để huy động vốn, nhưng quản trị phức tạp do có nhiều cổ đông và yêu cầu công khai thông tin tài chính.

Việc lựa chọn loại hình kinh doanh cần dựa trên quy mô, ngành nghề, và mục tiêu dài hạn. Tra cứu mã ngành nghề theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC) là bước quan trọng để xác định loại hình phù hợp và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

III. Điều kiện đăng ký giấy phép kinh doanh

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để đăng ký giấy phép kinh doanh, cá nhân hoặc tổ chức cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Chủ thể đăng ký

Người đăng ký phải từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Không thuộc các đối tượng bị cấm kinh doanh, như công chức, viên chức, quân nhân, hoặc người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự (Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020).

2. Tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh

Tên không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tên phải tuân thủ quy định tại Điều 37-41 Luật Doanh nghiệp 2020, không vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc chứa các từ ngữ nhạy cảm.
Có thể tra cứu tên doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).

3. Trụ sở chính

Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, hợp pháp, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
Không được đặt tại chung cư (trừ tầng thương mại) theo quy định tại Luật Nhà ở 2014.
Cần cung cấp hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh.

4. Ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề không thuộc danh mục cấm, như kinh doanh ma túy, vũ khí, hoặc các hoạt động bị pháp luật cấm (Điều 7 Luật Đầu tư 2020).
Đối với ngành nghề có điều kiện (ví dụ: bất động sản, giáo dục, y tế), cần đáp ứng vốn pháp định hoặc chứng chỉ hành nghề theo quy định tại Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020.

5. Vốn điều lệ

Doanh nghiệp tự quyết định vốn điều lệ, trừ các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, như kinh doanh bất động sản (20 tỷ đồng) hoặc kinh doanh vận tải (1,5-3 tỷ đồng tùy loại hình).
Doanh nghiệp không cần chứng minh nguồn vốn khi đăng ký, nhưng phải chịu trách nhiệm về số vốn kê khai và ký quỹ (nếu có).

6. Ngành nghề có điều kiện

Một số ngành nghề yêu cầu giấy phép con sau khi đăng ký doanh nghiệp, như kinh doanh thực phẩm (cần giấy an toàn thực phẩm), kinh doanh vận tải (cần giấy phép của Sở Giao thông Vận tải), hoặc kinh doanh giáo dục (cần giấy phép hoạt động của Sở Giáo dục và Đào tạo).
Doanh nghiệp phải duy trì điều kiện kinh doanh trong suốt quá trình hoạt động, theo khoản 1 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên là yếu tố then chốt để hồ sơ đăng ký được chấp thuận. Tra cứu mã ngành nghề và kiểm tra điều kiện pháp lý trước khi nộp hồ sơ giúp giảm thiểu rủi ro từ chối.

IV. Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh

Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, được quy định chi tiết tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là các yêu cầu hồ sơ cho từng loại hình:

1. Hồ sơ chung

Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh: Theo mẫu quy định tại Phụ lục I Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, bao gồm thông tin về tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề, và vốn điều lệ.
Bản sao giấy tờ tùy thân: CMND/CCCD/Hộ chiếu (có chứng thực) của chủ hộ kinh doanh, người đại diện pháp luật, hoặc thành viên/cổ đông.
Giấy tờ pháp lý của tổ chức: Nếu thành viên là tổ chức, cần bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và quyết định ủy quyền.

2. Hộ kinh doanh cá thể

Danh sách cá nhân góp vốn (nếu có).
Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh hợp pháp.
Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải chủ hộ).

3. Doanh nghiệp tư nhân

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của chủ doanh nghiệp.
Giấy ủy quyền (nếu có).

4. Công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh

Điều lệ công ty: Bao gồm thông tin về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, và quy định quản lý nội bộ.
Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập: Theo mẫu quy định, bao gồm thông tin cá nhân, tỷ lệ vốn góp, và chữ ký xác nhận.
Văn bản ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện pháp luật.
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, theo Luật Đầu tư 2020.

5. Hồ sơ ngành nghề có điều kiện

Đối với ngành nghề yêu cầu giấy phép con, cần bổ sung giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn, chứng chỉ hành nghề, hoặc vốn pháp định. Ví dụ, kinh doanh bất động sản cần chứng minh vốn điều lệ 20 tỷ đồng, hoặc kinh doanh y tế cần chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu.

Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác, và đúng định dạng để tránh yêu cầu bổ sung. Hồ sơ trực tuyến phải được ký bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh, theo khoản 2 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

V. Quy trình đăng ký giấy phép kinh doanh

Quy trình đăng ký giấy phép kinh doanh được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

1. Chuẩn bị hồ sơ

Soạn thảo đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu của loại hình kinh doanh, bao gồm giấy đề nghị, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, và giấy tờ tùy thân.
Kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ, đặc biệt là thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ, và mã ngành nghề.
Đối với hồ sơ trực tuyến, chuẩn bị bản scan các tài liệu và đảm bảo có chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

2. Nộp hồ sơ

Hộ kinh doanh cá thể: Nộp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Doanh nghiệp: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.
Hình thức nộp:
- Trực tiếp tại cơ quan đăng ký.
- Qua dịch vụ bưu chính.
- Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn), sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

3. Xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 1-2 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung bằng văn bản hoặc qua hệ thống trực tuyến.
Doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ trong thời hạn quy định (thường 30 ngày) để tránh bị từ chối.

4. Nhận kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong vòng 3 ngày làm việc.
Nếu từ chối, cơ quan sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do, theo Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

5. Công bố nội dung đăng ký

Doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận.
Nội dung công bố bao gồm thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề, và người đại diện.

VI. Thời gian và lệ phí đăng ký giấy phép kinh doanh

1. Thiết

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký là 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Đối với ngành nghề yêu cầu giấy phép con, thời gian có thể kéo dài từ 7-15 ngày do cần thẩm định thêm. Nếu hồ sơ cần bổ sung, thời gian xử lý có thể kéo dài thêm 3-5 ngày cho mỗi lần bổ sung.

2. Lệ phí đăng ký

Hộ kinh doanh cá thể: Lệ phí đăng ký là 100.000 đồng, theo Thông tư 85/2019/TT-BTC.
Doanh nghiệp: Lệ phí đăng ký là 50.000 đồng, miễn phí nếu nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia.
Phí công bố nội dung đăng ký: 100.000 đồng (đối với doanh nghiệp), theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.
Chi phí khác:
- Công chứng giấy tờ: 50.000-200.000 đồng/tài liệu.
- Dịch vụ tư vấn pháp lý (nếu có): 500.000-2 triệu đồng, tùy thuộc vào loại hình và độ phức tạp.

VII. Công việc sau khi đăng ký giấy phép kinh doanh

Sau khi nhận giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần thực hiện các công việc sau để đảm bảo hoạt động hợp pháp:

1. Khắc dấu pháp nhân

Doanh nghiệp tự quản lý mẫu dấu, không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký (theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
Chi phí khắc dấu dao động từ 300.000-500.000 đồng.

2. Mở tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp mở tài khoản tại ngân hàng thương mại và thông báo số tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày.

3. Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số dùng để nộp thuế điện tử, giao dịch trực tuyến, và ký hồ sơ hành chính.
Chi phí đăng ký chữ ký số từ 1,5-3 triệu đồng/năm, tùy nhà cung cấp (Viettel, VNPT, FPT).

4. Nộp thuế môn bài

Mức thuế môn bài: 2 triệu đồng/năm (vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng) hoặc 3 triệu đồng/năm (vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng).
Hạn nộp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.

5. Phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với nhà cung cấp được cấp phép (Viettel, VNPT).
Hoàn thành thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng.

6. Góp vốn điều lệ

Doanh nghiệp phải góp đủ vốn điều lệ trong vòng 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận, theo Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020.

7. Treo biển hiệu

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh treo biển hiệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh, ghi rõ tên, địa chỉ, và mã số thuế.

8. Đăng ký bảo hiểm xã hội

Nếu sử dụng lao động, doanh nghiệp phải đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.

9. Xin giấy phép con

Đối với ngành nghề có điều kiện, cần xin giấy phép con tại cơ quan chuyên ngành, như Sở Giao thông Vận tải, Sở Y tế, hoặc Bộ Công thương.

10. Báo cáo thuế và kế toán

Doanh nghiệp thực hiện báo cáo thuế định kỳ (theo tháng, quý, hoặc năm) theo phương pháp kê khai hoặc khấu trừ.
Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán hoặc kê khai, tùy quy mô.

Việc không thực hiện các nghĩa vụ trên có thể dẫn đến phạt hành chính từ 5-30 triệu đồng, theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP và Nghị định 98/2020/NĐ-CP.

VIII. Thắc mắc thường gặp về đăng ký giấy phép kinh doanh

1. Hình thức đăng ký

Đăng ký trực tiếp tại cơ quan đăng ký hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Đăng ký trực tuyến yêu cầu chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

2. Đăng ký nhiều doanh nghiệp/hộ kinh doanh

Một cá nhân có thể đăng ký nhiều doanh nghiệp (trừ trường hợp làm chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh).
Một cá nhân chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh cá thể.

3. Thay đổi nội dung đăng ký

Thay đổi nội dung như tên, địa chỉ, hoặc ngành nghề cần nộp hồ sơ điều chỉnh tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Lệ phí thay đổi: 50.000 đồng (miễn phí nếu nộp trực tuyến).

4. Tạm ngừng hoặc giải thể

Tạm ngừng kinh doanh: Nộp thông báo tạm ngừng tại cơ quan đăng ký, miễn phí lệ phí, thời gian tối đa 1 năm (có thể gia hạn).
Giải thể: Nộp hồ sơ giải thể (lệ phí 100.000 đồng), sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và tài chính.

5. Yêu cầu bằng cấp

Chỉ các ngành nghề có điều kiện (như y tế, giáo dục, luật) yêu cầu chứng chỉ hành nghề hoặc bằng cấp chuyên môn.
Các ngành nghề thông thường không yêu cầu bằng cấp.

6. Đăng ký ngành nghề có điều kiện

Cần xin giấy phép con tại cơ quan quản lý chuyên ngành sau khi nhận giấy.
Ví dụ, kinh doanh vận tải cần giấy phép từ Sở Giao thông Vận tải trong vòng 10-15 ngày làm việc.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để kiểm tra tình trạng hồ sơ đăng ký kinh doanh sau khi nộp?
Bạn có thể theo dõi tình trạng hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng cách nhập mã số hồ sơ hoặc thông tin doanh nghiệp. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái như “đang xử lý”, “yêu cầu bổ sung”, hoặc “đã cấp giấy phép”.

Doanh nghiệp có cần thuê đơn vị kế toán ngay sau khi đăng ký không?
Không bắt buộc, nhưng doanh nghiệp nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hoặc phần mềm kế toán để đảm bảo tuân thủ quy định về báo cáo thuế và sổ sách, đặc biệt nếu thiếu kinh nghiệm quản lý tài chính.

Có thể sử dụng địa chỉ nhà riêng để đăng ký trụ sở doanh nghiệp không?
Có, nếu địa chỉ nhà riêng thuộc quyền sở hữu hợp pháp và không nằm trong khu vực cấm (như nhà tập thể không có tầng thương mại). Cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng như sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê.

Kết luận

Đăng ký giấy phép kinh doanh là bước khởi đầu quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Việc nắm rõ các điều kiện, hồ sơ, thủ tục, thời gian xử lý, và các nghĩa vụ sau đăng ký giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro phạt hành chính, và vận hành hiệu quả. Quy trình đăng ký năm 2025 được đơn giản hóa nhờ các cải cách hành chính, đặc biệt với việc áp dụng chữ ký số và nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Xem nhiều hơn tại website Kế toán Dego