Kế toán chi phí nhân công: Cách tính và hạch toán

Chi phí nhân công là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng, đủ chi phí nhân công giúp quản trị tài chính minh bạch, xác định giá thành chính xác và đảm bảo quyền lợi người lao động. Cùng Kế toán Dego tìm hiểu kế toán chi phí nhân công, cách tính lương, trích BHXH, BHYT, BHTN và hướng dẫn hạch toán chi tiết theo quy định mới nhất.

I. Khái niệm chi phí nhân công

• Chi phí nhân công là toàn bộ các khoản tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động.
• Đây là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, đồng thời là cơ sở xác định nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp với Nhà nước.

II. Các khoản mục chi phí nhân công

Chi phí nhân công bao gồm nhiều khoản, chủ yếu:

• Tiền lương, tiền công: Trả theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán việc.
• Phụ cấp, trợ cấp: Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, thu hút, ăn ca…
• Tiền thưởng: Thưởng năng suất, thưởng lễ tết, thưởng sáng kiến.
• Các khoản trích theo lương:
  • Bảo hiểm xã hội (BHXH).
  • Bảo hiểm y tế (BHYT).
  • Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
  • Kinh phí công đoàn (KPCĐ).

III. Cách tính chi phí nhân công

Doanh nghiệp thường áp dụng 3 hình thức tính lương chính:

a) Lương theo thời gian

• Tính dựa trên số ngày, giờ làm việc thực tế.
• Công thức: Lương tháng = Lương cơ bản x (Số ngày làm việc thực tế / Số ngày công chuẩn).

b) Lương theo sản phẩm

• Tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.
• Công thức: Lương = Số lượng sản phẩm x Đơn giá tiền lương sản phẩm.

c) Lương khoán

• Tính theo khối lượng, công việc được giao.
• Công thức: Lương = Mức khoán x Tỷ lệ (%) hoàn thành.

Ngoài lương, doanh nghiệp còn phải tính các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định (ví dụ BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%).

IV. Hạch toán chi phí nhân công

Khi phát sinh chi phí nhân công, kế toán thực hiện các bút toán sau:

1. Tính tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động

• Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (nếu là lao động sản xuất).
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu là lao động bán hàng).
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu là lao động quản lý).
• Có TK 334 – Phải trả người lao động.

2. Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo lương

• Nợ TK 622, 641, 642.
• Có TK 338 (3383, 3384, 3386, 3382).

3. Khi trả lương cho người lao động

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 111 – Tài khoản Tiền mặt theo TT 200

V. Ý nghĩa của việc quản lý chi phí nhân công

• Đảm bảo minh bạch: Giúp doanh nghiệp phản ánh đúng chi phí và nghĩa vụ với Nhà nước.
• Quản trị hiệu quả: Kiểm soát được năng suất lao động, từ đó tối ưu giá thành sản phẩm.
• Bảo vệ quyền lợi người lao động: Đảm bảo chế độ lương, thưởng, bảo hiểm đúng quy định.
• Hỗ trợ chiến lược nhân sự: Là cơ sở xây dựng chính sách đãi ngộ, giữ chân nhân tài.

Kết luận

Chi phí nhân công là khoản mục chi phí không thể thiếu trong doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa quản trị chi phí hiệu quả. Các kế toán viên cần nắm rõ quy định về tiền lương, các khoản trích theo lương và phương pháp hạch toán để tránh sai sót.

Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego.

FAQs

1. Chi phí nhân công trực tiếp và gián tiếp khác nhau thế nào?
Chi phí trực tiếp gắn với sản xuất sản phẩm, chi phí gián tiếp liên quan đến bán hàng, quản lý.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải trích BHXH, BHYT, BHTN cho lao động không?
Có, đây là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật BHXH, BHYT, BHTN hiện hành.

3. Tiền thưởng có tính vào chi phí hợp lý để trừ thuế TNDN không?
Có, nếu tiền thưởng được quy định rõ trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.