Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thường được gọi là giấy phép kinh doanh, là một tài liệu pháp lý quan trọng xác nhận tư cách hợp pháp của một doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động kinh doanh đều cần giấy phép này, và một số ngành nghề yêu cầu thêm các giấy phép con. Bài viết này Kế toán Dego sẽ giải đáp chi tiết từ góc nhìn chuyên gia về các trường hợp cần giấy phép kinh doanh, các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, quy trình đăng ký, và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Mục lục bài viết
I. Giấy phép kinh doanh là gì?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản do cơ quan đăng ký kinh doanh (thường là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) cấp, ghi nhận thông tin pháp lý của doanh nghiệp như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, và thông tin người đại diện theo pháp luật. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, giấy phép kinh doanh là điều kiện bắt buộc để các loại hình doanh nghiệp như công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần, công ty hợp danh, hoặc doanh nghiệp tư nhân hoạt động hợp pháp.
Tuy nhiên, không phải mọi cá nhân hay tổ chức kinh doanh đều cần giấy phép này. Việc xác định khi nào cần giấy phép kinh doanh phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô, và ngành nghề hoạt động.
II. Khi nào cần giấy phép kinh doanh?
Theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, các trường hợp sau yêu cầu phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
Thành lập doanh nghiệp theo các loại hình pháp lý
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Bao gồm TNHH một thành viên và TNHH hai thành viên trở lên.
- Công ty cổ phần: Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều cổ đông và kế hoạch huy động vốn rộng rãi.
- Công ty hợp danh: Yêu cầu có ít nhất hai thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn.
- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn.
- Các loại hình doanh nghiệp này phải đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước khi bắt đầu hoạt động.
Kinh doanh ngành nghề có điều kiện
Một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu giấy phép con (giấy phép bổ sung) ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020. Ví dụ:
- Vận tải: Cần Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô (theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP).
- Dịch vụ ăn uống, nhà hàng: Cần Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.
- Giáo dục, đào tạo: Cần Giấy phép hoạt động đào tạo do Sở Giáo dục và Đào tạo cấp.
- Y tế: Cần Giấy phép hoạt động khám chữa bệnh.
Doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề kinh doanh tương ứng trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước khi xin các giấy phép con.
Kinh doanh với quy mô lớn hoặc có đối tác yêu cầu tư cách pháp nhân
- Nếu doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với các tổ chức lớn, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, hoặc tham gia đấu thầu, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bắt buộc để chứng minh tư cách pháp nhân.
- Các hoạt động xuất nhập khẩu, phát hành hóa đơn VAT, hoặc tham gia các chương trình hỗ trợ của nhà nước cũng yêu cầu giấy phép kinh doanh.
Kinh doanh tại địa điểm cố định hoặc qua kênh thương mại điện tử
- Các cơ sở kinh doanh có địa điểm cố định (như cửa hàng, nhà xưởng) thường được yêu cầu đăng ký doanh nghiệp để tuân thủ các quy định về thuế và quản lý hành chính.
- Đối với kinh doanh thương mại điện tử, nếu hoạt động dưới hình thức công ty, doanh nghiệp cần Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng ký website với Bộ Công Thương theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP.
III. Khi nào không cần giấy phép kinh doanh?
Theo Điều 79 Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định liên quan, một số trường hợp không bắt buộc phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
- Hộ kinh doanh cá thể
- Hộ kinh doanh cá thể phù hợp với các hoạt động kinh doanh quy mô nhỏ, như bán hàng rong, buôn bán nhỏ lẻ, hoặc dịch vụ cá nhân (sửa xe, làm tóc).
- Hộ kinh doanh chỉ cần đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, không cần Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh muốn mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi thành công ty, cần đăng ký doanh nghiệp.
- Cá nhân kinh doanh tự do: Các cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh không thường xuyên, không có địa điểm cố định (như bán hàng online nhỏ lẻ, làm freelancer) không bắt buộc đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ vẫn phải kê khai và nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.
- Hoạt động kinh doanh không thuộc danh mục ngành nghề cấm: Một số hoạt động như sản xuất nông nghiệp, thủ công mỹ nghệ tại gia đình không yêu cầu giấy phép kinh doanh, miễn là không thuộc danh mục ngành nghề cấm (theo Điều 7 Luật Đầu tư 2020).
IV. Quy trình đăng ký giấy phép kinh doanh
Để đăng ký Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
- Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ bao gồm:- Đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh).
- Danh sách thành viên/cổ đông (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
- Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
- Nộp hồ sơ
- Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, qua hình thức trực tiếp, trực tuyến (qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn), hoặc bưu điện.
- Lệ phí đăng ký: 100.000 VNĐ (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Xử lý hồ sơ
- Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu cần bổ sung, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Công bố thông tin và khắc dấu
- Doanh nghiệp phải công bố thông tin đăng ký trên Cổng thông tin Quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép (phí công bố: 100.000 VNĐ).
- Doanh nghiệp cần khắc con dấu và đăng ký mẫu dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Hoàn thiện các thủ tục sau đăng ký
- Đăng ký tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
- Đăng ký kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế.
- Xin cấp các giấy phép con (nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện).
V. Thời gian đăng ký giấy phép kinh doanh
- Thời gian:
- Xử lý hồ sơ: 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
- Tổng thời gian, bao gồm chuẩn bị hồ sơ, công bố thông tin, và khắc dấu: 7-10 ngày làm việc, tùy thuộc vào mức độ phức tạp.
- Các chi phí bao gồm
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp
- Phí công bố thông tin
- Chi phí khắc con dấu
- Chi phí bổ sung: Công chứng giấy tờ, dịch vụ tư vấn pháp lý (nếu sử dụng).
VI. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký giấy phép kinh doanh
– Kiểm tra tên doanh nghiệp: Tên công ty phải không trùng lặp, không gây nhầm lẫn, và tuân thủ quy định tại Điều 37-39 Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp nên tra cứu tên trên Cổng thông tin Quốc gia trước khi nộp hồ sơ.
– Lựa chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp: Doanh nghiệp cần tham khảo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC) để đăng ký đúng mã ngành nghề. Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, cần chuẩn bị thêm các giấy phép con.
– Tuân thủ thời hạn công bố thông tin: Việc không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày có thể dẫn đến phạt hành chính từ 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
– Chuẩn bị đầy đủ vốn điều lệ: Mặc dù pháp luật không yêu cầu chứng minh vốn điều lệ (trừ ngành nghề có điều kiện), doanh nghiệp nên xác định mức vốn phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh để tránh khó khăn khi làm việc với ngân hàng hoặc đối tác.
– Hỗ trợ từ chuyên gia pháp lý: Nếu không quen thuộc với quy trình, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý từ các đơn vị uy tín như Kế toán Kế toán Dego để đảm bảo hồ sơ chính xác và tiết kiệm thời gian.
Các câu hỏi thường gặp
1. Nếu doanh nghiệp muốn bổ sung ngành nghề kinh doanh sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có cần xin giấy phép mới không?
Trả lời: Không cần xin giấy phép mới, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty (ví dụ: Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông). Sau khi được phê duyệt, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được cập nhật với ngành nghề mới.
2. Doanh nghiệp có thể sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử thay cho bản giấy trong các giao dịch không?
Trả lời: Có, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử được tải từ Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương bản giấy trong các giao dịch, miễn là cơ quan hoặc đối tác chấp nhận định dạng này. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xác nhận với đối tác hoặc cơ quan liên quan để đảm bảo tính hợp lệ, đặc biệt trong các giao dịch yêu cầu bản công chứng.
3. Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có còn hiệu lực không?
Trả lời: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn có hiệu lực trong thời gian doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, miễn là doanh nghiệp thông báo tạm ngừng đúng quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 và không vượt quá thời gian tạm ngừng tối đa (2 năm liên tiếp). Doanh nghiệp cần nộp thông báo tạm ngừng đến Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế để tránh bị coi là vi phạm.
Kết luận
Giấy phép kinh doanh là điều kiện cần thiết để các doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, đặc biệt đối với các loại hình công ty và ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Việc hiểu rõ khi nào cần giấy phép, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, và tuân thủ quy trình đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp khởi đầu thuận lợi và tránh rủi ro pháp lý. Đối với các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ hoặc không thường xuyên, doanh nghiệp có thể cân nhắc mô hình hộ kinh doanh cá thể để đơn giản hóa thủ tục.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
