Nghỉ không lương là một giải pháp linh hoạt giúp người lao động giải quyết các nhu cầu cá nhân, nhưng cũng đặt ra nhiều câu hỏi về quyền lợi và nghĩa vụ. Vậy nghỉ không lương được quy định như thế nào, thủ tục ra sao, và nó ảnh hưởng thế nào đến quyền lợi của người lao động? Bài viết này Kế toán Dego sẽ giải thích chi tiết quy định nghỉ không lương, thủ tục thực hiện, và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động, giúp bạn hiểu rõ và đưa ra quyết định phù hợp.
Table of Contents
I. Nghỉ không lương là gì?
Nghỉ không lương là hình thức người lao động tạm ngừng làm việc trong một khoảng thời gian nhất định mà không nhận lương từ người sử dụng lao động. Đây là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, thường áp dụng khi người lao động có nhu cầu cá nhân (gia đình, sức khỏe, học tập) nhưng không đủ ngày nghỉ phép năm hoặc không thuộc trường hợp nghỉ hưởng lương theo luật.
Đặc điểm của nghỉ không lương
- Tính thỏa thuận: Chỉ được thực hiện khi cả hai bên (người lao động và người sử dụng lao động) đồng ý.
- Không bắt buộc: Người sử dụng lao động có quyền từ chối nếu việc nghỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Không hưởng lương: Người lao động không nhận lương hoặc phụ cấp trong thời gian nghỉ.
- Bảo lưu hợp đồng: Hợp đồng lao động vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp nghỉ quá thời gian thỏa thuận hoặc vi phạm hợp đồng.
- Cơ sở pháp lý: Được quy định tại Điều 115, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan.
Nghỉ không lương thường được sử dụng trong các trường hợp như chăm sóc người thân ốm đau, học tập nâng cao, hoặc giải quyết vấn đề cá nhân không đủ điều kiện nghỉ hưởng lương.
II. Quy định về nghỉ không lương tại Việt Nam
Nghỉ không lương được quy định trong các văn bản pháp luật Việt Nam, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động. Dưới đây là các quy định chính:
1. Bộ luật Lao động 2019
- Điều 115: Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không lương, ngoài các ngày nghỉ phép năm (tối thiểu 12 ngày/năm với điều kiện làm việc bình thường).
- Điều kiện:
- Phải có sự đồng ý của người sử dụng lao động.
- Thời gian nghỉ không lương do hai bên thỏa thuận, không giới hạn tối đa nhưng phải phù hợp với quy chế doanh nghiệp.
- Quyền từ chối: Người sử dụng lao động có quyền không chấp thuận nếu việc nghỉ gây ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh, hoặc không đáp ứng yêu cầu công việc.
2. Luật Bảo hiểm xã hội 2014
- Điều 42: Trong thời gian nghỉ không lương, người lao động không bắt buộc đóng BHXH, BHYT, BHTN, trừ trường hợp tự nguyện tham gia.
- Hậu quả: Thời gian nghỉ không lương không được tính vào thời gian đóng BHXH để hưởng chế độ hưu trí, thai sản, hoặc ốm đau.
- Bảo hiểm tự nguyện: Người lao động có thể tự đóng BHYT để duy trì quyền lợi khám chữa bệnh.
3. Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (Thông tư 111/2013/TT-BTC)
- Trong thời gian nghỉ không lương, người lao động không có thu nhập từ tiền lương, tiền công nên không phải nộp thuế TNCN.
- Tuy nhiên, nếu nhận các khoản hỗ trợ khác (phụ cấp, quà tặng), có thể phải tính vào thu nhập chịu thuế (trừ các khoản miễn thuế).
4. Quy chế nội bộ doanh nghiệp
- Doanh nghiệp có thể quy định cụ thể về nghỉ không lương trong:
- Hợp đồng lao động.
- Thỏa ước lao động tập thể.
- Nội quy công ty hoặc quy chế nhân sự.
- Ví dụ: Quy định tối đa 30 ngày nghỉ không lương/năm, yêu cầu nộp đơn trước 7 ngày, hoặc giới hạn đối tượng (nhân viên thử việc không được nghỉ).
5. Các trường hợp đặc biệt
- Nghỉ không lương do thiên tai, dịch bệnh: Theo Điều 114, Bộ luật Lao động 2019, nếu doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động do thiên tai, hỏa hoạn, hoặc dịch bệnh (như Covid-19), hai bên có thể thỏa thuận nghỉ không lương hoặc trả lương ngừng việc (ít nhất bằng lương tối thiểu vùng).
- Nghỉ quá thời hạn: Nếu người lao động nghỉ không lương quá thời gian thỏa thuận mà không được đồng ý, có thể bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái luật (Điều 35).
III. Thủ tục xin nghỉ không lương
Để xin nghỉ không lương, người lao động cần thực hiện các thủ tục sau để đảm bảo hợp pháp và được chấp thuận:
1. Chuẩn bị đơn xin nghỉ không lương
- Nội dung đơn:
- Họ tên, mã nhân viên, phòng ban.
- Lý do nghỉ (cá nhân, gia đình, học tập).
- Thời gian nghỉ (từ ngày đến ngày).
- Cam kết quay lại làm việc đúng hạn.
- Chữ ký và ngày tháng.
- Mẫu đơn: Có thể tải mẫu đơn trên website doanh nghiệp hoặc tham khảo mẫu chuẩn theo quy định nội bộ.
2. Nộp đơn cho người có thẩm quyền
- Người nhận đơn: Thường là quản lý trực tiếp, phòng nhân sự, hoặc giám đốc (tùy quy mô doanh nghiệp).
- Thời gian nộp: Nộp trước thời gian quy định (thường 3–7 ngày, theo nội quy công ty).
- Hình thức nộp: Trực tiếp, qua email, hoặc phần mềm HRM (như Tanca, MISA AMIS).
3. Chờ phê duyệt
- Quản lý hoặc phòng nhân sự xem xét đơn dựa trên:
- Lý do nghỉ có chính đáng không.
- Ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Quy định nội bộ về nghỉ không lương.
- Thời gian xử lý: Thường 1–3 ngày làm việc.
- Kết quả: Chấp thuận, từ chối, hoặc yêu cầu bổ sung thông tin.
4. Thỏa thuận và ký xác nhận
- Nếu được chấp thuận, hai bên ký biên bản thỏa thuận nghỉ không lương, nêu rõ:
- Thời gian nghỉ.
- Cam kết bảo lưu hợp đồng lao động.
- Nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT (nếu có).
- Lưu hồ sơ: Phòng nhân sự lưu đơn và biên bản để theo dõi.
5. Bàn giao công việc
- Trước khi nghỉ, người lao động cần:
- Hoàn thành công việc đang phụ trách.
- Bàn giao tài liệu, tài sản công ty (máy tính, thẻ nhân viên).
- Thông báo cho đồng nghiệp hoặc khách hàng (nếu cần).
- Đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
IV. Ảnh hưởng của nghỉ không lương đến quyền lợi người lao động
Nghỉ không lương mang lại sự linh hoạt nhưng cũng tác động đến nhiều quyền lợi của người lao động. Dưới đây là các ảnh hưởng chính:
1. Thu nhập
- Không nhận lương: Người lao động không được trả lương, phụ cấp, hoặc thưởng trong thời gian nghỉ.
- Ảnh hưởng tài chính: Có thể gây khó khăn nếu thời gian nghỉ dài hoặc không có nguồn thu nhập khác.
- Thưởng cuối năm: Một số doanh nghiệp tính thưởng dựa trên số ngày làm việc, dẫn đến giảm thưởng nếu nghỉ không lương nhiều.
2. Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp
- Ngừng đóng BHXH, BHYT, BHTN: Thời gian nghỉ không lương không được tính vào thời gian đóng BHXH, ảnh hưởng đến:
- Chế độ hưu trí (gián đoạn thời gian đóng).
- Chế độ thai sản (cần đóng đủ 6 tháng trong 12 tháng trước khi sinh).
- Chế độ ốm đau, tai nạn lao động.
- BHYT cá nhân: Nếu không tự đóng BHYT, người lao động mất quyền lợi khám chữa bệnh.
- BHTN: Không ảnh hưởng trực tiếp, nhưng gián đoạn thời gian đóng có thể làm giảm điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp.
3. Nghỉ phép năm
- Không tính vào thời gian làm việc: Thời gian nghỉ không lương không được tính để cộng dồn ngày phép năm (Điều 113, Bộ luật Lao động 2019).
- Ví dụ: Nhân viên làm việc 12 tháng, nghỉ không lương 2 tháng → Chỉ được tính 10 tháng để hưởng phép năm (10 ngày phép thay vì 12 ngày).
4. Hợp đồng lao động
- Bảo lưu hợp đồng: Hợp đồng lao động vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp nghỉ quá thời gian thỏa thuận hoặc vi phạm nội quy.
- Rủi ro chấm dứt hợp đồng: Nếu nghỉ không lương không được phê duyệt hoặc tự ý nghỉ, có thể bị coi là bỏ việc, dẫn đến chấm dứt hợp đồng trái luật (Điều 125).
5. Quyền lợi khác
- Thăng chức, tăng lương: Nghỉ không lương dài có thể ảnh hưởng đến đánh giá hiệu suất, làm chậm cơ hội thăng tiến hoặc tăng lương.
- Phúc lợi doanh nghiệp: Một số phúc lợi (vé máy bay, quà Tết, hỗ trợ đào tạo) có thể bị cắt giảm nếu nhân viên nghỉ nhiều.
- Tâm lý và môi trường làm việc: Nghỉ dài có thể gây khó khăn khi tái hòa nhập, đặc biệt nếu công việc thay đổi.
6. Quyền lợi tích cực
- Giải quyết nhu cầu cá nhân: Giúp người lao động xử lý việc gia đình, học tập, hoặc sức khỏe mà không mất việc.
- Tăng sự linh hoạt: Tạo điều kiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
V. Lưu ý khi xin nghỉ không lương
Để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro, người lao động cần lưu ý:
- Tham khảo quy định nội bộ
- Kiểm tra hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc nội quy công ty để nắm quy trình và điều kiện nghỉ không lương.
- Ví dụ: Một số doanh nghiệp giới hạn tối đa 15–30 ngày nghỉ/năm.
- Nộp đơn đúng hạn
- Nộp đơn trước thời gian quy định (3–7 ngày) để doanh nghiệp sắp xếp công việc.
- Trình bày lý do rõ ràng, chính đáng để tăng khả năng được chấp thuận.
- Thỏa thuận rõ ràng
- Đàm phán thời gian nghỉ, điều kiện quay lại làm việc, và nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT.
- Lưu giữ biên bản thỏa thuận để làm căn cứ pháp lý.
- Duy trì BHYT tự nguyện
- Nếu nghỉ không lương dài, tự đóng BHYT (khoảng 800,000 đồng/năm, theo mức lương cơ bản) để duy trì quyền lợi khám chữa bệnh.
- Liên hệ cơ quan BHXH hoặc bưu điện để đăng ký.
- Đánh giá tác động tài chính
- Lập kế hoạch tài chính để bù đắp thu nhập bị mất trong thời gian nghỉ.
- Xem xét các khoản thưởng, phúc lợi có thể bị ảnh hưởng.
- Tránh nghỉ quá dài
- Nghỉ không lương kéo dài (trên 3–6 tháng) có thể ảnh hưởng đến BHXH, thăng tiến, và hòa nhập công việc.
- Cân nhắc các giải pháp khác (nghỉ phép năm, làm việc từ xa) nếu có thể.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Người lao động có quyền tự quyết định nghỉ không lương không?
Không, nghỉ không lương phải được sự đồng ý của người sử dụng lao động, theo Điều 115, Bộ luật Lao động 2019. Nếu tự ý nghỉ mà không được phê duyệt, người lao động có thể bị coi là bỏ việc, dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động trái luật.
2. Nghỉ không lương có ảnh hưởng đến thời gian đóng BHXH không?
Có, thời gian nghỉ không lương không được tính vào thời gian đóng BHXH, ảnh hưởng đến quyền lợi hưu trí, thai sản, hoặc ốm đau. Người lao động có thể tự đóng BHYT để duy trì quyền lợi khám chữa bệnh.
3. Doanh nghiệp có quyền từ chối đơn xin nghỉ không lương không?
Có, người sử dụng lao động có quyền từ chối nếu việc nghỉ không lương ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoặc không đáp ứng quy định nội bộ. Tuy nhiên, lý do từ chối cần hợp lý và được thông báo rõ ràng.
Kết luận
Nghỉ không lương là giải pháp linh hoạt giúp người lao động giải quyết nhu cầu cá nhân, nhưng cần được thực hiện đúng quy định và thủ tục để bảo vệ quyền lợi. Hiểu rõ quy định nghỉ không lương, chuẩn bị đơn xin nghỉ đúng cách, và đánh giá ảnh hưởng đến quyền lợi (lương, BHXH, phép năm) là yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định phù hợp. Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình phê duyệt minh bạch sẽ giúp quản lý nhân sự hiệu quả và tránh tranh chấp. Hãy áp dụng các hướng dẫn trên, tham khảo quy định pháp luật, và đảm bảo quyền lợi của bạn khi xin nghỉ không lương!
Xem thêm nhiều hơn tại Website Kế Toán Dego
