Payroll, hay quản lý bảng lương, là một trong những chức năng quan trọng của doanh nghiệp, đảm bảo nhân viên được trả lương đúng hạn, minh bạch, và tuân thủ pháp luật. Nhưng payroll là gì, và làm thế nào để xây dựng một quy trình payroll chuyên nghiệp? Bài viết này Kế toán Dego sẽ giải thích chi tiết khái niệm payroll, vai trò của nó, và cung cấp hướng dẫn xây dựng quy trình payroll hiệu quả, phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam.
Table of Contents
I. Payroll là gì?
Payroll (bảng lương) là quá trình quản lý việc tính toán, chi trả lương, thưởng, phụ cấp, và các khoản khấu trừ (thuế, bảo hiểm) cho nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là một chức năng cốt lõi của bộ phận nhân sự (HR), đảm bảo nhân viên nhận được thu nhập đúng, đủ, và kịp thời, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, thuế, và bảo hiểm.
1. Đặc điểm của payroll
- Phạm vi: Bao gồm lương cơ bản, phụ cấp (đi lại, ăn trưa, nhà ở), thưởng, các khoản khấu trừ (thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN), và phúc lợi khác.
- Tính phức tạp: Yêu cầu tính toán chính xác dựa trên hợp đồng lao động, quy chế doanh nghiệp, và quy định pháp luật.
- Tính định kỳ: Thường thực hiện hàng tháng, hàng tuần, hoặc theo kỳ lương thỏa thuận.
- Công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm payroll (MISA AMIS, Fast HRM) hoặc Excel để tự động hóa và giảm sai sót.
2. Vai trò của payroll
- Đối với nhân viên: Đảm bảo quyền lợi tài chính, tăng động lực làm việc, và tạo sự minh bạch.
- Đối với doanh nghiệp: Giúp tuân thủ pháp luật, quản lý chi phí lao động, và xây dựng chính sách nhân sự cạnh tranh.
- Đối với pháp luật: Đáp ứng yêu cầu về thuế TNCN, BHXH, và báo cáo tài chính.
Payroll không chỉ là việc trả lương mà còn là công cụ chiến lược để thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng gay gắt.
II. Quy định pháp luật liên quan đến payroll tại Việt Nam
Xây dựng quy trình payroll cần tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam để tránh rủi ro pháp lý. Dưới đây là các văn bản pháp luật chính:
- Bộ luật Lao động 2019
- Điều 90–97: Quy định mức lương tối thiểu, hình thức trả lương, phụ cấp, và thời gian trả lương (ít nhất 1 lần/tháng hoặc 2 tuần/lần).
- Điều 93: Doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương, quy chế lương thưởng, và công khai tại nơi làm việc.
- Điều 123: Trả lương đúng hạn, không được nợ lương hoặc trả chậm quá 1 tháng (trừ trường hợp đặc biệt).
- Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi 2012, 2014)
- Thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm lương, thưởng, phụ cấp (trừ các khoản miễn thuế như phụ cấp ăn trưa tối đa 730,000 đồng/tháng từ 2022, phụ cấp đi lại theo quy chế nội bộ).
- Giảm trừ gia cảnh: 11 triệu đồng/tháng (bản thân), 4.4 triệu đồng/tháng (người phụ thuộc).
- Khấu trừ thuế: 10% thu nhập vãng lai từ 2 triệu đồng/lần trở lên (nếu không có mã số thuế) hoặc theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH
- Doanh nghiệp phải đóng BHXH (17%), BHYT (3%), BHTN (1%) trên tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp bắt buộc (trách nhiệm, thâm niên).
- Các khoản không đóng BHXH: Phụ cấp đi lại, ăn trưa, nhà ở, thưởng sáng kiến, phúc lợi khác.
- Thông tư 10/2013/TT-BNV và Thông tư 40/2017/TT-BTC
- Quy định công tác phí, phụ cấp đi lại, và mức khoán chi phí (0.2 lít xăng/km nếu tự túc phương tiện).
- Mức phụ cấp lưu trú: 200,000 đồng/ngày (trong nước) hoặc 400,000 đồng/ngày (biển, đảo, từ 2025).
- Thông tư 111/2013/TT-BTC
- Hướng dẫn khấu trừ thuế TNCN, báo cáo quyết toán thuế, và các khoản thu nhập miễn thuế.
- Quy định hồ sơ, chứng từ để tính chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.
Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định mới (như Thông tư 12/2025/TT-BTC về công tác phí, hiệu lực từ 2025) để đảm bảo quy trình payroll hợp pháp.
III. Các thành phần chính trong quy trình payroll
Một quy trình payroll chuyên nghiệp bao gồm các thành phần sau:
- Lương cơ bản: Mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động, không thấp hơn lương tối thiểu vùng (theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP, từ 1/7/2022):
- Vùng I: 4,680,000 đồng/tháng.
- Vùng II: 4,160,000 đồng/tháng.
- Vùng III: 3,640,000 đồng/tháng.
- Vùng IV: 3,250,000 đồng/tháng.
- Phụ cấp:
- Phụ cấp bắt buộc (đóng BHXH): Trách nhiệm, thâm niên, độc hại.
- Phụ cấp không bắt buộc (miễn BHXH): Đi lại, ăn trưa, nhà ở, điện thoại.
- Ví dụ: Phụ cấp đi lại 300,000–1,000,000 đồng/tháng, tùy vị trí.
- Thưởng: Thưởng hiệu suất, sáng kiến, lễ Tết, thường không đóng BHXH.
- Khấu trừ:
- BHXH (8%), BHYT (1.5%), BHTN (1%) từ tiền lương nhân viên.
- Thuế TNCN (theo biểu lũy tiến hoặc 10% thu nhập vãng lai).
- Các khoản tạm ứng, bảo hiểm tự nguyện.
- Phúc lợi khác: Vé máy bay, nghỉ phép có lương, hỗ trợ đào tạo.
IV. Hướng dẫn xây dựng quy trình payroll chuyên nghiệp
Để xây dựng quy trình payroll hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
1. Xây dựng chính sách lương thưởng minh bạch
- Xác định thang bảng lương: Dựa trên vị trí, trình độ, kinh nghiệm, và lương tối thiểu vùng.
- Quy định phụ cấp: Ghi rõ mức phụ cấp đi lại, ăn trưa, công tác phí trong quy chế nội bộ.
- Thỏa thuận thưởng: Quy định thưởng hiệu suất, thưởng Tết, và điều kiện nhận thưởng.
- Công khai chính sách: Đăng ký thang bảng lương với Sở LĐTBXH, công khai tại nơi làm việc (theo Điều 93, Bộ luật Lao động 2019).
2. Thu thập và quản lý dữ liệu nhân viên
- Hồ sơ nhân viên:
- Hợp đồng lao động, CCCD, mã số thuế cá nhân.
- Giấy đăng ký người phụ thuộc (nếu có).
- Số tài khoản ngân hàng để chuyển lương.
- Chấm công:
- Sử dụng phần mềm chấm công (Tanca, WiseEye) hoặc bảng chấm công Excel.
- Ghi nhận ngày làm việc, giờ làm thêm, nghỉ phép, nghỉ ốm.
- Quản lý dữ liệu: Lưu trữ hồ sơ trên phần mềm HRM hoặc Google Drive, đảm bảo bảo mật.
3. Thiết lập quy trình tính lương
- Bước 1: Tổng hợp dữ liệu
- Thu thập bảng chấm công, hợp đồng lao động, phụ cấp, thưởng.
- Xác định thu nhập chịu thuế TNCN, các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN.
- Bước 2: Tính lương
- Lương = Lương cơ bản + Phụ cấp + Thưởng – Khấu trừ.
- Ví dụ: Nhân viên A, lương cơ bản 10 triệu đồng, phụ cấp đi lại 500,000 đồng, làm thêm 5 giờ (200,000 đồng/giờ), đóng BHXH 10.5% (1.05 triệu), không phụ thuộc.
- Thu nhập chịu thuế = 10 triệu + 0.5 triệu + 1 triệu = 11.5 triệu.
- Giảm trừ: 11 triệu (gia cảnh) + 1.05 triệu (bảo hiểm) = 12.05 triệu.
- Thu nhập tính thuế = 11.5 triệu – 12.05 triệu = 0 → Không chịu thuế TNCN.
- Lương nhận = 11.5 triệu – 1.05 triệu = 10.45 triệu.
- Bước 3: Kiểm tra và phê duyệt
- Bộ phận nhân sự kiểm tra số liệu, trình giám đốc phê duyệt.
- Lưu ý: Đảm bảo không sai sót trong khấu trừ thuế, BHXH.
4. Tự động hóa quy trình payroll
- Sử dụng phần mềm payroll:
- MISA AMIS Lương: Tự động tính lương, thuế, BHXH, tích hợp báo cáo.
- Fast HRM: Phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ quản lý chấm công.
- SAP SuccessFactors: Dành cho doanh nghiệp lớn, tích hợp HRM toàn diện.
- Lợi ích: Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tạo phiếu lương tự động, lưu trữ dữ liệu an toàn.
- Chi phí: 500,000–5 triệu đồng/tháng, tùy quy mô doanh nghiệp.
5. Thanh toán lương đúng hạn
- Hình thức trả lương:
- Chuyển khoản ngân hàng (ưu tiên để dễ theo dõi).
- Tiền mặt (nếu nhân viên không có tài khoản ngân hàng).
- Thời gian trả lương:
- Ít nhất 1 lần/tháng, trước ngày 10 tháng tiếp theo.
- Làm thêm giờ: Thanh toán cùng kỳ lương hoặc kỳ tiếp theo.
- Phiếu lương: Cung cấp phiếu lương chi tiết (lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ) qua email hoặc phần mềm HRM.
6. Báo cáo và kê khai thuế, BHXH
- Kê khai thuế TNCN:
- Theo tháng/quý: Nộp tờ khai 05/KK-TNCN trước ngày 20 tháng tiếp theo (tháng) hoặc ngày cuối tháng đầu quý tiếp theo (quý).
- Quyết toán năm: Trước 31/3 (doanh nghiệp) hoặc 2/5 (cá nhân tự quyết toán).
- Nộp online qua https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc phần mềm HTKK.
- Kê khai BHXH:
- Nộp báo cáo BHXH trước ngày cuối tháng.
- Đóng BHXH, BHYT, BHTN qua tài khoản ngân hàng hoặc cổng BHXH điện tử.
- Lưu trữ hồ sơ: Chứng từ khấu trừ thuế, bảng lương, hợp đồng lao động để đối chiếu với cơ quan thuế.
7. Kiểm tra và cải tiến quy trình
- Kiểm tra định kỳ: Đối chiếu bảng lương, chứng từ, và báo cáo thuế mỗi quý.
- Lấy ý kiến nhân viên: Khảo sát mức độ hài lòng về lương, phụ cấp để điều chỉnh chính sách.
- Cập nhật quy định: Theo dõi thay đổi pháp luật (lương tối thiểu, thuế, BHXH) để điều chỉnh quy trình.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm payroll không?
Doanh nghiệp nhỏ (dưới 50 nhân viên) có thể dùng Excel để quản lý payroll, nhưng phần mềm payroll (như MISA AMIS, Fast HRM) giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và dễ dàng báo cáo thuế, BHXH. Chi phí phần mềm từ 500,000 đồng/tháng, phù hợp với ngân sách nhỏ.
2. Làm thế nào để đảm bảo quy trình payroll tuân thủ pháp luật?
Tham khảo Bộ luật Lao động 2019, Luật Thuế TNCN, và các thông tư liên quan (111/2013/TT-BTC, 59/2015/TT-BLĐTBXH). Đăng ký thang bảng lương với Sở LĐTBXH, công khai quy chế lương, và sử dụng phần mềm payroll để tự động tính thuế, BHXH chính xác.
3. Nhân viên có quyền yêu cầu xem chi tiết phiếu lương không?
Có, theo Điều 96, Bộ luật Lao động 2019, nhân viên có quyền được cung cấp thông tin chi tiết về lương, phụ cấp, và khấu trừ. Doanh nghiệp phải gửi phiếu lương (qua email, phần mềm HRM) mỗi kỳ lương để đảm bảo minh bạch.
Kết luận
Payroll là quá trình quản lý bảng lương, đảm bảo nhân viên nhận được thu nhập đúng, đủ, và doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Một quy trình payroll chuyên nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí, giảm sai sót, mà còn nâng cao uy tín và sự hài lòng của nhân viên. Bằng cách xây dựng chính sách minh bạch, tự động hóa tính toán, và tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể quản lý payroll hiệu quả, từ đó tập trung vào phát triển kinh doanh. Hãy bắt đầu áp dụng các bước trên ngay hôm nay để xây dựng quy trình payroll chuyên nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp của bạn!
Xem thêm nhiều hơn tại Website Kế Toán Dego
