Phụ cấp đi lại là một trong những khoản phúc lợi quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cung cấp để hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc, đặc biệt với những công việc yêu cầu di chuyển thường xuyên. Nhưng phụ cấp đi lại được quy định như thế nào, mức hưởng ra sao, và cách tính cụ thể là gì? Bài viết này Kế toán Dego sẽ giải thích chi tiết quy định phụ cấp đi lại, mức hưởng phụ cấp đi lại, và cách tính phụ cấp đi lại cho nhân viên, giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
Table of Contents
I. Phụ cấp đi lại là gì?
Phụ cấp đi lại là khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả thêm cho người lao động để bù đắp chi phí di chuyển trong quá trình làm việc, như đi lại từ nhà đến nơi làm việc, công tác hoặc thực hiện nhiệm vụ yêu cầu di chuyển. Đây là khoản phúc lợi không bắt buộc, được thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, và thường được ghi rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Đặc điểm của phụ cấp đi lại
- Tính chất: Không phải khoản lương chính, mà là phúc lợi bổ sung.
- Mục đích: Hỗ trợ chi phí đi lại, khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc, đặc biệt trong các ngành nghề như kinh doanh, bán hàng, giao nhận.
- Tính linh hoạt: Mức phụ cấp phụ thuộc vào tính chất công việc, vị trí, và chính sách doanh nghiệp.
- Cơ sở pháp lý: Được quy định tại Bộ luật Lao động 2019, Thông tư 40/2017/TT-BTC (về công tác phí), Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH (về BHXH), và Thông tư 111/2013/TT-BTC (về thuế TNCN).
Phụ cấp đi lại thường bao gồm phụ cấp xăng xe, phụ cấp công tác phí, hoặc hỗ trợ chi phí phương tiện di chuyển, tùy thuộc vào đặc thù công việc.
II. Quy định về phụ cấp đi lại
Phụ cấp đi lại không phải là khoản bắt buộc theo pháp luật, nhưng khi áp dụng, doanh nghiệp và người lao động cần tuân thủ các quy định sau:
1. Quy định trong Bộ luật Lao động 2019
- Theo Điều 96 và Điều 97, mức lương, phụ cấp, và hình thức trả lương (theo thời gian, sản phẩm, hoặc khoán) do hai bên thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng lao động.
- Phụ cấp đi lại được xem là khoản bổ sung để bù đắp chi phí di chuyển, chưa được tính hoặc tính chưa đủ trong lương chính.
- Doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương và quy chế phụ cấp theo Điều 93, công khai tại nơi làm việc.
2. Quy định về công tác phí (Thông tư 40/2017/TT-BTC)
- Công tác phí bao gồm chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ, áp dụng cho cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động đi công tác.
- Chi phí đi lại:
- Thanh toán theo vé, hóa đơn, chứng từ hợp pháp (vé máy bay, tàu xe).
- Nếu tự túc phương tiện cá nhân (xe máy, ô tô), được khoán 0.2 lít xăng/km (tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm công tác) nếu đi công tác cách trụ sở từ 10 km (địa bàn khó khăn) hoặc 15 km (địa bàn khác).
- Phụ cấp lưu trú:
- Mức 200,000 đồng/ngày (trong nước) hoặc 400,000 đồng/ngày (công tác trên biển, đảo, từ 2025).
- Đi công tác trong ngày: Thủ trưởng quyết định mức phụ cấp dựa trên số giờ, quãng đường, và quy chế nội bộ.
3. Quy định về thuế TNCN (Thông tư 111/2013/TT-BTC)
- Phụ cấp đi lại là thu nhập chịu thuế TNCN, trừ trường hợp được miễn thuế (xem mục III).
- Nếu vượt mức khoán trong quy chế nội bộ, phần chênh lệch sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
4. Quy định về BHXH (Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH)
- Phụ cấp đi lại thuộc khoản phúc lợi, không phải đóng BHXH bắt buộc, theo Khoản 3, Điều 30.
- Các phụ cấp phải đóng BHXH: Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, nặng nhọc, độc hại, thâm niên, khu vực, lưu động, thu hút.
5. Quy chế nội bộ doanh nghiệp
- Doanh nghiệp phải quy định rõ điều kiện hưởng, mức hưởng phụ cấp đi lại trong:
- Hợp đồng lao động.
- Thỏa ước lao động tập thể.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng.
- Ví dụ: Quyết định hỗ trợ xăng xe phải nêu rõ đối tượng, mức hỗ trợ, và được ghi trong quy chế nội bộ.
III. Các khoản phụ cấp đi lại được miễn thuế TNCN
Một số khoản phụ cấp đi lại được miễn thuế TNCN, theo Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC:
- Phụ cấp đi lại theo mức khoán: Nếu doanh nghiệp quy định mức khoán hợp lý trong quy chế nội bộ (ví dụ: 500,000 đồng/tháng), khoản này được miễn thuế TNCN.
- Chi phí đi lại công tác: Thanh toán theo hóa đơn, chứng từ hợp pháp (vé tàu, xe, máy bay) không tính vào thu nhập chịu thuế.
- Hỗ trợ chuyển vùng: Trợ cấp một lần cho người lao động chuyển công tác đến vùng khó khăn, vùng biển đảo, hoặc người nước ngoài đến Việt Nam.
- Lưu ý: Phần phụ cấp vượt mức khoán hoặc không có chứng từ hợp lệ sẽ chịu thuế TNCN 10%.
IV. Mức hưởng phụ cấp đi lại
Mức phụ cấp đi lại không cố định, phụ thuộc vào thỏa thuận và quy chế doanh nghiệp. Dưới đây là một số mức phổ biến:
1. Phụ cấp xăng xe
- Mức phổ biến: 200,000–500,000 đồng/tháng/người, tùy vị trí và tính chất công việc.
- Ngành đặc thù (bán hàng, giao nhận, kinh doanh): Có thể lên đến 1–2 triệu đồng/tháng.
- Cơ sở tính: Dựa trên quãng đường di chuyển, giá xăng, và tần suất công việc.
- Ví dụ: Nhân viên kinh doanh di chuyển 20 km/ngày, 22 ngày/tháng, giá xăng 25,000 đồng/lít, tiêu thụ 0.2 lít/km → Phụ cấp = 20 km × 22 ngày × 0.2 lít × 25,000 đồng = 2.2 triệu đồng/tháng.
2. Phụ cấp công tác phí
- Trong nước:
- Chi phí đi lại: Theo hóa đơn hoặc khoán 0.2 lít xăng/km.
- Phụ cấp lưu trú: 200,000 đồng/ngày (400,000 đồng/ngày trên biển, đảo).
- Công tác nước ngoài: Theo quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC, tùy quốc gia và đối tượng (ví dụ: 50–100 USD/ngày).
- Đặc thù: Cán bộ lãnh đạo (Bộ trưởng, Thứ trưởng, hệ số phụ cấp chức vụ từ 1.3) được hưởng vé máy bay hạng thương gia.
3. Phụ cấp lưu động
- Áp dụng cho công việc di chuyển liên tục (sửa chữa đường sắt, đường bộ).
- Mức tối đa: 10% lương chuyên môn cao nhất.
- Thanh toán: Theo ngày làm việc, trả cùng kỳ lương.
4. Phụ cấp khu vực
- Áp dụng cho người lao động làm việc ở vùng xa xôi, khó khăn (theo Thông tư 11/2005/TTLT-BNV-BLĐTBXH-BTC-UBDT).
- Mức tối đa: 35% lương chức danh.
- Thanh toán: Cùng kỳ lương, yêu cầu làm việc ít nhất 1 tháng.
V. Cách tính phụ cấp đi lại
Cách tính phụ cấp đi lại phụ thuộc vào loại phụ cấp và quy chế doanh nghiệp. Dưới đây là các phương pháp phổ biến:
1. Tính theo mức khoán cố định
- Công thức: Phụ cấp = Mức khoán/tháng (theo hợp đồng hoặc quy chế).
- Ví dụ: Nhân viên kinh doanh được khoán 300,000 đồng/tháng → Phụ cấp = 300,000 đồng/tháng.
- Áp dụng: Phù hợp với công việc di chuyển cố định (nhân viên văn phòng, kinh doanh nội thành).
2. Tính theo quãng đường
- Công thức: Phụ cấp = Quãng đường (km) × Số ngày × Định mức xăng (lít/km) × Giá xăng (đồng/lít).
- Ví dụ: Nhân viên công tác 100 km/ngày, 5 ngày/tháng, định mức 0.2 lít/km, giá xăng 25,000 đồng/lít → Phụ cấp = 100 × 5 × 0.2 × 25,000 = 2.5 triệu đồng/tháng.
- Áp dụng: Công tác xa, di chuyển bằng phương tiện cá nhân.
3. Tính theo hóa đơn, chứng từ
- Công thức: Phụ cấp = Tổng chi phí hóa đơn hợp lệ (vé tàu, xe, máy bay).
- Ví dụ: Nhân viên công tác mua vé máy bay 2 triệu đồng, vé tàu 500,000 đồng → Phụ cấp = 2.5 triệu đồng.
- Áp dụng: Công tác có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
4. Tính theo ngày công tác
- Công thức: Phụ cấp = Số ngày công tác × Mức phụ cấp/ngày.
- Ví dụ: Nhân viên công tác 3 ngày, phụ cấp lưu trú 200,000 đồng/ngày → Phụ cấp = 3 × 200,000 = 600,000 đồng.
- Áp dụng: Công tác ngắn ngày, không cần hóa đơn.
VI. Lưu ý khi áp dụng phụ cấp đi lại
- Tuân thủ quy định pháp luật
- Đảm bảo phụ cấp đi lại được ghi rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc quy chế nội bộ.
- Thanh toán đúng hóa đơn, chứng từ để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.
- Kiểm tra thuế TNCN và BHXH
- Phụ cấp đi lại chịu thuế TNCN, trừ trường hợp được miễn (mức khoán hợp lý, hóa đơn hợp lệ).
- Không phải đóng BHXH, nhưng cần phân biệt với các phụ cấp khác (trách nhiệm, thâm niên).
- Xây dựng quy chế minh bạch
- Quy định rõ đối tượng, mức hưởng, và điều kiện nhận phụ cấp (ví dụ: không nghỉ quá 16 giờ/tháng).
- Công khai quy chế tại nơi làm việc để tránh tranh chấp.
- Lưu giữ chứng từ
- Hóa đơn, vé tàu xe, biên nhận phương tiện cần được lưu trữ để đối chiếu với cơ quan thuế.
- Quyết định cử đi công tác, hợp đồng thuê phương tiện (nếu có) là căn cứ thanh toán.
- Điều chỉnh theo thực tế
- Doanh nghiệp nên cập nhật mức phụ cấp dựa trên giá xăng, quãng đường, và tình hình kinh doanh.
- Tham khảo quy định mới (Thông tư 12/2025/TT-BTC về công tác phí, có hiệu lực từ 2025).
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Phụ cấp đi lại có bắt buộc phải chi trả không?
Không, phụ cấp đi lại là khoản phúc lợi không bắt buộc, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, nếu đã ghi trong hợp đồng lao động hoặc quy chế doanh nghiệp, thì phải thực hiện đúng.
2. Phụ cấp đi lại có phải đóng BHXH không?
Không, phụ cấp đi lại thuộc khoản phúc lợi, không phải đóng BHXH bắt buộc, theo Khoản 3, Điều 30, Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH. Tuy nhiên, các phụ cấp như trách nhiệm, thâm niên phải đóng BHXH.
3. Làm thế nào để đảm bảo phụ cấp đi lại được miễn thuế TNCN?
Để được miễn thuế TNCN, phụ cấp đi lại phải: (1) Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp (vé tàu, xe); (2) Được khoán hợp lý trong quy chế nội bộ; (3) Không vượt mức quy định (nếu có). Phần vượt mức sẽ chịu thuế 10%.
Kết luận
Phụ cấp đi lại là khoản phúc lợi quan trọng, giúp hỗ trợ nhân viên trong công việc yêu cầu di chuyển, đồng thời tăng sức hút của doanh nghiệp đối với người lao động. Hiểu rõ quy định phụ cấp đi lại, mức hưởng, và cách tính phụ cấp đi lại không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng chính sách nhân sự minh bạch, công bằng. Người lao động cũng cần nắm quyền lợi của mình để đảm bảo nhận đủ phụ cấp theo thỏa thuận. Hãy áp dụng các hướng dẫn trên, xây dựng quy chế phụ cấp rõ ràng, và cập nhật quy định mới để tối ưu hóa lợi ích cho cả hai bên!
Xem thêm nhiều hơn tại Website Kế Toán Dego
