Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhưng khác biệt về chức năng, hạch toán, thuế, và mục đích hoạt động. Kế toán Dego cung cấp hướng dẫn chi tiết, bảng so sánh, ví dụ minh họa, và câu trả lời cho các thắc mắc phổ biến để doanh nghiệp lựa chọn loại hình phù hợp theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, và các quy định liên quan.
Mục lục bài viết
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về chi nhánh và văn phòng đại diện (Điều 44, Điều 45).
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: Quy định mẫu biểu và trình tự nộp hồ sơ.
- Thông tư 105/2020/TT-BTC: Hướng dẫn kê khai thuế cho chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Thông tư 47/2019/TT-BTC: Quy định lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn điện tử.
II. Khái niệm cơ bản về chi nhánh công ty
1. Chi nhánh công ty
Theo Khoản 1, Điều 45, Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền. Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề của công ty mẹ.
- Ví dụ: Chi nhánh của Công ty TNHH Sản xuất A tại Hà Nội có thể sản xuất, kinh doanh sản phẩm của công ty mẹ, ký hợp đồng, và tạo doanh thu.
2. Văn phòng đại diện
Theo Khoản 2, Điều 45, Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chỉ thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp, không được thực hiện hoạt động sinh lời.
- Ví dụ: Văn phòng đại diện của Công ty A tại Đà Nẵng chỉ được quảng bá sản phẩm, liên lạc với khách hàng, hoặc hỗ trợ dự án, không được bán hàng hay ký hợp đồng kinh doanh.
III. Sự giống nhau giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện
Theo Điều 44 và Điều 45, Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh và văn phòng đại diện có các điểm tương đồng sau:
- Đơn vị phụ thuộc: Không có tư cách pháp nhân, hoạt động dưới sự ủy quyền của công ty mẹ.
- Tên gọi: Đặt tên theo quy định tại Điều 41, gồm tên công ty mẹ kèm “Chi nhánh” hoặc “Văn phòng đại diện” và địa điểm (ví dụ: Chi nhánh Công ty A tại TP.HCM).
- Mã số thuế: Có mã số thuế 13 số, phụ thuộc mã số thuế công ty mẹ.
- Đăng ký: Phải đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở chi nhánh/VPĐD.
- Con dấu: Được khắc con dấu riêng, phù hợp với mẫu đăng ký.
- Địa điểm: Có thể thành lập trong/ngoài nước, nhiều chi nhánh/VPĐD tại cùng tỉnh/thành phố, kể cả nơi đặt trụ sở công ty mẹ.
IV. Phân biệt chi nhánh công ty và văn phòng đại diện
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết dựa trên 4 tiêu chí chính: chức năng, hình thức hạch toán, kế toán và kê khai thuế, các loại thuế phải nộp.
| Tiêu chí | Chi nhánh công ty | Văn phòng đại diện |
| Chức năng | – Thực hiện kinh doanh và đại diện theo ủy quyền.- Được sản xuất, bán hàng, ký hợp đồng, tạo doanh thu. | – Chỉ thực hiện đại diện theo ủy quyền.- Quảng bá sản phẩm, liên lạc, hỗ trợ khách hàng, không sinh doanh thu. |
| Hình thức hạch toán | – Hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc, tùy lựa chọn. | – Chỉ được hạch toán phụ thuộc. |
| Kế toán và kê khai thuế | – Hạch toán phụ thuộc:+ Cùng tỉnh: Công ty mẹ nộp thuế môn bài, báo cáo thuế quý/năm.+ Khác tỉnh: Chi nhánh khắc con dấu, mua chữ ký số, nộp thuế môn bài, báo cáo thuế quý, công ty mẹ quyết toán năm.- Hạch toán độc lập: Chi nhánh mua chữ ký số, khai thuế ban đầu, báo cáo thuế quý/năm như công ty mẹ. | – Công ty mẹ nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho VPĐD.- Không cần chữ ký số riêng, không báo cáo thuế độc lập. |
| Các loại thuế phải nộp | – Thuế môn bài.- Thuế GTGT, TNCN (nếu phát sinh).- Thuế TNDN (nếu khác tỉnh và hạch toán độc lập). | – Chỉ nộp thuế môn bài. |
Lưu ý:
- Thuế môn bài: Chi nhánh/VPĐD nộp 1.000.000 VNĐ/năm (Nghị định 139/2016/NĐ-CP).
- Hóa đơn điện tử: Chi nhánh hạch toán độc lập sử dụng hóa đơn riêng; VPĐD và chi nhánh hạch toán phụ thuộc dùng hóa đơn của công ty mẹ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
V. Ví dụ minh họa
Tình huống: Công ty TNHH Thương mại XYZ, trụ sở tại Hà Nội, muốn mở rộng hoạt động tại TP.HCM. Công ty cân nhắc giữa thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
- Trường hợp chọn chi nhánh:
- Công ty thành lập Chi nhánh XYZ tại TP.HCM, đăng ký hạch toán độc lập.
- Chi nhánh bán sản phẩm, ký hợp đồng với khách hàng, tạo doanh thu.
- Hồ sơ: Chi nhánh mua chữ ký số, khai thuế ban đầu, nộp thuế môn bài (1 triệu VNĐ), thuế GTGT, TNCN, TNDN, và báo cáo thuế quý/năm.
- Kết quả: Chi nhánh hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập, tăng doanh thu cho công ty mẹ.
- Trường hợp chọn văn phòng đại diện:
- Công ty thành lập Văn phòng đại diện XYZ tại TP.HCM, hạch toán phụ thuộc.
- VPĐD quảng bá sản phẩm, hỗ trợ khách hàng, không bán hàng hay ký hợp đồng.
- Hồ sơ: Công ty mẹ nộp thuế môn bài (1 triệu VNĐ) và kê khai thuế cho VPĐD.
- Kết quả: VPĐD tăng cường sự hiện diện thương hiệu, không phát sinh doanh thu.
Kết luận: Công ty XYZ chọn chi nhánh nếu muốn kinh doanh tại TP.HCM, hoặc VPĐD nếu chỉ cần quảng bá và hỗ trợ khách hàng.
VI. Hướng dẫn lựa chọn loại hình phù hợp
- Chọn chi nhánh công ty nếu:
- Mục tiêu là mở rộng kinh doanh, tăng doanh thu.
- Cần thực hiện sản xuất, bán hàng, ký hợp đồng.
- Chấp nhận chi phí và thủ tục thuế phức tạp hơn (thuế GTGT, TNCN, TNDN).
- Chọn văn phòng đại diện nếu:
- Mục tiêu là quảng bá thương hiệu, hỗ trợ khách hàng, hoặc liên lạc.
- Không cần hoạt động sinh lời.
- Muốn đơn giản hóa thủ tục thuế (chỉ nộp thuế môn bài).
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân không?
Không, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân, dù có thể thực hiện giao dịch kinh doanh theo ủy quyền (Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020).
2. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Không, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, không có tài sản độc lập, không có tư cách pháp nhân, và không được thực hiện hoạt động sinh lời (Điều 44).
3. Nên thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện?
Tùy mục đích:
- Chi nhánh: Phù hợp để mở rộng kinh doanh, tăng lợi nhuận.
- Văn phòng đại diện: Phù hợp để quảng bá, hỗ trợ khách hàng, đơn giản thủ tục (Điều 45).
4. Chi nhánh công ty khác văn phòng đại diện như thế nào?
Khác biệt chính:
- Chức năng: Chi nhánh kinh doanh và đại diện; VPĐD chỉ đại diện.
- Hạch toán: Chi nhánh chọn độc lập/phụ thuộc; VPĐD chỉ phụ thuộc.
- Kế toán và thuế: Chi nhánh phức tạp hơn (GTGT, TNCN, TNDN); VPĐD chỉ môn bài.
- Thuế phải nộp: Chi nhánh nộp nhiều loại thuế; VPĐD chỉ nộp thuế môn bài.
5. Điểm giống nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện là gì?
- Đều là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân.
- Có mã số thuế 13 số, con dấu riêng, đăng ký tại Sở KH&ĐT.
- Có thể thành lập trong/ngoài nước, nhiều địa điểm cùng tỉnh/thành phố (Điều 44, Điều 45).
6. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc có cần chữ ký số riêng không?
- Cùng tỉnh: Không cần, công ty mẹ sử dụng chữ ký số chung.
- Khác tỉnh: Cần chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài và báo cáo thuế quý (Thông tư 105/2020/TT-BTC).
7. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Không, VPĐD chỉ được ký hợp đồng liên quan đến quảng bá, hỗ trợ, không phải hợp đồng kinh doanh sinh lời (Điều 45).
8. Chi nhánh có cần nộp báo cáo tài chính riêng không?
- Hạch toán độc lập: Phải nộp báo cáo tài chính riêng.
- Hạch toán phụ thuộc: Công ty mẹ tổng hợp và nộp báo cáo tài chính chung (Thông tư 105/2020/TT-BTC).
Kết luận
Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện có vai trò khác nhau: chi nhánh phù hợp để mở rộng kinh doanh, tạo doanh thu, trong khi văn phòng đại diện lý tưởng cho quảng bá và hỗ trợ khách hàng với thủ tục đơn giản. Doanh nghiệp cần cân nhắc mục tiêu và khả năng quản lý thuế để chọn loại hình phù hợp. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, liên hệ Kế toán Dego với chi phí dịch vụ hợp lý.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
