Table of Contents
Thang bảng lương là một trong những công cụ quản lý nhân sự quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong chính sách lương và tuân thủ quy định pháp luật. Việc xây dựng và đăng ký thang bảng lương không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp tạo động lực cho người lao động. Trong bài viết này, Kế toán Dego sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục đăng ký thang bảng lương, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tiết kiệm thời gian.
I. Thang bảng lương là gì?
1. Khái niệm thang bảng lương
Thang bảng lương là hệ thống lương được doanh nghiệp xây dựng dựa trên mức lương tối thiểu vùng, cấp bậc công việc, và chính sách trả lương nội bộ. Nó quy định mức lương cụ thể cho từng vị trí, từ nhân viên cấp thấp đến quản lý, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong trả lương.
2. Vai trò của thang bảng lương
3. Quy định pháp luật liên quan
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp sử dụng lao động đều phải xây dựng và đăng ký thang bảng lương với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) nơi đặt trụ sở. Việc này đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ mức lương tối thiểu vùng và các quy định về lao động.
Xem thêm: Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 áp dụng 2025
4. Mức lương tối thiểu vùng
Mức lương tối thiểu vùng được Chính phủ cập nhật hàng năm. Năm 2025, mức lương tối thiểu vùng I là 4.960.000 VNĐ/tháng, vùng II là 4.410.000 VNĐ/tháng, vùng III là 3.860.000 VNĐ/tháng, và vùng IV là 3.450.000 VNĐ/tháng. Thang bảng lương phải đảm bảo không thấp hơn mức này.
II. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương
1. Các tài liệu cần chuẩn bị
Hồ sơ đăng ký thang bảng lương bao gồm:
- Văn bản đăng ký thang bảng lương (theo mẫu của Sở LĐTBXH).
- Bảng lương chi tiết cho từng vị trí công việc, bao gồm mức lương cơ bản, phụ cấp, và hệ số lương.
- Quyết định ban hành thang bảng lương, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
- Biên bản họp hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông (nếu có) về việc thông qua thang bảng lương.
- Quy chế lương thưởng và phúc lợi của doanh nghiệp (nếu có).
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
2. Yêu cầu đối với hồ sơ
- Hồ sơ cần được lập thành 2 bộ: một bộ nộp cho cơ quan quản lý, một bộ lưu tại doanh nghiệp.
- Các tài liệu phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty.
- Nội dung thang bảng lương cần rõ ràng, chi tiết, và tuân thủ mức lương tối thiểu vùng.
3. Tham khảo ý kiến công đoàn
Nếu doanh nghiệp có tổ chức công đoàn, cần lấy ý kiến công đoàn trước khi ban hành thang bảng lương. Biên bản lấy ý kiến công đoàn là một phần của hồ sơ đăng ký.
4. Lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu trữ một bản thang bảng lương đã đăng ký tại trụ sở để phục vụ kiểm tra từ cơ quan quản lý lao động hoặc thuế.
III. Thủ tục đăng ký thang bảng lương
1. Xây dựng thang bảng lương
2. Nộp hồ sơ đăng ký
Hồ sơ được nộp tại Sở LĐTBXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Một số địa phương hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công. Thời hạn nộp hồ sơ là trong vòng 10 ngày kể từ khi ban hành thang bảng lương.
3. Nhận kết quả
Sau khi nộp hồ sơ, Sở LĐTBXH sẽ xem xét trong vòng 7-10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp thuận. Nếu có sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.
4. Công khai thang bảng lương
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp cần công khai thang bảng lương tại nơi làm việc để người lao động nắm rõ. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp lao động.
IV. Lưu ý khi đăng ký thang bảng lương
1. Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ
Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp thang bảng lương trong vòng 6 tháng kể từ khi bắt đầu hoạt động. Doanh nghiệp đang hoạt động cần nộp ngay khi có thay đổi về thang bảng lương.
2. Điều chỉnh thang bảng lương
Khi có thay đổi về mức lương tối thiểu vùng, cơ cấu nhân sự, hoặc chính sách lương, doanh nghiệp cần điều chỉnh thang bảng lương và đăng ký lại với cơ quan quản lý.
3. Phối hợp với công đoàn
Việc lấy ý kiến công đoàn không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp đảm bảo sự đồng thuận từ phía người lao động, tránh các tranh chấp không đáng có.
4. Kiểm tra tính hợp lệ
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các tài liệu trong hồ sơ để tránh sai sót, đặc biệt là các con số liên quan đến mức lương và hệ số.
5. Sử dụng dịch vụ tư vấn
Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm, có thể thuê các dịch vụ kế toán hoặc pháp lý để hỗ trợ xây dựng và đăng ký thang bảng lương, đảm bảo đúng quy định.
FAQs
Những câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp nhỏ có cần đăng ký thang bảng lương không?
Có, mọi doanh nghiệp sử dụng lao động đều phải đăng ký thang bảng lương.
2. Nộp hồ sơ ở đâu?
Nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
3. Thang bảng lương có cần điều chỉnh hàng năm không?
Chỉ cần điều chỉnh khi có thay đổi về mức lương tối thiểu vùng hoặc cơ cấu lương.
Kết luận
Đăng ký thang bảng lương là bước quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động và xây dựng chính sách lương minh bạch, công bằng. Kế toán Dego khuyến nghị doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, tuân thủ thời hạn, và phối hợp với các bên liên quan để hoàn thành quy trình một cách suôn sẻ. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy tìm hiểu thêm để được tư vấn chi tiết.
Xem thêm tại Website Kế toán Dego
