Thủ tục đổi tên công ty: Hồ sơ, điều kiện và thủ tục
Đổi tên công ty là một quyết định quan trọng, thường xuất phát từ nhu cầu tái cấu trúc thương hiệu, chiến lược kinh doanh, hoặc để phù hợp hơn với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là một thủ tục pháp lý đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện, và những lưu ý quan trọng khi đổi tên công ty. Vì vậy, Kế toán Dego cam kết mang đến giải pháp tối ưu, chi tiết và không phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Mục lục
Lưu ý trước khi thay đổi tên công ty
Trước khi tiến hành, hãy kiểm tra tên công ty dự kiến tại dangkykinhdoanh.gov.vn để đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác trên toàn quốc. Các mục cần kiểm tra:
– Tên công ty mới (tiếng Việt).
– Tên tiếng Anh.
– Tên viết tắt.
I. Tổng quan về thủ tục đổi tên công ty
Đổi tên công ty là việc thay đổi tên gọi của doanh nghiệp được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên công ty phải đảm bảo không vi phạm các quy định về đặt tên, không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác. Thủ tục này được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
Quá trình đổi tên công ty không làm thay đổi mã số doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ pháp lý của công ty, nhưng yêu cầu doanh nghiệp cập nhật các thông tin liên quan trên các giấy tờ, con dấu, hóa đơn, và các giao dịch với cơ quan nhà nước, đối tác.
II. Hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần
Hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần bao gồm:
- Thông báo mẫu dấu: Cập nhật mẫu dấu mới sau khi đổi tên.
- Quyết định của hội đồng quản trị: Về việc thay đổi tên công ty.
- Biên bản họp hội đồng quản trị: Thảo luận và thống nhất đổi tên.
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: Cụ thể về việc đổi tên.
- Thông báo cập nhật thông tin: Bao gồm số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu chưa đăng ký).
- Giấy ủy quyền: Nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.
III. Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH 1 thành viên và 2 thành viên trở lên
Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH có một số khác biệt giữa hai loại hình:
| Tài liệu | TNHH 1 thành viên | TNHH 2 thành viên trở lên |
| Thông báo mẫu dấu | ✓ | ✓ |
| Thông báo thay đổi tên trên GPKD | ✓ | ✓ |
| Thông báo cập nhật số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu chưa có) | ✓ | ✓ |
| Quyết định đổi tên (chủ sở hữu/hội đồng thành viên) | ✓ | ✓ |
| Biên bản họp hội đồng thành viên về đổi tên | ✓ | |
| Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục | ✓ | ✓ |
IV. Thời gian và chi phí thực hiện
Thời gian: Thời gian xử lý hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư là khoảng 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Tổng thời gian, bao gồm chuẩn bị hồ sơ, khắc dấu mới, và cập nhật thông tin, có thể kéo dài từ 7-10 ngày làm việc, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Để thay đổi tên công ty cổ phần, thay đổi tên công ty TNHH hay bất cứ loại hình doanh nghiệp nào, bạn cần chuẩn bị các khoản phí sau:
Phí dịch vụ tại Kế toán Kế toán Dego : Bao gồm tư vấn, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, và bàn giao kết quả tận nơi.
Phí nộp nhà nước: 900.000 VNĐ
- 200.000 VNĐ: Lệ phí nộp hồ sơ và cấp giấy phép kinh doanh (GPKD) mới tại Sở KH&ĐT.
- 400.000 VNĐ: Lệ phí khắc dấu và công bố mẫu dấu mới.
- 300.000 VNĐ: Lệ phí công bố thay đổi tên công ty trên Cổng thông tin quốc gia.
Lợi ích: Khi sử dụng dịch vụ của Kế toán Kế toán Dego , bạn tiết kiệm chi phí đi lại, in ấn và thời gian.
V. 7 công việc Kế toán Kế toán Dego thực hiện thay bạn
Hãy để Kế toán Kế toán Dego thay bạn xử lý mọi thủ tục pháp lý phức tạp. Chúng tôi sẽ:
1. Tư vấn miễn phí: Kiểm tra tên công ty dự kiến, đảm bảo không trùng hoặc vi phạm quy định.
2. Soạn hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi tên theo quy định của Sở KH&ĐT.
3. Ký hồ sơ tận nơi: Cử nhân viên đến gặp bạn để ký hồ sơ.
4. Nộp hồ sơ: Đại diện nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT.
5. Khắc dấu mới: Đăng ký và công bố mẫu dấu mới.
6. Nhận kết quả: Nhận GPKD mới và con dấu từ Sở KH&ĐT.
7. Bàn giao tận nơi: Giao GPKD mới và con dấu (nếu có) đến địa chỉ của bạn.
Lưu ý: Toàn bộ quá trình giao nhận hồ sơ đều được thực hiện miễn phí tận nơi.
VI. Quy trình thực hiện thủ tục đổi tên công ty
Quy trình đổi tên công ty được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra tên công ty mới
– Doanh nghiệp cần tra cứu tên công ty mới trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) để đảm bảo tên không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.
– Có thể liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý để kiểm tra tính hợp lệ của tên.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
– Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính, thông qua hình thức trực tiếp, trực tuyến, hoặc qua bưu điện.
– Doanh nghiệp cần nộp lệ phí theo quy định (thường là 200.000 VNĐ theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
Bước 3: Xử lý hồ sơ
– Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản.
– Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên công ty đã thay đổi.
Bước 4: Cập nhật con dấu và thông tin liên quan
– Sau khi đổi tên, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu công ty với tên mới và đăng ký mẫu dấu mới tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
– Thông báo thay đổi tên công ty đến cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, và các đối tác liên quan.
– Cập nhật tên công ty trên hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) và các giấy tờ giao dịch khác.
Bước 5: Công bố nội dung thay đổi
Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi tên trên Cổng thông tin Quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận mới.
VII. 4 lưu ý sau khi thay đổi tên công ty
Để tránh vi phạm pháp luật và bị phạt, bạn cần thực hiện:
– Khắc dấu và công bố mẫu dấu mới: Chi phí 400.000 VNĐ, Kế toán Kế toán Dego hỗ trợ trọn gói.
– Làm bảng hiệu mới: Chi phí 200.000 VNĐ/bảng mica 20x30cm, bắt buộc để cơ quan thuế kiểm tra.
– Trả con dấu cũ: Công ty thành lập trước 01/07/2015: Trả con dấu cũ cho cơ quan công an. Công ty thành lập từ 01/07/2015 trở đi: Không sử dụng con dấu cũ cho bất kỳ hoạt động nào.
– Xử lý hóa đơn:
- Hóa đơn giấy: Nộp mẫu TB04/AC, khắc dấu vuông tên công ty mới, đóng lên hóa đơn cũ khi xuất.
- Hóa đơn điện tử (tùy Chi cục Thuế):
- Trường hợp 1: Điều chỉnh tên công ty, nộp mẫu TB04/AC.
- Trường hợp 2 (phổ biến): Hủy hóa đơn cũ chưa sử dụng, phát hành hóa đơn mới với tên công ty mới.
Ví dụ: Công ty phát hành 100 hóa đơn điện tử (01GTKT0/001, số 0000001-0000100). Khi đổi tên, đã dùng 0000001-0000005. Hủy 0000006-0000100, phát hành mẫu mới (01GTKT0/002) từ 0000001-0000095.
VIII. Những lưu ý quan trọng khi đổi tên công ty
– Kiểm tra kỹ tên công ty mới: Việc chọn tên trùng hoặc gây nhầm lẫn có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ và tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý để đảm bảo tên mới phù hợp.
– Cập nhật đồng bộ thông tin: Sau khi đổi tên, doanh nghiệp cần thông báo đến các cơ quan liên quan (thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội) và đối tác để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, cần cập nhật tên trên hợp đồng, hóa đơn, và các tài liệu marketing.
– Tuân thủ thời hạn công bố: Việc không công bố thông tin thay đổi tên công ty trên Cổng thông tin Quốc gia trong vòng 30 ngày có thể dẫn đến phạt hành chính từ 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
– Lưu ý về thương hiệu và nhãn hiệu: Nếu tên công ty liên quan đến nhãn hiệu đã đăng ký, doanh nghiệp cần kiểm tra quyền sở hữu trí tuệ để tránh tranh chấp pháp lý.
– Hỗ trợ từ dịch vụ chuyên nghiệp: Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý từ các đơn vị uy tín như Kế toán Kế toán Dego hoặc các công ty luật chuyên nghiệp.
Các câu hỏi thường
1. Việc đổi tên công ty có ảnh hưởng đến các hợp đồng đang có hiệu lực với đối tác không?
Trả lời: Việc đổi tên công ty không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp trong các hợp đồng đang có hiệu lực. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản về việc đổi tên đến các đối tác và có thể cần ký phụ lục hợp đồng để cập nhật tên mới, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
2. Nếu công ty có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở tỉnh khác, thủ tục đổi tên có cần thực hiện đồng thời tại các địa phương này không?
Trả lời: Có, khi đổi tên công ty, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi tên cho các chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi các đơn vị này đặt trụ sở. Hồ sơ thay đổi tên cho chi nhánh/văn phòng đại diện có thể nộp cùng lúc hoặc ngay sau khi hoàn tất thủ tục đổi tên công ty chính.
3. Doanh nghiệp có cần thông báo đổi tên công ty đến cơ quan bảo hiểm xã hội không, và nếu có, cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Trả lời: Có, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi tên công ty đến cơ quan bảo hiểm xã hội để cập nhật thông tin. Hồ sơ bao gồm: Thông báo thay đổi tên công ty (theo mẫu của cơ quan BHXH), bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, và bản sao quyết định đổi tên công ty. Hồ sơ được nộp tại cơ quan BHXH nơi công ty tham gia bảo hiểm.
Kết luận
Thủ tục đổi tên công ty là một quá trình pháp lý đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Việc nắm rõ các điều kiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian. Đồng thời, việc cập nhật đồng bộ thông tin sau khi đổi tên sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.
Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc muốn đảm bảo thủ tục được thực hiện chính xác, hãy liên hệ với Kế toán Kế toán Dego . Với sự chuẩn bị kỹ càng và tuân thủ đúng quy định, việc đổi tên công ty sẽ trở thành bước khởi đầu thuận lợi cho hành trình phát triển mới của doanh nghiệp.