Việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh, thành phố khác là thủ tục hành chính quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế và đăng ký kinh doanh. Kế toán Dego cung cấp hướng dẫn chi tiết về trình tự, hồ sơ, và các lưu ý để thực hiện thủ tục này đúng quy định theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Thông tư 105/2020/TT-BTC và các văn bản pháp luật liên quan.
Mục lục bài viết
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về nội dung đăng ký doanh nghiệp và thay đổi thông tin.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
- Nghị định 83/2011/NĐ-CP: Quy định về thay đổi thông tin đăng ký thuế khi chuyển địa chỉ trụ sở.
- Thông tư 105/2020/TT-BTC: Hướng dẫn thủ tục thuế khi thay đổi thông tin đăng ký thuế.
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.
II. Thủ tục chốt thuế khi chuyển địa chỉ công ty khác tỉnh
1. Quy định pháp luật
Theo Điều 8, Nghị định 83/2011/NĐ-CP và Điều 10, Thông tư 105/2020/TT-BTC, trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh khác, doanh nghiệp phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ, bao gồm:
- Nộp đủ số tiền thuế còn nợ.
- Đề nghị hoàn thuế nộp thừa (trừ thuế thu nhập cá nhân – TNCN) hoặc đề nghị cơ quan thuế xác nhận số thuế giá trị gia tăng (GTGT) chưa khấu trừ hết để chuyển sang cơ quan thuế mới.
- Không cần quyết toán thuế, trừ trường hợp thời điểm thay đổi trùng với thời điểm quyết toán thuế năm.
2. Hồ sơ chốt thuế
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý cũ (nơi chuyển đi), bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST), theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
- Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ trụ sở chính.
- Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.
3. Quy trình
- Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế cũ.
- Cơ quan thuế kiểm tra, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế và cấp Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu 09-MST).
- Doanh nghiệp sử dụng mẫu 09-MST để làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Tải miễn phí: Mẫu 08-MST tại Cổng thông tin thuế điện tử.
III. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh
1. Thành phần hồ sơ
Theo Điều 47, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1), bao gồm:
- Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế.
- Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến.
- Họ, tên, số CCCD/CMND/hộ chiếu, địa chỉ thường trú, chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ điều lệ công ty đã sửa đổi, cập nhật địa chỉ mới.
- Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu 09-MST) từ cơ quan thuế cũ.
- Giấy ủy quyền và bản sao chứng thực cá nhân (CCCD/CMND/hộ chiếu) của người được ủy quyền (nếu không phải người đại diện theo pháp luật).
2. Hồ sơ bổ sung theo loại hình doanh nghiệp
- Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về thay đổi địa chỉ.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên:
- Biên bản họp Hội đồng thành viên.
- Quyết định của Hội đồng thành viên.
- Danh sách thành viên công ty.
- Công ty cổ phần:
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
- Danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông nước ngoài (nếu có).
IV. Thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác
1. Quy trình thực hiện
Theo Điều 47, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
- Hoàn thành thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ (xem phần ii).
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo phần iii.
- Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới, bằng một trong hai cách:
- Trực tiếp: Nộp tại Bộ phận một cửa.
- Trực tuyến: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn), sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Nhận kết quả:
- Trong 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu hợp lệ.
- Trong 5 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi mới gửi bản sao giấy chứng nhận đến Phòng Đăng ký kinh doanh cũ.
- Nộp bản chính giấy chứng nhận cũ: Doanh nghiệp nộp lại bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ khi nhận giấy mới.
- Cập nhật thông tin liên quan:
- Thông báo thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Khắc lại con dấu (nếu thay đổi thông tin trên con dấu).
- Cập nhật chữ ký số và thông tin bảo hiểm xã hội.
2. Thời hạn nộp hồ sơ
Theo Khoản 2, Điều 30, Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới. Vi phạm thời hạn có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt từ 1.000.000đ đến 10.000.000đ.
3. Lệ phí
- Lệ phí thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000đ (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Phí công bố thông tin: 100.000đ (nếu nộp trực tuyến).
V. Lưu ý quan trọng
- Địa chỉ mới phải hợp pháp, không được đặt tại chung cư chỉ có chức năng ở (theo Điều 6, Luật Nhà ở 2014).
- Doanh nghiệp cần thông báo công khai thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy mới (Điều 32, Luật Doanh nghiệp 2020).
- Nếu sử dụng hóa đơn giấy, phải làm thủ tục đề nghị đặt in lại hóa đơn và thông báo phát hành. Với hóa đơn điện tử, cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hệ thống.
- Kiểm tra kỹ hồ sơ để tránh bổ sung, sửa đổi, kéo dài thời gian xử lý.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Có cần khắc lại con dấu khi thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh không?
Không bắt buộc, nhưng nếu địa chỉ trên con dấu thay đổi, doanh nghiệp nên khắc lại con dấu và thông báo mẫu dấu mới với Phòng Đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính pháp lý.
2. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn cũ sau khi thay đổi địa chỉ không?
Không, khi chuyển địa chỉ khác tỉnh, doanh nghiệp phải cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử hoặc làm thủ tục in lại hóa đơn giấy, thông báo phát hành trước khi sử dụng.
3. Thời gian chốt thuế tại cơ quan thuế cũ mất bao lâu?
Tùy thuộc vào tình trạng thuế, thường mất từ 3-10 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi cơ quan thuế cấp mẫu 09-MST.
4. Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục không?
Có, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức (như Kế toán Dego) thực hiện thủ tục, kèm theo giấy ủy quyền và bản sao chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.
Kết luận
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện đúng trình tự từ chốt thuế, chuẩn bị hồ sơ, đến nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi trụ sở mới. Với các bước rõ ràng và hồ sơ đầy đủ, thủ tục có thể hoàn thành trong 3-5 ngày làm việc. Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ và tuân thủ thời hạn quy định. Liên hệ Kế toán Dego để được hỗ trợ dịch vụ thay đổi địa chỉ trọn gói, đảm bảo nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.
Xem thêm nhiều hơn tại website Kế toán Dego
